Arhivarea documentelor financiar-contabile pe server extern. Cum va proceda o societate?

Tags: documente contabile, stocare date, facturi, legea contabilitatii, arhivare

In ce masura poate o societate comerciala inregistrata in scopuri de TVA in Romania sa aleaga sa stocheze facturile emise si primite, in format electronic, precum si alte anexe aferente acestora pe un server situat pe teritoriul unui stat membru din UE? Daca raspunsul este afirmativ, stabilim ce conditii trebuie sa indeplineasca administratorul serverului unde se stocheaza documentele si daca mai este obligatorie arhivarea acestora pe hartie pe intervalele de timp prevazute in Legea Contabilitatii nr. 82/1991 republicata cu modificarile si completarile ulterioare.

Potrivit prevederilor legale documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice.
    
Raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
        
Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
-    documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
-    gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.

Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
    
Evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
    
Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
    
Pentru arhivarea electronica se au in vedere prevederile legii nr. 135/2007, republicata.

Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice.

Furnizarea serviciilor de arhivare electronica nu este supusa niciunei autorizari prealabile si se desfasoara in concordanta cu principiile concurentei libere si loiale.
   
Cu 30 de zile inainte de inceperea activitatilor legate de arhivarea documentelor in forma electronica, persoanele care intentioneaza sa furnizeze servicii de arhivare electronica au obligatia de a notifica autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu cu privire la data inceperii acestor activitati.
 
Administratorul arhivei electronice are obligatia de a comunica autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu toate informatiile referitoare la procedurile de securitate si de conservare utilizate, precum si orice alte informatii cerute de catre autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu.
orice intentie de modificare a procedurilor de securitate si de conservare, cu precizarea datei si orei la care modificarea intra in vigoare, precum si obligatia de a confirma, in termen de 24 de ore, modificarea efectuata.

Primirea unui document in forma electronica in arhiva electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor cerinte:

-    semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului, denumita in continuare semnatura electronica;
-    valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispozitie asupra documentului;
    depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenta Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;

 Documentul in forma electronica este semnat electronic de catre administratorul arhivei electronice, cu semnatura electronica, in care se atesta si faptul ca documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotararii titularului dreptului de dispozitie asupra documentului. Documentul in forma electronica, astfel identificat, este arhivat in locatia stabilita de administratorul arhivei electronice.
   
Administratorul arhivei electronice este obligat sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor in forma electronica, intrate in arhiva electronica in cadrul unui registru in forma electronica.
     
Administratorul arhivei electronice va asigura modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document in forma electronica in parte.
   
Administratorul arhivei electronice are urmatoarele obligatii:

-    intretinerea arhivei electronice;
-    crearea unei arhive electronice de siguranta, care sa cuprinda toate documentele in forma electronica arhivate si care se actualizeaza permanent off-line;
-    utilizarea unui sistem de securitate omologat, care sa garanteze integritatea, securitatea si, unde este cazul, confidentialitatea documentelor in forma electronica arhivate;
-    asigurarea redarii oricarui document in forma electronica continut in arhiva;
-    asigurarea distrugerii documentelor a caror perioada de arhivare a expirat;
-    notificarea autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu, cu cel putin 60 de zile inainte, a intentiei de incetare a activitatii, cu exceptia cazurilor de forta majora. In acest caz, administratorul arhivei electronice are obligatia de a transfera arhiva electronica catre alt furnizor de servicii de arhivare electronica, cu acordul autoritatii de reglementare si supraveghere specializate in domeniu.

In masura in care administratorul arhivei indeplineste conditiile impuse de legea mentionata in ceea ce priveste semnarea arhivei, evidenta documentelor, accesul la documente, acestea pot fi pastrate in cadrul unei arhive electronice pe teritoriul UE.       

Potrivit art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani. Unele documente mentionate se pastreaza pe o perioada de 5 ani.
                
In situatia in care registrele si documentele justificative sunt pastrate si arhivate in conformitate cu prevederile Legii 135/2007, nu mai este necesara pastrarea si arhivarea documentelor in format hartie.

In acest caz, responsabil de gestionarea documentelor arhivate electronic este administratorul arhivei electronice, persoana fizica sau juridica acreditata de autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu sa administreze sistemul electronic de arhivare si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice, pe baza contractului incheiat.  

In codul fiscal, exista prevederi referitoare la arhivarea facturilor la art. 155 alin (29)- (34).

 Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Persoana impozabila trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.
 Persoana impozabila poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sau informatiile stocate sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru.

Cu toate acestea, locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabila nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca avand o sfera de aplicare similara celei prevazute de Directiva 2010/24/UE si de Regulamentul (UE) 904/2010 sau la dreptul de a accesa prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective.
Persoana impozabila care are sediul activitatii economice in Romania are obligatia de a stoca pe teritoriul Romaniei facturile emise si primite, precum si facturile emise de client sau de un tert in numele si in contul sau, altele decat cele electronice pentru care persoana impozabila garanteaza accesul on-line organelor fiscale competente.

In situatia in care locul de stocare nu se afla pe teritoriul Romaniei persoanele impozabile stabilite in Romania trebuie sa comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor sau a informatiilor stocate.

Facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie. In cazul stocarii electronice a facturilor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, cu modificarile ulterioare.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Gabi Popescu - Auditor financiar