Zece situatii obligatorii pentru intocmirea avizului de insotire a marfii

Prin O.M.E.F. nr. 2.634/2015, avizul de insotire a marfii este recunoscut prin codul 14-3-6A. Asa cum este reglementat, avizul este utilizat nu numai pentru insotirea marfurilor in cadrul unei operatiuni de vanzare, ci si pentru insotirea pe timpul transportului a diverselor categorii de bunuri expediate in diverse situatii. Astfel, conform ordinului Ministerului Finantelor Publice, avizul este utilizat, in functie de destinatia bunurilor expediate sau receptionate, drept:

- document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz;

 - document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz; 

- dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi entitati; 

- document de primire in gestiune, dupa caz; 

- document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit. 

 

Avand in vedere complexitatea utilitatii acestui document, in mod sigur ar fi fost mai corecta definirea acestuia drept aviz de insotire a bunurilor. Notiunea de marfa este limitata doar la categoria bunurilor pe care entitatea le cumpara in vederea revanzarii sau a produselor predate spre vanzare magazinelor proprii, notiune definita prin O.M.F.P. nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, la sectiunea 4.5.2. Stocuri, pct. 276 alin. (1) lit. a).

 

Avizul de insotire se intocmeste, in doua sau mai multe exemplare, de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale unitatii.

 

Retineti, totodata, ca avizul se intocmeste pe baza dispozitiei de livrare folosita pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vanzarii, dupa caz si sta la baza intocmirii avizului de insotire a marfii sau a facturii, dupa caz.

 

In plus, in cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati, dispersate teritorial, precum si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.) avizul de insotire a marfii va purta mentiunea "Fara factura", dupa caz.

 

Pe avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face mentiunea "Pentru prelucrare la terti".

 

In celelalte situatii decat cele prevazute mai sus, se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

Un bun nu poate fi considerat intotdeauna o marfa, fapt demonstrat prin identificarea in practica a urmatoarele 10 situatii posibile in care trebuie intocmit documentul aviz de insotire a marfurilor:

 

1. livrarea de bunuri in cadrul operatiunilor de vanzare-cumparare, dar numai in situatia in care furnizorul nu are posibilitatea emiterii facturii in momentul livrarii, caz in care se inscrie mentiunea urmeaza factura;

 

2. expedierea de bunuri in vederea prelucrarii acestora de catre terti si returnarea de catre procesatori a bunurilor prelucrate, proprietarului acestora, caz in care se inscrie mentiunea pentru prelucrare la terti;

 

3. transferul de bunuri intre gestiuni, dispersate teritorial, caz in care se inscrie mentiunea transfer intre gestiuni;

 

4. expedierea produselor finite pentru vanzarea la pret cu amanuntul, prin magazinele proprii, moment in care produsele finite expediate isi schimba incadrarea si devin marfuri, caz in care se inscrie mentiunea transfer produse finite;

 

5. expedierea, in mod gratuit, de produse sau piese de schimb in cadrul perioadei de garantie a produselor, caz in care se inscrie mentiunea pentru inlocuire in perioda de garantie;

 

6. preluarea de bunuri cu rol de exponate pentru participarea la targuri si expozitii interne si internationale, caz in care se inscrie mentiunea exponat pentru manifestarea expozitionala...;

 

7. cedarea cu titlu gratuit a bunurilor de mica valoare, in cadrul actiunilor de sponsorizare, reprezentare, caz in care se inscrie mentiunea pentru sponsorizare, pentru mecenat pentru reprezentare

 

8. acordarea de premii, caz in care se inscrie mentiunea fara factura;

 

9. distribuirea de materiale promotionale, caz in care se inscrie mentiunea fara factura;

 

10. acordarea in mod gratuit de bunuri, reprezentand:

- mostre in cadrul campaniilor promotionale;

- testere pentru incercarea produselor;

- consumabile pentru demonstratii la punctele de vanzare;

- produse pentru stimularea vanzarilor. 

Pe avizele astfel intocmite se inscrie mentiunea fara factura, acordare gratuita, in scop ....

Din cele 10 situatii enumerate, factura se intocmeste doar pentru livrarea de bunuri in cadrul operatiunilor de vanzare-cumparare care au loc intre un furnizor si un cumparator.

 

Factura poate fi emisa de furnizor imediat dupa livrare, dar nu mai tarziu de data de 15 a lunii urmatoare livrarii efectuate. Factura astfel emisa trebuie sa cuprinda o referire la numarul si data avizului care a stat la baza realizarii livrarii respective. La baza emiterii unei facturi pot sta mai multe avize de insotire intocmite pe parcursul unei luni calendaristice.