Studiu de caz: Inregistrarea facturilor

de Redactia Infotva la 27 Iul. 2009

Problema: Am urmatoarele probleme:1. In 2008 s-a preluat o societate de la o firma de contabilitate fara o componenta clara pe solduri furnizori/clienti. La sfarsitul anului s-a facut reevaluarea ...

Problema:
Am urmatoarele probleme:
1. In 2008 s-a preluat o societate de la o firma de contabilitate fara o componenta clara pe solduri furnizori/clienti. La sfarsitul anului s-a facut reevaluarea datoriilor/creantelor in valuta numai pt soldurile cunoscute. in aprilie 2009 societatea a primit fisierele soldurilor aflate in balanta la preluare. Facandu-se verificarea s-a constatat ca o serie de facturi de furnizori si de clienti nu au fost inregistrate. S-au inregistrat corespunzator cu tva in 2009, pe cheltuieli (628; 613)/venituri(704). Fiind vorba de 2008 ar fi trebuit sa se inregistreze pe 1174. Cum ar trebui inregistrate aceste facturi? si  daca  folosim 1174, cum se inchide soldul rezultat?

Deasemenea s-au constatat erori la diferentele de curs favorabile si nefavorabile, cum se inregistreaza aceste erori?

Ar trebui regularizat si 101, cum credeti ca trebuie procedat?

Solutie oferita in luna iulie 2009 de Departamentul Consultanta Consilier TVA:

Asa cum ati constatat si dvs., o astfel de situatie constatata de dvs. afecteaza atat taxa pe valoarea adaugata cat si impozitul pe profit, motiv pentru care, in cele ce urmeaza, le abordez separat deoarece au reguli diferite de inregistrare atat in evidenta contabila cat si in cea fiscala:

• referitor la taxa pe valoarea adaugata:

In situatia in care in anul 2008 firma dvs. nu a exercitat dreptul de deducere a TVA din facturile primite de la diversi furnizori, acest drept poate fi exercitat la momentul constatarii deficientei in anul 2009, dar sub rezerva respectarii conditiilor impuse de articolul 145 din Codul fiscal “Sfera de aplicare a dreptului de deducere”. Acest articol prevede faptul ca orice persoana impozabila are dreptul sa deduca taxa aferenta achizitiilor, daca acestea sunt destinate utilizarii in folosul urmatoarelor operatiuni:

a) operatiuni taxabile;
b) operatiuni rezultate din activitati economice pentru care locul livrarii/prestarii se considera ca fiind in strainatate.

c) operatiuni scutite de taxa, conform art. 143, 144 si 144^1;

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Astfel,  in anul 2009 aveti posibilitatea sa va exercitati dreptul de deducere a TVA inscrisa in facturile emise de furnizori in anul 2009  daca sunt respectate cerintele reglementate prin articolul 145 din Codul fiscal:

1. bunurile facturate sunt utilizate pentru operatiuni care dau drept de deducere;
2. cumparatorul detine o factura sau un alt document legal aprobat prin care sa justifice suma T.V.A. aferenta bunurilor achizitionate; 
3. deducerea se incadreaza in perioada de 5 ani  consecutivi de la data faptului generator , incepand cu data de 1 ianuarie a anului care urmeaza celui in care a luat nastere dreptul de deducere., conditie reglementata prin  articolul 147^1 alineatul (2) din Codul fiscal.

Termenul de prescriere al acestui drept de deducere este de 5 ani de la data de 1 ianuarie a anului fiscal in care  factura a fost emisa de catre furnizor. Daca facturile respective nu au fost evidentiate initial in jurnalul pentru cumparari, la data inregistrarii operatiunii in contabilitate in anul 2008,  le evidentiati in luna constatarii deficientei pe care urmeaza sa o corectati. Daca facturile respective  au fost evidentiate in jurnalul pentru cumparari la data inregistrarii in contabilitate, deci in anul 2008, dar ulterior ati constatat faptul ca s-au inscris sume eronate privind baza de impozitare sau TVA deductibila, daca programul informatic va permite, completati in negru sumele corecte si in rosu sumele cu deficiente. O astfel de corectie poate fi efectuata si in afara programului contabil, in excel, stabilind astfel diferentele in plus sau in minus care trebuie raportate.     

Pentru a face dovada ca ati determinat corect diferentele reprezentand sume de dedus, trebuie sa intocmiti o situatie operativa cu mai multe coloane din care sa rezulte urmatoarele informatii necesare pentru stabilirea starii de fapt fiscale:

- numarul si data facturii primite;
- valoarea totala din factura, din care baza de impozitare si TVA inscrisa de furnizor sau  prestator;
- suma inscrisa initial in jurnalul pentru cumparari, din care baza de impozitare si TVA inscrisa de furnizor sau prestator;
- suma corecta care trebuie inscrisa  in jurnalul pentru cumparari sau inscrisa direct la randul de regularizari din decontul de TVA, din care baza de impozitare si TVA inscrisa de furnizor sau prestator;
- diferenta totala rezultata, in plus sau in minus, din care baza de impozitare si TVA inscrisa de furnizor sau prestator;
- sumele inregistrate pe conturi in evidenta contabila.
 In ambele situatii, prin decontul de TVA completat in luna curenta in care a avut loc corectarea deficientelor, sumele rezultate din corectii trebuie inscrise cu semnul plus sau cu semnul minus la urmatoarele randuri din  decontul de TVA reglementat prin O.M.E.F. nr. 1746 din 16 decembrie 2008 pentru aprobarea modelului si continutului formularului (300) "Decont de taxa pe valoarea adaugata":

• randul 13 „Regularizari taxa colectata”
• randul 25 „Regularizari taxa dedusa”

 Asa cum se precizeaza prin acest act normativ:

• la randul 13 se evidentiaza:

- sumele rezultate din corectarea informatiilor de la rd. 6, 7, 8, 9 si 10 din deconturile anterioare;
- orice alte sume datorate unor evenimente care determina modificarea datelor declarate initial:

i. acordarea de reduceri de pret;
ii. modificarea pretului de vanzare;
iii.  nedeclararea din eroare a operatiunii in perioada in care intervine exigibilitatea

• la randul 25 se evidentiaza:

- sumele rezultate din corectarea informatiilor;
- orice alte sume  datorate unor evenimente care determina modificarea datelor declarate initial:

a) reduceri de pret acordate de furnizori/prestatori;
b) modificarea pretului de achizitie;
c)  nedeclararea operatiunii in perioada in care intervine exigibilitatea, pentru informatiile de la randul 17, 18, 19, 20 din deconturile anterioare de taxa depuse la organele fiscale.

Nu uitati faptul ca orice eroare constatata in anul curent care se refera la operatiuni efectuate in anii precedenti pentru care exigibilitatea a intervenit anterior declararii, desi eroarea este raportata prin decontul lunii curente in care s-a constatat (de exemplu luna mai 2009), va obliga sa completati si sa depuneti o noua declaratie informativa aferenta perioadei in care a avut loc efectiv operatiunea (de exemplu luna aprilie 2008, iulie 2008, septembrie 2008, noiembrie 2008, respectiv semestru sau trimestru).

Declaratia informativa corectata se completeaza  in functie de natura operatiunilor economice realizate:

• daca este o livrare sau o achizitie rezultata din tranzactiile efectuate cu parteneri stabiliti pe teritoriul national, formularul semestrial ,,Declaratie informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national de persoanele inregistrate in scopuri de TVA,, cod 394 reglementat prin ordinul O.A.N.A.F. nr. 702 din 14 mai 2007;
• daca este o livrare sau o achizitie rezultata din tranzactiile efectuate cu parteneri stabiliti pe teritoriul altor state membre, formularul trimestrial "Declaratie recapitulativa privind livrarile/achizitiile intracomunitare de bunuri" cod 390 reglementat prin ordinul O.A.N.A.F. nr.552 din 28 martie 2008 pentru aprobarea modelului si continutului formularului

De retinut este faptul ca deficientele astfel constatate nu pot fi considerate erori materiale asa cum sunt reglementate prin O.M.E.F. nr. 179/ 179 din 14 mai 2007 pentru aprobarea Instructiunilor de corectare a erorilor materiale din deconturile de taxa pe valoarea adaugata.

• referitor la impozitul pe profit:

Deoarece pentru anul 2008, au fost depuse situatiile financiare anuale, in anul 2009 trebuie  sa corectati erorile contabile din anul anterior  in baza prevederilor  O.M.F.P. nr. 1752 din 17 noiembrie 2005 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu directivele europene sectiunea 7 “Reguli de evaluare”, pct. 63 “Corectarea erorilor contabile”.

Erorile contabile din perioadele anterioare sunt considerate omisiuni si declaratii eronate cuprinse in situatiile financiare intocmite pentru una sau mai multe perioade anterioare. Prin lege se accepta faptul ca erorile sunt  fie efectele unor greseli matematice sau a unor greseli de aplicare a politicilor contabile, fie efectele ignorarii sau interpretarii gresite a evenimentelor. 

Corectarea erorilor constatate in contabilitate se efectueaza doar pe seama rezultatului reportat in situatia in care erorile provin dintr-un an anterior celui in care se constata eroarea. Daca in urma corectarii erorilor rezulta o pierdere contabila reportata, prin lege se impune acoperirea acesteia inainte de efectuarea oricarei repartizari de profit. Detalierea erorilor constatate si indreptate in anul 2009 trebuie cuprinsa obligatoriu in notele la situatiile financiare aferente anului 2009. 

Corectarea acestor erori aferente perioadelor anterioare poate fi efectuata doar pe seama rezultatului perioadei curente, in baza  rezultatului reportat, fara a se reface evidenta contabila aferenta anului fiscal 2008. Practic, influenta contabila a erorilor constatate se face prin determinarea acestora doar extracontabil, pe baza de situatii comparative intre sumele/documentele inregistrate sau neinregistrate initial si sumele/documentele ce trebuiau inregistrate corect din care rezulta diferente favorabile sau nefavorabile. Deci, in evidenta contabila nu se inregistreaza intreaga valoare din document, fiind  inregistrata doar diferenta dintre suma corecta si suma eronata prin creditul sau debitul contului bifunctional 1174 "Rezultatul reportat", analitic distinct. Sintetic, teoretic, inregistrarile se efectueaza astfel:  

Practic, pentru erori aferente unui an anterior celui in care se efectueaza corectarea, se utilizeaza contul 1174 in aceleasi conditii in care s-ar utiliza conturile din clasa 600 si 700. De exemplu, in tabelul alaturat am prezentat comparativ, modul de inregistrare al veniturilor si cheltuielilor:

Pentru o evidenta clara a sumelor inregistrate, va recomand dezvoltarea pe analitice a contului 1174 care sa corespunda rulajului debitor si creditor al acestui cont sintetic.

Asa cum rezulta din tabelul anterior, daca in urma corectarii erorilor contabile, se constata diferente de impozit pe profit aferente exercitiilor financiare anterioare, aceasta se inregistreaza prin formula contabila  1174 = 441 , astfel:

• in negru,  pentru diferentele de plata suplimentare;
• in rosu,  pentru diferentele de plata in minus ;

Pentru orice an anterior anului fiscal curent, regularizarea obligatiilor de plata suplimentare de plata sau de rambursat de la bugetul general consolidat, se efectueaza pe baza declaratiei anuale rectificative privind impozitul pe profit cod 101.

Pentru eventualele diferentele suplimentare de plata firma dvs. datoreaza majorari de intirziere calculate automat prin fisa sintetica pe platitor din evidenta organului fiscal teritorial, dupa operarea declaratiei cod 101.

In situatia in care, urmare corectiilor, veti constata diferente suplimentare de impozit pe profit, va recomand sa nu calculati si sa nu  virati din proprie initiativa majorarilor de intarziere. In astfel de situatii, in fisa sintetica pe platitor nu pot fi inregistrate pe debit sumele datorate din majorari, iar plata acestora care va fi operata la “plati” va genera o plata suplimentara a unui debit nerecunoscut. in aceasta situatie, cu suma majorarilor de intarziere achitate de dvs. se va stinge o datorie curenta, fapt care va denatura situatia existenta in cadrul firmei dvs. Deci, depuneti mai intai declaratia rectificativa cod 101 si apoi solicitati organului fiscal listarea unei fise sintetice pe platitor din care sa rezulte majorarile de intarziere calculate automat de programul M.F.P. Pentru suma respectiva intocmiti un ordin de plata care trebuie depus la banca inainte de scadenta  unui nou termen de plata a impozitului pe profit aferent anului curent.

Intotdeauna vor exista diferente intre suma majorarilor de intarziere calculate de dvs. si suma majorarilor de intarziere calculate prin programul care genereaza fisa sintetica pe platitor.

Majorarile de intarziere astfel calculate de organul fiscal de administrare a impozitului pe profit reprezinta cheltuiala curenta a anului in curs, motiv pentru care se inregistreaza astfel:

• constituirea obligatiei de plata care reprezinta cheltuiala nedeductibila d.p.d.v. fiscal la determinarea profitului impozabil:

658 = 4481
,,Alte cheltuieli de exploatare,,      ,,Alte datorii fata de bugetul statului,,
(analitic distinct

• virarea obligatiei de plata :

4481                                            = 5121

Trebuie sa aveti in vedere ca astfel de corectii nu mai pot fi efectuate si declaratia rectificativa nu mai poate fi completata si depusa la organul fiscal de administrate in cazul in care organele de inspectie fiscale au efectuat verificarea perioadei respective.

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!