Care este termenul de pastrare a documentelor financiar-contabile?

Tags: documente fiscal-contabile , termen de pastrare documente

Care este termenul de pastrare a documentelor financiar-contabile si se se intampla cu acestea dupa expirarea acestui termen? Va multumesc.

Raspuns: 

Prin legea 36/2023, au fost aduse modificari Legii 82/1991 si OG28/1991, respectiv:
Potrivit prevederilor de la art. 23 alin. (1) din Legea 82/1991, persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
La art. 25 se precizeaza ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

De asemenea, potrivit prevederilor de la art. 3(4), art. 4 alin (8) si alin. (9 ) din OUG 28/1999:
-memoria fiscala -sunt obligati sa asigure pastrarea si arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioada de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite."
-Registrul special -se arhiveaza si se pastreaza pe o perioada de 5 ani, calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost emise;

De asemenea, potrivit prevederilor de la art. 5 din OMFP 2634/2015, se aproba documentele financiar-contabile care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 alin. (1)-(4) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, cuprinse in anexa nr. 4.

In anexa 4 sunt prevazute toate documentele financiar-contabile care se pastreaza in arhiva societatii pe o perioada de 5 ani.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

De asemenea, la pct. 41 se precizeaza ca in caz de incetare a activitatii societatilor, documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.
La pct. 43 se precizeaza ca eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
Legislatia in vigoare nu face nicio referire cu privire la aceste documente dupa ce sunt eliminate din Registrul de evidenta al arhivei, astfel ca decizia apartine societatii ( le preda la arhiva statului sau le preda la o unitate specializata in vederea distrugerii).