Arhiva electronica. Se pot sau nu arhiva electronic documentele de gestiune

Cine are dreptul de a pastra documentele in arhiva electronica

Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice.

Pot fi arhivate electronic documentele justificative? Este nevoie de semnare electronica?

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Nu este necesara semnarea electronica a arhivei. In opinia mea, exista aceasta posibilitate deoarece documentele justificative pot fi arhivate electronic conform OMFP 2634/2015.

Pentru implementarea arhivarii electronice, societatea trebuie sa actualizeze manualul de proceduri contabile si politicile contabile interne, astfel incat acestea sa reflecte in mod expres trecerea de la arhivarea fizica la cea electronica.

Cat timp trebuie pastrate documentele

Prin Legea 36/2023, au fost aduse modificari Legii 82/1991 cu privire la pastrarea documentelor justificative, respectiv:

Potrivit prevederilor de la art. 23 alin. (1) din Legea 82/1991, persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.

La art. 25 se precizeaza ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Ce obligatii au entitatile

OMFP 2634/2015, modificat prin OMFP 1447/2023 intrat in vigoare la data de 24 mai 2023:

36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

Concluzie

In concluzie, puteti arhiva electronic aceste documente, urmand ca la cererera institutiilor abilitate sa asigurati listarea acestora.


Explicatii oferite in luna OCTOMBRIE 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.