InfoTva.roPrin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
Multe societati doresc sa treaca la arhivarea electronica a documentelor, pentru a reduce costurile si spatiul de depozitare, dar si pentru a eficientiza gestionarea informatiilor contabile. Aceasta metoda permite pastrarea in format digital a documentelor justificative, care pot fi accesate si listate oricand in caz de control. Arhivarea electronica este permisa de legislatia actuala si poate fi implementata prin actualizarea politicilor si procedurilor contabile interne.
Avem acest caz. Societatea doreste ca documentele legate de gestiune sa nu mai fie tiparite fizic si arhivate, ci sa fie generate direct din programul de contabilitate, in caz de control. Se poate acest lucru? Daca da, aceste documente trebuie obligatoriu generate in format electronic (PDF) din programul de contabilitate zilnic sau la finalul fiecarei luni si semnate electronic, sau este suficient sa poata fi listate din program in cazul unui control? Ce inseamna mai concret arhiva electronica a societatii in contextul legii? Arhivarea electronica trebuie mentionata in politicile contabile?
Cuprins
Cine are dreptul de a pastra documentele in arhiva electronica
Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice.
Pot fi arhivate electronic documentele justificative? Este nevoie de semnare electronica?
Examen Consultant Fiscal 2026
Ghidul practic al contabilitatii in 2026 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2026
Nu este necesara semnarea electronica a arhivei. In opinia mea, exista aceasta posibilitate deoarece documentele justificative pot fi arhivate electronic conform OMFP 2634/2015.
Pentru implementarea arhivarii electronice, societatea trebuie sa actualizeze manualul de proceduri contabile si politicile contabile interne, astfel incat acestea sa reflecte in mod expres trecerea de la arhivarea fizica la cea electronica.
Cat timp trebuie pastrate documentele
Prin Legea 36/2023, au fost aduse modificari Legii 82/1991 cu privire la pastrarea documentelor justificative, respectiv:
Potrivit prevederilor de la art. 23 alin. (1) din Legea 82/1991, persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
La art. 25 se precizeaza ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Ce obligatii au entitatile
OMFP 2634/2015, modificat prin OMFP 1447/2023 intrat in vigoare la data de 24 mai 2023:
36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Concluzie
In concluzie, puteti arhiva electronic aceste documente, urmand ca la cererera institutiilor abilitate sa asigurati listarea acestora.
Explicatii oferite in luna OCTOMBRIE 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
de Redactia InfotvaRedactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!
Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri
Articole similare
Furnizorii de servicii postale vor declara serviciile de trimitere contra ramburs prin F395. Instructiuni de completareEvidenta operatiunilor din sfera TVAVechimea in munca necesara pensionarii pentru limita de varsta poate fi cumparata pana la sfarsitul anului 2024Plata garantiei este purtatoare de TVAMFP a publicat noul proiect pentru garantarea creditelor la IMM-uriUltimele articole
Pentru depunerea formularului 395 platitorul trebuie sa detina un certificat calificat, eliberat in conditiile Legii nr. 455/2001Guvernul a aprobat! Persoanele care nu au calitatea de pensionar vor putea sa plateasca retroactiv contributia la sistemul public de pensii pentru cel mult 6 aniSe largeste sfera de asigurati ai sistemului public de pensii! Persoanele care nu indeplinesc stagiul minim de cotizare pot face plata contributiilor de asigurari socialeArhivarea documentelor financiar-contabile pe server extern. Cum va proceda o societate?Actualizare legislatie septembrie 2011: Modificarea si completarea Codului de Procedura Fiscala (Partea II.4)
NOU! Modificari TVA 2026
Ce schimbari trebuie aplicate? Erori frecvente in practica?
Abonati-va la Newsletter-ul InfoTVA.ro si descarcati GRATUIT Raportul Special!
"Modificari TVA cu impact in 2026."
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
