Arhivarea si distrugerea documentelor contabile. Reguli esentiale in 2015

Cine crede ca in departamentul de contabilitate este prea mult haos, probabil se refera la teancurile nesfarsite de chitante, acte si facturi, dosare pentru cheltuieli deductibile sau nedeductibile, foi de protocol si nu numai.

In mod clar, departamentul de contabilitate se confrunta cu fluxuri mari de documente, poate cele mai mari din intreaga companie (depinde si de specificul acesteia, evident!)
 
Nu de putine ori, gradul de organizare al activitatii in departamentele de contabilitate influenteaza direct eficienta companiilor per ansamblu. Iata de ce ne-am propus sa descriem in acest articol modul in care sunt organizate, arhivate si distruse documentele contabile intr-o companie eficienta. Care sunt regulile? Cum procedeaza profesionistii din domeniul arhivistic? Ce efort presupune pentru o companie sa isi arhiveze intern documentele contabile?
 
Primul aspect care se cere mentionat este faptul ca organizarea si arhivarea documentelor, precum si pastrarea si depozitarea acestora sunt aspecte reglementate prin Legea Arhivelor Nationale (nr.16/1996).
 
Nu trebuie uitat nici faptul ca amenzile instituite in cazul nerespectarii prevederilor acestei legi sunt cuprinse intre 1000 de lei si 25.000 de lei.
 
Reguli esentiale in arhivarea si distrugerea documentelor contabile
 
Am vazut ca arhivarea documentelor contabile este obligatorie, insa in cele ce urmeaza vom vedea care sunt regulile de baza ce trebuie respectate in cazul arhivarii si distrugerii acestor documente
 
- orice act financiar-contabil trebuie sa fie organizat in dosare/ bibliorafturi, impachetate la randul lor in cutii de arhivare special create pentru conservarea arhivei pe termen lung.
 
- impachetarea documentelor se va realiza cu respectarea Nomenclatorului arhivistic si a altor conditii impuse de lege: pe departamente, tipuri de documente si an calendaristic.
 
- niciun act contabil nu trebuie distrus inainte de expirarea termenului legal de pastrare. Atentie! Incalcarea acestei reguli poate declansa un val puternic de probleme pentru orice firma.
 
Acestea sunt doar cateva din motivele pentru care este recomandat ca arhivarea, pastrarea si distrugerea documentelor financiar-contabile sa revina profesionistilor. Si mai exista un motiv extrem de important: cand folosim departamentul de contabilitate pentru stocarea si distrugerea documentelor specifice, riscam sa ingreunam mersul lucrurilor, sa aglomeram angajatii si chiar sa atragem greseli majore si pierderi financiare.
 
Solutia este oferita de firmele specializate in servicii de arhivare documente, acestea detinand atat expertiza, cat si infrastructura necesare pentru managementul eficient al documentelor contabile. Spre exemplu, la Archivit, una dintre companiile cu cel mai important rulaj de documente contabile gestionate si depozitate pentru firmele din Romania, mai mult de jumatate din totalul documentelor stocate sunt documente contabile.
 
Beneficii oferite de colaborarea cu profesionisti din domeniul arhivarii
 
- Evaluarea gratuita a arhivei si indrumari din partea specialistilor

- Solutii eficiente pentru organizarea avantajoasa a documentelor contabile

- Posibilitatea de a organiza arhiva la sediul companiei Dvs. sau in depozitele autorizate in acest sens.

- Depozitarea arhivelor in spatii special amenajate ce detin avize PSI si din partea Arhivelor Nationale

- Accesul rapid la orice document depozitat in arhiva

- Tinerea unei evidente riguroase a tuturor documentelor contabile, astfel incat sa se asigure distrugerea la timp a documentelor, conform legislatiei in vigoare.
 
Pentru mai multe detalii despre serviciile de arhivare documente contabile, va indrumam catre site-ul Archivit , compania ce detine singura cladire din Romania construita exclusiv cu scopul depozitarii arhivei.
 
Contact Archivit



Madalina Jigmond -
Key Account Manager 
Tel. 021.320.38.35
Email: sales@archivit.ro
 

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri