Registrul de Casa: ce Este si cum se Completeaza

de Ion Mihai la 23 Iul. 2024

In acest articol vom discuta despre un document important pentru operatorii economici: registrul de casa. Vom vedea ce este acesta, care sunt componentele lui, cum se completeaza, dar si cateva studii de caz utile contribuabililor.

Ce este registrul de casa?

Registrul de casa este un document de inregistrare prin care atat persoanele fizice, cat si cele juridice, trebuie sa tina zilnic evidenta incasarilor si platilor realizate in casierie, prin numerar. Astfel se stabileste soldul de casa de la sfarsitul fiecarei zile. 

Servetse ca: 

- document de inregistrare operativ a incasrilor si plilor in numerar, efectuate prin casieria unitii, pe baza actelor justificative;

- document de stabilire, la sfaritul fiecrei zile, a soldului de cas;

- document de inregistrare in contabilitate a operaiunilor de cas.

Importanta in contabilitate

Acest document este important in contabilitate, fiindca in acest fel administratorii, dar si statul, pot vedea pla?ile si incasarile care au fost efectuate, in ordine cronologica.

Cadrul legal
 

Prin Ordinul 3512/2008 reglementeaza normele normele metodologice si specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, dar si prevederile referitoare la registrul de casa.

Componente principale

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

- denumirea unitatii; 

- denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
- numrul curent; numarul actului de casa; explicatii; incasari; plati, report/sold ziua precedent;
- semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil.

Cum se completeaza

Registrul de casa se completeaza atat la incasarea numerarului, dar si atunci cand se fac plati.

Se intocmeste in doua exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de catre persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de incasari si plati. 

La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaza. 

Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. 

Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operaiunilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate. 

Varianta electronica

Pentru completarea Registrului de casa poate fi folosita si o varianta electronica, prin utilizarea unor softuri contabile. 

Completarea Registrului se poate face, deci, prin urmatoarele metode:

-fisa zilnica, scrisa de mana;

-tipizate de registru, completata manual;

-utilizarea softurilor contabile.
 

Arhivare si pastrare

Registrul de casa se arhiveaza astfel:
-la casierie ( exemplarul 1);
-la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
 

Erori frecvente

Printre erorile frecvente care pot aparea in Registrul de casa se numara dublarea soldului. Mai jos va oferim o speta importanta cu privire la modalitatea prin care se poate corecta aceasta greseala.

La o societate SRL microintreprindere s-a constatat ca in anul 2021 luna noiembrie si decembrie cateva rapoarte Z s-au dublat in registrul de casa.

Cum se poate rectifica aceasta eroare din punctul de vedere al registrului de casa sau se poate rectifica aceasta si daca da, da cum?

Raspuns: 

Asemenea eroare nu ar fi trebuit sa fie descoperita acum, dupa cca.3 ani de la producerea ei.

La momentul respectiv, prin dublarea raporturilor Z in registrul de casa, soldul de casa ar fi fost mai mare decat soldul aflat in casieria societatii si se puteau face corectii mult mai usor.

Diferenta intre soldul evidentiat in registrul de casa (scriptic) si cel faptic trebuia sa fie descoperita la sfarsitul zilei respective sau cu ocazia inventarierii efectuata la fiecare sfarsit de an.

Potrivit punctului 29 alin.3 din Normele privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobate prin OMFP nr. 2861/2009:

(3) Disponibilitatile in lei si in valuta din casieria entitatii se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunilor de incasari si plati privind exercitiul respectiv, confruntandu-se soldurile din registrul de casa cu monetarul si cu cele din contabilitate.

Conform pct 46 din aceleasi Norme:

(3) ( )Pentru lipsuri, sustrageri si orice ale fapte care produc pagube ce constituie infractiuni, ordonatorul de credite este obligat sa sesizeze organele de urmarire penala in conditiile si la termenele stabilite de lege.

Prin urmare,
-orice entitate este obligata sa inventarieze disponibilitatile banesti aflate in casieria societatii, cel putin in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar;
-daca sunt identificate minusuri in casierie conducatorul entitatii trebuie sa ia masuri pentru identificarea persoanelor vinovate si recuperarea pagubei.

In acest moment, deoarece nu se mai poate identifica persoana vinovata pentru efectuarea acestei erori, printr-o decizie aprobata de catre administrator, reglati soldul de casa astfel:

Dpdv fiscal aceste sume de bani vor fi considerate venituri din alte surse pentru administrator, in baza art. 114 alin. (2) lit. i) din Codul Fiscal.
Art. 114 - Definirea veniturilor din alte surse
(1) Venituri din alte surse sunt orice venituri identificate ca fiind impozabile, care nu se incadreaza in categoriile prevazute la art. 61 lit. a) - h), altele decat veniturile neimpozabile in conformitate cu prezentul titlu.
(2) In aceasta categorie se includ, insa nu sunt limitate, urmatoarele venituri:
- suma platita unui participant la o persoana juridica, in folosul personal al acestuia, pentru bunurile sau serviciile achizitionate de la acesta, peste pretul pietei pentru astfel de bunuri ori servicii;( )

Conform art. 115 din Codul fiscal:
Impozitul pe venit se calculeaza prin retinere la sursa la momentul acordarii veniturilor de catre platitorii de venituri, prin aplicarea cotei de 10% asupra venitului brut pentru veniturile prevazute la art. 114 (...)
Impozitul calculat si retinut reprezinta impozit final. 

Impozitul astfel retinut se plateste la bugetul de stat pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care a fost retinut.

Dpdv contabil, recomand urmatoarele inregistrari contabile:
6588 = 446 impozit calculat prin suta marita
446 = 5121 plata impozitului
6588 = 5311 reglarea soldului de casa

In situatia in care, cu ocazia unor controale sunt constatate minusuri in numerarul din casierie, in functie de indiciile existente organele de control pot sa procedeze astfel:

-sa sanctioneze contraventional societatea, in baza prevederilor art.41 si 42 din Legea nr.82/1991 a contabilitatii;

Art. 41. - Constituie contraventie urmatoarele fapte:
(...)
2. nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, respectiv de institutiile cu atributii de reglementare in domeniul contabilitatii prevazute la art. 4 alin. (3), cu privire la:
(...)
d) efectuarea inventarierii;
3. prezentarea de situatii financiare care contin date eronate sau necorelate, inclusiv cu privire la identificarea persoanei raportoare;
(...)
Art. 42. - (1) Contraventiile prevazute la art. 41 se sanctioneaza cu amenda, dupa cum urmeaza:
(...)
e) cea prevazuta la pct. 3, cu amenda de la 200 lei la 1.000 lei;
f) cele prevazute la pct. 2 lit. d), pct. 4 si 5, cu amenda de la 400 lei la 5.000 lei;(...)

-sau mai grav, sa sesizeze organele de urmarire si cercetare penala daca sunt indicii de frauda, evaziune fiscala.

de Ion Mihai
Ion Mihai este profesionist in domeniul fiscal. Si-a inceput activitatea in presa in anul 2010 si a acoperit de-a lungul anilor subiecte precum contabilitate, legislatia muncii si sport. In prezent, scrie despre tot ceea ce inseamna pregatirea si depunerea declaratiilor fiscale, obligatiile fiscale care le revin angajatorilor si salariatilor, plata impozitelor si alte noutati legislative.