Cum se inregistreaza in contabilitate bonurile de combustibil

Tags: inregistrare in contabilitate, bonuri de combustibil

Am de inregistrat bonuri fiscale de combustibil cu CUI pe ele, dar persoana fizica nu este angajata la aceasta firma. Cum ii decontez si cum inregistrez? Multumesc!

Pentru inregistrarea in contabilitate a bonurilor de benzina este necesar sa fie avute in vedere urmatoarele aspecte:

- valoarea bonurilor fiscale sa nu fie mai mare de 100 euro (pentru valori mai mari de 100 euro vor fi solicitate facturi fiscale) si sa indeplineasca toate conditiile unei facturi simplificate, conform normelor prevazute de art. 319 alin.(10) lit. a), alin. (12) lit. a) si alin.(21) lit. a) e) din Legea 227/2015 privind Codul fiscal;
- daca societatea nu este platitoare de tva (cum inteleg din informatiile date) nu este obligatoriu sa fie mentionat pe bonul fiscal si codul de tva al cumparatorului; nu se urmareste indeplinirea conditiilor pentru dreptul de deducere al taxei pe valoare adaugata, reglementat prin normele metodologice date in aplicarea art. 299 din Codul fiscal, regasite la pct. 69 alin.(3) din HG 1/2016:
69.(3) Facturile emise in conditiile prevazute la art. 319 alin. (12), (13) si (21) din Codul fiscal constituie documente justificative in vederea deducerii taxei numai in situatia in care au inscris si codul de inregistrare in scopuri de TVA al beneficiarului. 
- desi nu sunt aplicabile conditiile referitoare strict la dreptul de deducere al tva, raman aplicabile si pentru societatea neplatitoare de taxa normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar contabile.

Prin urmare, pentru justificarea cheltuielilor, consider necesar sa fie completate datele referitoare la autoturismul utilizat in activitatea economica precum si scopul deplasarii, daca este posibil, direct pe bonul fiscal sau pe un formular de decont. Numai ca in situatia in care persoana fizica care a prezentat bonurile nu este salariata societatii, nu se poate intocmi un decont justificativ pe numele lui. Asadar, recomand intocmirea unui decont cu toate bonurile de combustibil utilizate, cu mentionarea distantelor parcurse si a scopului economic, pe numele altui salariat sau pe numele administratorului, considerand ca aceasta cheltuiala a fost aprobata de catre conducere. In baza acestui decont se poate face plata catre salariatul/administratorul societatii si documentul va fi anexat la registrul de casa, la data efectuarii platii.

Daca se opteaza pentru plata catre alt salariat/administrator a valorii inscrise pe bonurile fiscale decontate la nivel de microintreprindere, se vor efectua urmatoarele inregistrari in contabilitate:
6022 = 401
401 = 542

542 = 5311

In concluzie, bonurile fiscale de combustibil se pot inregistra in contabilitate fie pe baza unui decont justificativ intocmit pe numele altei persoane (salariat), fie direct prin registru de casa al societatii cu conditia ca sa se dovedeasca faptul ca autoturismul a fost utilizat si in scopuri economice, chiar daca nu in mod exclusiv.


Raspuns oferit in luna octombrie 2022 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.