Obligatii privind transmiterea facturilor exclusiv prin sistemul RO e-Factura

Dorim sa stim care este riscul la care se expune compania noastra in cazul inregistrarii unei facturi emise de un furnizor de prestari servicii, factura avand data de emitere 30 iunie 2024 si data transmiterii in SPV 10 iulie 2024.

Cu ce data trebuie sa inregistram noi factura? In cazul in care inregistram aceasta factura cu data de 30 iunie 2024, putem deduce TVA?

Dar in situatia unei facturi emise la 31 iulie 2024 si transmisa de furnizor in SPV la data de 10 august, fiind astfel influentat si sitemul e-TVA?

O alte intrebare este legata de riscul la care se expune compania noastra in cazul transmiterii facturilor emise din sistemele noastre de facturare pe email, catre clienti, dupa ce ne asiguram ca facturile au fost corect transmise si in SPV, iar continutul prezentat in ambele facturi este identic. Exista o restrictie in privinta transmiterii facturilor pe email atata vreme cat ne indeplinim obligatiile legale de a transmite factura si in SPV?

Transmiterea facturilor exclusiv prin RO e-Factura - raspunsul specialistului:

1. Inregistrarea facturilor si deducerea TVA

Factura emisa la 30 iunie 2024 si transmisa in SPV la 10 iulie 2024:
Inregistrarea facturii: Conform art. 10 alin. (7) din OUG 120/2021, factura trebuia transmisa in RO e-Factura in termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii. Transmiterea facturii pe 10 iulie 2024 nu respecta termenul legal.

Deducerea TVA: Beneficiarul poate deduce TVA pentru facturile inregistrate in RO e-Factura, chiar daca furnizorul nu a respectat termenul de transmitere. Sanctiunea pentru nerespectarea termenului de transmitere revine furnizorului, nu beneficiarului.

Factura emisa la 31 iulie 2024 si transmisa in SPV la 10 august 2024:

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Dosarul Permanent al Clientului Model Editabil si Recomandari

Vezi AICI detalii

2. Transmiterea facturilor prin email

Conform art. 319 alin. (1indice 1) din Codul fiscal si prevederilor OUG 120/2021, in relatiile B2B intre persoane impozabile stabilite in Romania, facturile sunt considerate valide doar daca sunt transmise prin sistemul national RO e-Factura. Transmiterea facturilor prin alte canale, inclusiv email, contravine acestor prevederi legale si atrage sanctiuni directe.
 

3. Riscuri si sanctiuni

Sanctiuni pentru nerespectarea termenului: Conform art. 13 indice 2 alin. 1) lit. c) si alin. 3) din OUG 120/2021, nerespectarea termenului de transmitere a facturilor in SPV se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.

Transmiterea facturilor pe email:
Sanctiuni pentru netransmiterea facturilor in RO e-factura de catre furnizor sau primirea si inregistrarea facturii (parvenita prin alt canal decat RO e-Factura) de catre destinatar: Transmiterea facturilor pe email, in loc de utilizarea exclusiva a SPV, precum si inregistrarea acestor facturi de catre destinatar, contravine prevederilor legale si atrage sanctiuni. Conform art. 10 alin. (1) si art. 13 indice 2 lit. b) si c) din OUG 120/2021, transmiterea/inregistrarea facturilor prin alte canale decat SPV, este considerata contraventie si se sanctioneaza cu o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.

Concluzie

Data inregistrarii facturilor: Facturile trebuie transmise in sistemul RO e-Factura conform termenului de 5 zile calendaristice de la data emiterii lor, pentru a respecta prevederile legale. Deducerea TVA este permisa pentru facturile inregistrate in RO e-Factura, avand in vedere ca exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.

Transmiterea pe email. Conform Codului fiscal (art. 319 alin. 1 indice 1) si OUG 120/2021 (art. 10 alin. 1) facturile trebuie transmise exclusiv prin SPV pentru a fi considerate valide si pentru a evita sanctiunile. In relatia comerciala B2B, emitentul facturii electronice are obligatia de transmitere a acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
Prin urmare, transmiterea facturilor prin email, chiar daca acestea sunt deja transmise corect in SPV, nu doar ca nu are niciun sens practic, dar contravine si prevederilor legale.
Odata ce factura este transmisa prin sistemul RO e-Factura, aceasta este deja considerata valida si recunoscuta oficial. Transmiterea suplimentara prin email nu adauga nicio valoare adaugata, ci, dimpotriva, creeaza doar o redundanta inutila. Trimiterea facturilor prin email implica un efort suplimentar atat pentru expeditor, cat si pentru destinatar. Destinatarul va trebui sa gestioneze emailul (sa-l stearga), ceea ce poate duce la confuzie si munca administrativa suplimentara.

In plus, aceasta practica contravine Codului Fiscal si OUG 120/2021: Conform art. 319 alin. (1indice 1) din Codul fiscal si art. 10 alin. (1) din OUG 120/2021, facturile sunt considerate valide si acceptate fiscal doar daca sunt transmise prin sistemul national RO e-Factura.
Transmiterea facturilor prin alte canale decat RO e-Factura, inclusiv email, constituie o contraventie si este sanctionata cu o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii (art. 13 indice 2 alin. (1) lit. a) si b) din OUG 120/2021).

Riscul de sanctiuni pentru destinatar: Destinatarul este obligat sa ignore sau sa stearga emailul cu factura transmisa prin alte canale decat SPV. Inregistrarea sau pastrarea acestei facturi atrage sanctiuni. Pastrarea unei astfel de facturi, duce la complicatii administrative si riscuri suplimentare, afectand conformitatea.
Concluzie:Transmiterea facturilor prin email, chiar daca acestea sunt deja transmise corect in SPV, nu are sens practic si este contrara prevederilor legale. Inn plus, aceasta practica este un efort inutil pentru expeditor si destinatar si expune ambele parti la riscul de sanctiuni semnificative. Va recomand sa utilizati exclusiv sistemul RO e-Factura pentru transmiterea facturilor, asigurandu-va astfel ca respectati prevederile legale si evitati orice potentiale sanctiuni.
Dar, daca doriti sa continuati sa trimiteti colaboratorilor informatii prin email, folosind sistemul automatizat existent, daca aveti acceptul partenerilor in acest sens, va recomand sa modificati denumirea documentului trimis. In loc de "factura", utilizati termeni precum "informare de plata" sau "notificare de plata". Acest lucru va evita confuzia si va asigura conformitatea cu legislatia actuala.

Temei legal 

Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura
Art. 4. -(1) Structura facturii electronice respecta:
a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;
b) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si regulile operationale specifice aplicabile la nivel national;
c) continutul semantic asa cum este descris in standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate in CEN/TS 16931-2, in conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), si corelarea adecvata definita in subpartea aplicabila a CEN/TS 16931-3.
6) Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.
Art. 10. 
(1) In relatia comerciala B2B, intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 ( ) emitentul facturii electronice are obligatia de transmitere a acesteia catre destinatar utilizand sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, cu respectarea prevederilor art. 4 alin. (1). ( )
(7) Termenul-limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015 (...).

Art. 13 indice 2(1) Constituie contraventii, daca nu au fost savarsite in astfel de conditii incat sa fie considerate potrivit legii infractiuni, urmatoarele fapte:
a) nerespectarea de catre emitentul facturii - persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, a prevederilor art. 10 alin. (1);
b) primirea si inregistrarea de catre destinatarul - persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, a unei facturi emise de operatori economici stabiliti in Romania, in relatia B2B, fara respectarea prevederilor art. 10 alin. (1);
c) nerespectarea de catre emitentul facturii, persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, a prevederilor art. 10 alin. (7) pentru una sau mai multe facturi al caror termen-limita de transmitere in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura intervine in cursul unei luni calendaristice;".
( )
2) Contraventiile prevazute la alin. (1) lit. a) si b) se sanctioneaza, ( ) cu o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.
(3) Contraventiile prevazute la alin. (1) lit. c) si d) se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.
(...)
Codul fiscal
Art. 319. Facturarea
Art. 319. Facturarea (1) In intelesul prezentului titlu sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc conditiile stabilite in prezentul articol.
(1indice 1) Prin exceptie de la prevederile alin. (1), pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura ( ) .

(15) Pentru livrarile intracomunitare de bunuri efectuate in conditiile prevazute la art. 294 alin. (2), persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.
(16) Pentru alte operatiuni decat cele prevazute la alin. (15), persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa. De asemenea, persoana impozabila trebuie sa emita o factura pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.
Art. 280. - Faptul generator si exigibilitatea - definitii(1) Faptul generator reprezinta faptul prin care sunt realizate conditiile legale necesare pentru exigibilitatea taxei.
(2) Exigibilitatea taxei reprezinta data la care autoritatea fiscala devine indreptatita, in baza legii, sa solicite plata de catre persoanele obligate la plata taxei, chiar daca plata acestei taxe poate fi amanata.
(3) Exigibilitatea platii taxei reprezinta data la care o persoana are obligatia de a plati taxa la bugetul statului, conform prevederilor art. 326 alin. (1).
Art. 326. - Plata taxei la buget
(1) Orice persoana trebuie sa achite taxa de plata organelor fiscale pana la data la care are obligatia depunerii unuia dintre deconturile sau declaratiile prevazute la art. 323 si 324. 

Art. 323. - Decontul de taxa

(1) Persoanele inregistrate conform art. 316 trebuie sa depuna la organele fiscale competente, pentru fiecare perioada fiscala, un decont de taxa, pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care se incheie perioada fiscala respectiva.


Raspuns oferit in luna iulie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

de Ion Mihai
Ion Mihai este profesionist in domeniul fiscal. Si-a inceput activitatea in presa in anul 2010 si a acoperit de-a lungul anilor subiecte precum contabilitate, legislatia muncii si sport. In prezent, scrie despre tot ceea ce inseamna pregatirea si depunerea declaratiilor fiscale, obligatiile fiscale care le revin angajatorilor si salariatilor, plata impozitelor si alte noutati legislative.

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri