Aviz de insotire a marfii: cand se foloseste, ce informatii contine si cat timp se pastreaza

de Ion Mihai la 24 Sep. 2024

Avizul de insotire a marfii este un document important pentru firmele din domeniul transporturilor, fiindca acest act se numara printre documentele care legalizeaza deplasarile de bunuri. Vom vedea n continuarea articolului cand se foloseste mai exact documentul, ce informatii contine, dar si cat timp se pastreaza.

Ce este avizul de insotire a marfii?

Avizul de insotire a marfii este documentul financiar-contabil utilizat in principal pentru insotirea bunurilor expediate in diverse scopuri, pe parcursul transportului.

Cand se foloseste avizul de insotire?

Avizul de insotire se foloseste in urmatoarele situatii:

• cand se efectueaza transportul marfii;
• cand se intocmeste factura;
• ca dispozitie de transfer a valorilor materiale dintr-o gestiune in alta, in diferite locatii ale aceleiasi unitati;
• cand se gestioneaza stocurile, ca document de primire;
• cand sunt descarcate din gestiune bunurile cedate cu titlu gratuit (conform Ordinului 3512/2008).

Informatii obligatorii pe avizul de insotire

Informatiile obligatorii pe avizul de insotire sunt urmatoarele:

• seria si numarul avizului;
• data emiterii;
• datele de identificare ale furnizorului: denumirea societatii, adresa, CUI;
• datele de identificare ale cumparatorului: denumirea societatii, adresa, CUI;
• denumirea, cantitatea si pretul bunurilor livrate (dupa caz);
• date privind expeditia: numele delegatului, seria si numarul cartii de identitate/buletin, mijloc de transport, ora efectuarii expeditiei;

Tipuri de avize de insotire

Exista mai multe tipuri de insotire, precum: aviz de insotire a marfii, aviz de expeditie si aviz de transfer.

• Aviz de insotire a marfii

Se înregistreaza un exemplar la magazie, pentru încarcarea în gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor.

• Aviz de expeditie

Avizul de expeditie este utilizat pentru justificarea bunurilor expediate in baza unei comenzi.

• Aviz de transfer

Acesta se utilizeaza in cazul in care se face un transfer de gestiuni. 

Balanta de verificare de la A la Z Analize corelatii studii de caz

Vezi AICI detalii

SAF-T pentru Contribuabili Mici

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Cum se completeaza un aviz de insotire a marfii

Completarea documentului se poate face de mai multe persoane, precum:

-o persoana din partea firmei ( reprezentant);

-gestionarul marfii;

-contabil.

Este important de mentionat ca persoana care dispune livrarea si completeaza avizul de insotire a marfii trebuie sa verifice corectitudinea datelor care au fost aprobate si mai apoi inregistrate in contabilitate in baza documentului. 

Aceste date mai sunt inca o data verificate de persoana care primeste avizul de insotire al marfii transportate, adica persoana care primeste marfa.

Termenul de pastrare a avizelor

Avizul de intocmire a marfii este valabil pe durata transportului, insa pe document vor trebui trecute data si ora cand a plecat transportul.

Intervalul de timp pentru care va fi valabil documentul se va stabili totusi cu aproximatie, in functie de mijlocul de transport cu care se face transportul, dar si de distanta care urmeaza a fi parcursa.

Avizul electronic vs. avizul fizic

Avizul de insotire a marfii poate fi completat atat in varianta fizica, in doua exemplare, cat si in varianta electronica. Daca alegeti a doua varianta, cea electronica, va puteti bucura de mai multe avantaje, dintre care amintim: completarea mai rapida a documentului, arhivarea se face mai usor, etc.

Avizul de insotire a marfii se intocmeste de catre compartimentul care dispune livrarea in doua exemplare in urmatoarele situatii:

-nu exista posibilitatea emiterii facturii;

-factura se emite ulterior la montarea, instalarea, punerea în functiune; 

-se transfera bunul între gestiuni dispersate teritorial ale aceleiasi entitati; 

-bunul este transferat la terti pentru prelucrare, reparare; 

-bunul este cedat gratuit si nu se factureaza.

de Ion Mihai
Ion Mihai este profesionist in domeniul fiscal. Si-a inceput activitatea in presa in anul 2010 si a acoperit de-a lungul anilor subiecte precum contabilitate, legislatia muncii si sport. In prezent, scrie despre tot ceea ce inseamna pregatirea si depunerea declaratiilor fiscale, obligatiile fiscale care le revin angajatorilor si salariatilor, plata impozitelor si alte noutati legislative.