Avans spre decontare 2025: plafon plati, cadrul legal si exemple utile

Ce este avansul spre decontare

Avansul spre decontare este o suma de bani acordata de o firma (sau institutie) unui angajat ori colaborator, inainte de efectuarea unei deplasari, achizitii sau activitati care implica cheltuieli in interesul entitatii, cu obligatia ca acesta sa justifice ulterior utilizarea banilor prin documente justificative.

Limita de plata / Plafon plati

Plafon plati numerar - catre persoane juridice/fizice

Acest plafon intra sub incidenta Legii 70/2015, art. 3 alin. (1), iar platile in numerar se supun urmatoarelor plafoane:

Catre persoane juridice/fizice autorizate (ex. firme de curatenie, reparatii etc.): 5.000 lei/persoana/zi, cu un plafon total de 10.000 lei/zi (art. 3 alin. (1) lit. c).
Catre persoane fizice: 10.000 lei/persoana/zi (art. 4 alin. (1)).

Plafon incasari numerar - de la persoane juridice/fizice
De la persoane juridice: 5.000 lei/persoana/zi (art. 3 alin. (1) lit. a).
De la persoane fizice (proprietari): 10.000 lei/persoana/zi (art. 4 alin. (1)).

Platile catre magazinele de tipul cash and carry se fac in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei.
-Platile din avansuri pentru decontare se fac in limita de 5.000 lei/persoana.

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii 2025

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2025

Vezi AICI detalii

-Plafon sold casierie la sfarsitul zilei - 50.000 lei.

-Plafon sold casierie la sfarsitul zilei, pentru magazine de tipul cash and carry, supermagazine si hipermagazine - 500.000 lei.

Documentele justificative

• Formular intern completat de angajatul care solicita avansul;
• Semnat de persoana imputernicita (manager/administrator).

2. Decizia de acordare a avansului

• Aprobata de conducerea firmei;
• Se poate regasi sub forma unei dispozitii de plata numerar (DPN) sau decizie scrisa.

3. Dispozitia de plata in numerar (DPN)

• Formular tipizat;
• Semnata de casier, contabil si beneficiar;
• Justifica retragerea si acordarea sumei.

4. Documente justificative de decont ulterior (dupa utilizarea avansului)

• Facturi fiscale / bonuri fiscale (cu cod fiscal furnizor);
• Chitante (acolo unde plata cu cardul nu este posibila);
• Tichete de parcare, bilete transport, note de plata;
• Dovada returnarii sumei neutilizate (daca este cazul).

5. Decont de cheltuieli

• Se intocmeste in termenul stabilit (max. 60 zile lucratoare, conform normelor interne sau legislatiei);
• Include: suma primita, cheltuielile efectuate, suma de restituit / suplimentar de justificat, anexarea documentelor justificative.

Speta 1. Plafon plati. Care este limita pentru plata avansului spre decontare?

Un angajat primeste avans spre decontare in mai multe zile, cate 1000 lei pe zi. In total, are de decontat 3000 lei. Platile efectuate sunt sub 1.000 lei pe zi. La intocmirea decontului este corect sa fie decontul maxim 1.000 lei sau poate cuprinde toate platile in valoare totala de 3000 lei?

Ultimele reguli cu privire la plati in numerar prevad ca plata avansului spre decontare se poate face in limita a 5000 de lei de persoana pe zi. 

Puteti achita integral cu numerar in baza unei dispozitii de plata avansul spre decontare catre salariat pentru cei 3000 lei.
Legea nr. 70/2015 pentru intarirea disciplinei financiare privind operatiunile de incasari si plati in numerar si pentru modificarea si completarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plata, asa cum a fost modificata de OUG 115/2023 prevede urmatoarele:
Art. 3. -
(1) Prin exceptie de la prevederile art. 1 alin. (1) se pot efectua operatiuni de incasari si plati in numerar, in urmatoarele conditii:
a) incasari de la persoanele prevazute la art. 1 alin. (1), in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoana;
b) incasari efectuate de catre magazinele de tipul cash and carry, care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare, de la persoanele prevazute la art. 1 alin. (1), in limita unui plafon zilnic de 10.000 lei de la o persoana;
c) plati catre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1), in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi;
d) plati catre magazinele de tipul cash and carry, care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare, in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei;
e) plati din avansuri spre decontare, in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare.

Speta 2. Avans spre decontare

Un salon de infrumusetare (SRL) are plati lunare cu numerar (sub 5000 lei), mai mari decat incasarile prin casa de marcat in numerar. Aceste plati sunt suportate de administrator (este vorba de plati de 100, 200, 500 lei/chitante emise de furnizori de produse cosmetice). Cum pot fi inregistrate sumele platite de administrator pentru a acoperi aceste plati, in registrul de casa, pentru ca soldul zilnic sa nu fie negativ? Multumesc.

Solutia, conform Legii nr. 70/2015, este ca asociatul sa depuna banii in contul bancar al firmei si ca platile sa fie efectuate prin banca, pentru a asigura respectarea disciplinei financiare si evitarea soldurilor negative in registrul de casa.
Pentru a remedia situatia actuala si a respecta prevederile legale, se impun pasii:
1. Depunerea banilor in contul bancar al firmei
Nota contabila: 5121 = 4551 (Depunere bancara de 10.000 lei spre exemplu, de catre asociat)
Aceasta depunere o datorie a firmei fata de asociat (4551 - Actionari/asociati - conturi curente).
2. Acordarea unui avans spre decontare asociatului
Nota contabila: 542 = 5121 (Acordare avans spre decontare din banca, de exemplu 4.500 lei respectiv valoarea totala a chitantelor/bonurilor)
3. Decontarea sumelor deja platite de catre asociat
Se intocmeste un decont de cheltuieli, in care se justifica platile efectuate (chitantele furnizorilor).
Nota contabila pentru stingerea furnizorilor: 401 = 542 (Stingerea datoriilor fata de furnizori pe baza chitantelor prezentate de administrator)
4. Restituirea sumelor catre asociat
Firma poate returna suma ramasa catre administrator, in functie de disponibilitatile financiare: 4551 = 5121 (Restituirea imprumutului catre asociat).
Avantajele acestei solutii:

• Respecta Legea 70/2015 toate tranzactiile dintre asociat si firma se fac prin banca.
• Mentine o evidenta contabila clara asociatul isi recupereaza sumele legal, iar firma nu inregistreaza solduri in relatia cu furnizorii.