Se pot inregistra facturile si bonurile fiscale pe un furnizor generic, in loc de furnizorul real? Ce riscuri exista?

Cand TVA-ul aferent anumitor achizitii este nedeductibil, unele societati iau in calcul simplificarea evidentei contabile - fie prin centralizarea facturilor si bonurilor fiscale cu CUI pe un singur "furnizor generic", fie prin renuntarea completa la solicitarea facturilor si utilizarea exclusiva a bonurilor fiscale simple, fara CUI. Ambele variante par tentante din perspectiva reducerii volumului de munca administrativa, insa ridica riscuri concrete din perspectiva Legii contabilitatii, a TVA si a Declaratiei 394. Explicam in acest articol care sunt aceste riscuri si ce solutii intermediare exista.

Ce trebuie sa stii pe scurt:

Nici centralizarea facturilor de la furnizori diferiti pe un cont de furnizor generic, nici renuntarea la facturi in favoarea bonurilor fiscale simple pentru sume care depasesc 100 euro nu sunt solutii recomandate din perspectiva Legii contabilitatii, a Codului fiscal si a riscului de neconcordante in Declaratia 394.
Solutia corecta ramane inregistrarea fiecarui document justificativ pe furnizorul real, cu pastrarea trasabilitatii complete intre document si partenerul comercial.
Pentru cheltuielile mici si frecvente, insotite de bonuri fiscale, o solutie intermediara acceptata este utilizarea centralizatoarelor interne, organizate pe categorii de cheltuieli si perioade, cu tratarea TVA-ului aferent ca nedeductibil - insa aceasta ramane o EXCEPTIE aplicabila valorilor mici.

Cuprins

Ce spune legea despre obligatia de a inregistra fiecare document justificativ De ce centralizarea pe un furnizor generic este contrara Legii contabilitatii Implicatiile privind TVA Se poate renunta la facturile fiscale si folosi doar bonuri fiscale simple, fara CUI?Ce se intampla cu deductibilitatea cheltuielii la impozitul pe profit, daca exista doar bon fiscal?

Ce spune legea despre obligatia de a inregistra fiecare document justificativ

Potrivit art. 2 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, contabilitatea trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica a informatiilor privind activitatea desfasurata de entitate.

Potrivit art. 6 din aceeasi lege, orice operatiune economico-financiara se consemneaza, in momentul efectuarii ei, intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.

De asemenea, potrivit Ordinului nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, entitatile consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate.

Din aceste prevederi rezulta ca societatea este obligata sa inregistreze in contabilitate, cronologic si sistematic, orice operatiune economica consemnata intr-un document justificativ.

De ce centralizarea pe un furnizor generic este contrara Legii contabilitatii

Inregistrarea mai multor documente, emise de furnizori diferiti, pe un furnizor generic ("Diversi furnizori", "Furnizor combustibil" etc.) este o operatiune contrara Legii contabilitatii, putand atrage raspunderea persoanelor care au efectuat astfel de inregistrari.

Conform regulilor de contabilitate, documentele justificative trebuie sa permita identificarea operatiunii si a partenerului comercial. Daca facturile sunt emise de furnizori diferiti, iar in contabilitate sunt inregistrate pe un furnizor generic, se pierde trasabilitatea intre document si partener.

In practica, la un control ANAF, pot aparea intrebari privind:

Examen Consultant Fiscal 2026

Vreau acest produs →

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2026

Vreau acest produs →

Declaratia Unica 2026 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS

Vreau acest produs →

identificarea furnizorului real;
concordanta dintre documentul justificativ si inregistrarea contabila;
reconcilierea cu informatiile raportate de furnizori.

Inspectiile fiscale pot fi trecute cu brio! Comanda ACUM Cartea Neagra a Controlului Fiscal si afla aspecte confidentiale care explica metodele ANAF. Click AICI>>

Implicatiile privind TVA

Daca TVA-ul este integral nedeductibil si nu se exercita dreptul de deducere, centralizarea pe un furnizor generic nu genereaza un risc direct de deducere nejustificata a TVA. Insa documentele raman documente justificative pentru cheltuieli si trebuie, in continuare, pastrate si identificate corespunzator - indiferent daca TVA-ul aferent este sau nu deductibil.

Implicatiile privind Declaratia 394

Declaratia 394 se bazeaza pe identificarea furnizorilor si a documentelor. Daca facturile primite de la furnizori inregistrati in Romania sunt raportate individual de acestia in sistemele ANAF, iar societatea le centralizeaza pe un furnizor generic, exista riscul:

necorelarilor in analiza de risc a ANAF;
diferentelor intre informatiile raportate de partener si cele declarate de societate (neconcordante in D394);
solicitarilor de clarificari din partea organelor fiscale.

Asadar, nu este recomandata centralizarea tuturor facturilor pe un furnizor generic, atunci cand documentele sunt emise de furnizori diferiti.

Afla TOTUL despre deducerea TVA! Lucrarea TVA deductibila. Explicatii si solutii practice! contine cele mai sensibile situatii cu care se confrunta contabilii, solutionate impecabil . Comanda AICI>>

Se poate renunta la facturile fiscale si folosi doar bonuri fiscale simple, fara CUI?

Potrivit art. 319 din Codul fiscal:

alin. (11): persoana impozabila care nu are obligatia de a emite facturi poate opta pentru emiterea facturii;
alin. (12) lit. a): persoana impozabila poate emite facturi simplificate atunci cand valoarea facturii, inclusiv TVA, nu depaseste 100 euro (cursul de schimb fiind cel prevazut la art. 290 din Codul fiscal).

Prin urmare, din perspectiva TVA, pentru valori mai mari de 100 euro trebuie intocmite facturi - un simplu bon fiscal, fara CUI, nu este suficient pentru sumele care depasesc acest plafon.

Ce se intampla cu deductibilitatea cheltuielii la impozitul pe profit, daca exista doar bon fiscal?

Din perspectiva deductibilitatii la impozitul pe profit, nu exista o regula generala care sa transforme automat o cheltuiala mai mare de 100 lei in nedeductibila doar pentru ca exista numai bon fiscal, fara factura. Insa riscul de contestare creste daca documentatia este insuficienta, intrucat societatea trebuie sa dovedeasca realitatea si scopul economic al achizitiei respective.

Inspectorii ANAF analizeaza, cu ocazia controalelor fiscale, daca documentul permite identificarea:

naturii cheltuielii;
beneficiarului;
legaturii cu activitatea economica.

DE STIUT!

Pentru cheltuielile frecvente si de valoare mica, o solutie practicata de unele companii este pastrarea bonurilor fiscale, cu inregistrarea lor in contabilitate prin centralizatoare interne, organizate pe categorii (de exemplu: combustibil, consumabile, protocol, deplasari), in timp ce TVA-ul este tratat ca nedeductibil.

Aceasta abordare este sustinuta de pct. 20-21 din Ordinul nr. 2634/2015, potrivit carora:

"Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si din aceeasi perioada. Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in entitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate."

Astfel, centralizarea este permisa de lege - insa doar pentru documente de aceeasi natura si din aceeasi perioada, nu ca metoda de a ascunde identitatea furnizorilor diferiti sub un cont generic.

Pentru sumele semnificative, recomandarea specialistilor este de a continua solicitarea facturilor si inregistrarea acestora pe furnizorul real, nu pe un cont generic.

Pentru situatiile in care exista livrari de bunuri sau prestari de servicii repetate catre aceeasi societate, furnizorii pot emite o factura centralizatoare, potrivit art. 319 alin. (17) din Codul fiscal, in urmatoarele conditii:

a) sa se refere la operatiuni pentru care a luat nastere faptul generator de taxa sau pentru care au fost incasate avansuri, intr-o perioada ce nu depaseste o luna calendaristica;
b) toate documentele emise la data livrarii de bunuri, prestarii de servicii sau incasarii de avansuri sa fie obligatoriu anexate la factura centralizatoare.

Aceasta este o solutie legala de simplificare, insa ea presupune ca furnizorul emite factura centralizatoare, cu toate documentele-suport anexate - nu ca beneficiarul inregistreaza in contabilitatea proprie documentele diverselor furnizori sub un singur cont generic.

Citeste si: Conditii privind deducerea TVA pentru achizitiile efectuate pe baza bonului fiscal

Sursa foto: Pexels.com

Se pot inregistra facturile si bonurile fiscale pe un furnizor generic, in loc de furnizorul real? Ce riscuri exista?

Ce spune legea despre obligatia de a inregistra fiecare document justificativ

De ce centralizarea pe un furnizor generic este contrara Legii contabilitatii

Implicatiile privind TVA

Implicatiile privind Declaratia 394

Se poate renunta la facturile fiscale si folosi doar bonuri fiscale simple, fara CUI?

Ce se intampla cu deductibilitatea cheltuielii la impozitul pe profit, daca exista doar bon fiscal?

Club Contabilitate