Reprezentant fiscal TVA in Romania: cine poate fi desemnat, ce obligatii are si cum se intocmeste contractul de mandat

O societate din Uniunea Europeana care desfasoara activitate economica pe teritoriul Romaniei si are obligatia inregistrarii in scopuri de TVA poate opta sa isi indeplineasca aceasta obligatie prin desemnarea unui reprezentant fiscal, adica o firma din Romania care actioneaza in numele sau fata de autoritatile fiscale romane.

In acest articol vom analiza ce firme din Romania pot fi reprezentanti fiscali, care sunt obligatiile concrete ale reprezentantului si cum trebuie redactat contractul de mandat pe care ANAF il solicita la momentul desemnarii.

Ce trebuie sa stii pe scurt:

Orice firma din Romania care este inregistrata in regim normal de TVA poate fi reprezentant fiscal
Obligatiile reprezentantului fiscal sunt limitate strict la sfera TVA: evidenta fiscala, declaratii si, daca este mandatat expres, emitere si primire de facturi.
Contractul de mandat nu are un format impus de lege, dar trebuie sa acopere toate elementele esentiale ale relatiei dintre mandant si mandatar.

Cuprins

Cand se aplica reprezentarea fiscala Cine poate fi reprezentant fiscal: conditia legala Procedura de desemnare a reprezentantului fiscal Obligatiile si drepturile reprezentantului fiscal Contractul de mandat pentru reprezentare fiscala

Cand se aplica reprezentarea fiscala

Inainte de orice, trebuie clarificat un aspect esential: inregistrarea in scopuri de TVA prin reprezentant fiscal NU se aplica atunci cand persoana impozabila din afara Romaniei este stabilita in Romania printr-un sediu fix.

In aceasta situatie intervine obligatia inregistrarii directe conform art. 316 alin. (2) din Codul fiscal, care acopera situatii precum primirea sau prestarea de servicii de la/catre alt stat membru, livrari de bunuri taxabile, prestari de servicii taxabile sau achizitii intracomunitare de bunuri efectuate de la sediul fix din Romania.

Reprezentarea fiscala se aplica exclusiv persoanelor impozabile fara sediu fix in Romania, care desfasoara operatiuni taxabile cu drept de deducere pe teritoriul romanesc, conform art. 316 alin. (4) din Codul fiscal.

Cine poate fi reprezentant fiscal: conditia legala

Conform pct. 89 alin. (2) din Normele metodologice de aplicare a art. 316 alin. (7) din Codul fiscal, conditia pentru a putea fi desemnat reprezentant fiscal este unica si clara:

Pot fi desemnate ca reprezentanti fiscali orice persoane impozabile stabilite in Romania, inregistrate in scopuri de TVA conform art. 316 din Codul fiscal, adica in regim normal de TVA, nu in regim special.

Prin urmare, orice firma din Romania inregistrata in TVA normal poate fi reprezentant fiscal, fara alte conditii suplimentare de autorizare, certificare sau experienta specifica.

Cartea verde a contabilitatii 2026

Vreau acest produs →

Cartea Verde a Contabilitatii 2026

Vreau acest produs →

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2026

Vreau acest produs →

De retinut! Nu se admite decat un singur reprezentant fiscal pentru ansamblul operatiunilor desfasurate in Romania de persoana impozabila nestabilita. Nu pot coexista mai multi reprezentanti fiscali cu angajamente limitate pentru aceeasi persoana impozabila.

Procedura de desemnare a reprezentantului fiscal

Persoana impozabila nestabilita in Romania desemneaza reprezentantul fiscal printr-o cerere depusa la organul fiscal competent la care reprezentantul propus este inregistrat in scopuri de TVA.

Cererea trebuie insotita de:

declaratia de incepere a activitatii - continand data si natura activitatii ce urmeaza a fi desfasurata in Romania;
copie dupa actul de constituire in strainatate a persoanei impozabile nestabilite;
acceptul scris al persoanei propuse ca reprezentant fiscal - prin care aceasta se angajeaza sa indeplineasca obligatiile ce ii revin conform legii si precizeaza natura operatiunilor pentru care este mandatata;
contractul incheiat intre persoana nestabilita si reprezentantul fiscal propus - din care sa rezulte intinderea mandatului acordat.

Organul fiscal verifica indeplinirea conditiilor si comunica decizia luata - de aprobare sau de respingere cu motivare - in termen de cel mult 30 de zile de la data primirii cererii, atat persoanei impozabile nestabilite, cat si persoanei propuse ca reprezentant fiscal.

In cazul aprobarii, concomitent cu decizia se comunica si codul de inregistrare in scopuri de TVA atribuit persoanei impozabile nestabilite - cod care trebuie sa fie diferit de codul de TVA al reprezentantului fiscal pentru activitatea sa proprie.

Obligatiile si drepturile reprezentantului fiscal

Reprezentantul fiscal are exclusiv obligatii si drepturi din perspectiva TVA. Atributiile sale nu se extind asupra obligatiilor financiare, contabile sau de alta natura ale persoanei impozabile reprezentate.

1. Obligatii fiscale:

Intocmirea evidentei fiscale TVA: jurnal pentru cumparari si jurnal pentru vanzari;
Raportarea operatiunilor prin: Decontul de TVA cod 300; Declaratia informativa cod 394; Declaratia recapitulativa cod 390 VIES.

2. Drepturi fiscale:

Dreptul de deducere a TVA din facturile emise de furnizori/prestatori din Romania pe numele persoanei impozabile reprezentate, evidentiate in jurnalul pentru cumparari, dar numai pentru operatiunile taxabile si/sau scutite cu drept de deducere cu locul in Romania, conform art. 297 alin. (4) din Codul fiscal;
Dreptul de a solicita rambursarea TVA prin decontul de TVA, in numele persoanei impozabile reprezentate.

Controale fiscale pe TVA. Rambursare fiscala, documente justificative, exemple practice - Ghid practic pentru evitarea amenzilor ANAF. Click AICI>>

3. Emiterea si primirea de facturi:

Reprezentantul fiscal poate emite facturi pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii efectuate de persoana impozabila nestabilita in Romania, numai daca este imputernicit expres prin mandat.

Facturile emise de reprezentantul fiscal in calitate de mandatar trebuie sa contina, conform pct. 89 alin. (12) din Norme:

denumirea/numele furnizorului/prestatorului nestabilit in Romania care si-a desemnat un reprezentant fiscal;
denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA al reprezentantului fiscal.

De asemenea, reprezentantul fiscal poate primi facturi de la furnizori din Romania pentru achizitiile efectuate de persoana impozabila nestabilita - de exemplu, facturi pentru livrarea de ambalaje.
Aceste facturi trebuie sa contina atat datele beneficiarului nestabilit, cat si datele reprezentantului fiscal.

Important! Normele metodologice nu instituie obligatii privind moneda in care se fac decontarile sau privind modalitatea in care se realizeaza decontarile. Acestea pot fi efectuate direct intre persoana impozabila nestabilita si clientii/furnizorii sai, fara implicarea reprezentantului fiscal.

Contractul de mandat pentru reprezentare fiscala

Contractul de mandat pentru reprezentare fiscala nu are un format standard obligatoriu impus prin legislatia fiscala TVA. El se redacteaza ca orice alt contract civil de prestari servicii/mandat, incluzand clauze referitoare la drepturile si obligatiile ambelor parti.

Iata care este structura minima obligatorie a contractului:

1. Partile contractante:

Mandantul - persoana impozabila nestabilita in Romania, cu datele complete de identificare (denumire, sediu, numar de inregistrare in tara de origine, cod TVA din statul de origine);
Mandatarul - reprezentantul fiscal din Romania, cu datele de identificare (denumire, CUI, cod TVA romanesc, adresa sediu social).

2. Obiectul contractului: Reprezentarea fiscala exclusiv din perspectiva TVA, pentru operatiunile din sfera de aplicare a TVA cu locul in Romania, in limitele prevazute de legislatia fiscala romana.

3. Drepturile si obligatiile mandatarului (reprezentantului fiscal):

intocmirea evidentei fiscale TVA;
depunerea declaratiilor fiscale aferente (D300, D394, D390 VIES);
emiterea de facturi - daca este mandatat expres in acest sens;
primirea facturilor de la furnizorii din Romania;
exercitarea dreptului de deducere a TVA;
solicitarea de rambursare TVA, dupa caz.

4. Drepturile si obligatiile mandantului (persoanei impozabile nestabilite):

transmiterea tuturor informatiilor si documentelor necesare exercitarii mandatului;
achitarea onorariului convenit;
suportarea TVA datorate bugetului de stat roman;
notificarea reprezentantului fiscal cu privire la orice modificare relevanta.

5. Raspunderea partilor - cu precizarea ca reprezentantul fiscal raspunde fata de autoritatea fiscala romana pentru toate obligatiile TVA aferente operatiunilor pentru care a fost mandatat, pe toata durata mandatului.

6. Durata si incetarea contractului - data intrarii in vigoare, durata (determinata sau nedeterminata) si conditiile de incetare.

7. Rezilierea unilaterala sau bilaterala - conditiile si termenul de preaviz pentru rezilierea contractului, cu obligatia notificarii organului fiscal la incetarea mandatului.

Reprezentant fiscal TVA in Romania: cine poate fi desemnat, ce obligatii are si cum se intocmeste contractul de mandat

Cand se aplica reprezentarea fiscala

Cine poate fi reprezentant fiscal: conditia legala

Procedura de desemnare a reprezentantului fiscal

Obligatiile si drepturile reprezentantului fiscal

Contractul de mandat pentru reprezentare fiscala

Club Contabilitate