D300 in 2025. Cum sa refacturati cheltuielile si o MONOGRAFIE contabila utila

Ce trebuie sa stiti despre refacturarea cheltuielilor

In cazul refacturarii de cheltuieli veti respecta dispozitiile art. 286 alin (4) din Codul fiscal si norme de aplicare, pct. 30 alin. (5)-(6):

“5) Se considera ca are loc o refacturare de cheltuieli, in sensul alin. (4), atunci cand sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:
a) persoana impozabila urmareste doar recuperarea contravalorii unor achizitii de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele sau, dar in contul altei persoane;
b) persoana impozabila nu recupereaza mai mult decat cheltuiala efectuata.
(6) In masura in care persoana impozabila poate face dovada ca singurul scop este refacturarea de cheltuieli, fiind indeplinite conditiile prevazute la alin. (5), nu este obligata sa aiba inscrisa in obiectul de activitate realizarea livrarilor/prestarilor pe care le refactureaza. Spre deosebire de situatia prezentata la alin. (3), in cazul structurii de comisionar persoana impozabila are dreptul la deducerea taxei aferente achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, in conditiile legii, si are obligatia de a colecta taxa pe valoarea adaugata pentru operatiunile taxabile. Se considera ca la aplicarea structurii de comisionar exigibilitatea pentru operatiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de catre persoana care refactureaza cheltuieli efectuate pentru alte persoane, indiferent de natura operatiunilor refacturate. Pentru fiecare cheltuiala refacturata se va aplica regimul fiscal al operatiunii de refacturate, referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile livrarii/prestarii refacturate.”

Norme de aplicare + EXEMPLE UTILE

“5) In sensul art. 286 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, orice cheltuieli accesorii efectuate de persoana care realizeaza o livrare de bunuri sau o prestare de servicii se includ in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata, chiar daca fac obiectul unui contract separat. Exista o singura livrare/prestare in cazul in care unul sau mai multe elemente trebuie considerate ca reprezentand tranzactia principala, in timp ce unul sau mai multe elemente trebuie considerate cheltuieli accesorii care beneficiaza de tratamentul fiscal al tranzactiei principale referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile ca si livrarea/prestarea de care sunt legate. Furnizorul/prestatorul nu poate aplica structura de comisionar prevazuta la pct. 31 alin. (4) pentru a refactura cheltuieli accesorii si nici pentru a refactura cheltuieli cu impozite si taxe conform prevederilor alin. (4).

Exemplul nr. 1: Pentru prestarea unor servicii de consultanta, prestatorul stabileste cu beneficiarul sau ca acesta va suporta si cheltuielile cu deplasarile consultantilor, respectiv transport, cazare, diurna, alte cheltuieli. Toate aceste cheltuieli sunt accesorii serviciului principal, respectiv cel de consultanta si se includ in baza de impozitare a acestuia.

Diferente e-TVA Solutii la notificarile ANAF

Vezi AICI detalii

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

Agenda Fiscala a Contabilului 2025

Vezi AICI detalii

Exemplul nr. 2: O persoana impozabila inregistrata in scopuri de TVA incheie un contract pentru livrarea unor bunuri pe teritoriul Romaniei catre o alta persoana impozabila. Toate cheltuielile de transport, asigurare pe timpul transportului, incarcare-descarcare, manipulare sunt in sarcina furnizorului, dar se recupereaza de la client. Respectivele cheltuieli reprezinta cheltuieli accesorii livrarii de bunuri, care se includ in baza de impozitare a livrarii, beneficiind de tratamentul fiscal al tranzactiei principale. Refacturarea acestora nu reprezinta o refacturare de cheltuieli in sensul pct. 31.
(6) Cheltuielile cu transportul bunurilor livrate intracomunitar sau alte cheltuieli accesorii, cum sunt cele de asigurare sau de ambalare, se cuprind in baza impozabila a livrarii intracomunitare numai daca, potrivit prevederilor contractuale, acestea cad in sarcina vanzatorului.”

Prevederi de care mai trebuie sa tineti cont la refacturare

La refacturare se va tine cont si de prevederile pct. 31 alin. 4-6 din Normele metodologice potrivit carora se considera ca are loc o refacturare de cheltuieli prin aplicarea structurii de comisionar atunci cand sunt indeplinite cumulativ doua conditii:

• persoana impozabila urmareste doar recuperarea contravalorii unor achizitii de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele sau, dar in contul altei persoane si nu recupereaza mai mult decat cheltuiala efectuata.
• la refacturarea de cheltuieli nu este necesar ca societatea sa aiba inscrisa in obiectul de activitate realizarea livrarilor/prestarilor pe care le refactureaza. In cazul structurii de comisionar se deduce TVA aferenta achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, si se colecteaza TVA pentru operatiunile refacturate, daca acestea sunt taxabile.

“(4) In cazul refacturarii de cheltuieli, se aplica structura de comisionar conform prevederilor pct. 7 alin. (4) sau, dupa caz, ale pct. 8 alin. (3). Totusi, structura de comisionar nu se aplica in situatia in care se aplica prevederile pct. 30 alin. (4) si (5), respectiv daca sunt cheltuieli cu impozite si taxe sau sunt cheltuieli accesorii, care cad in sarcina furnizorului/prestatorului in legatura cu operatiunile pe care le-a realizat, fiind recuperate de la client.

Conditii pentru refacturarea cheltuielilor

(5) Se considera ca are loc o refacturare de cheltuieli, in sensul alin. (4), atunci cand sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:
 
a) persoana impozabila urmareste doar recuperarea contravalorii unor achizitii de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele sau, dar in contul altei persoane;
b) persoana impozabila nu recupereaza mai mult decat cheltuiala efectuata.

(6) In masura in care persoana impozabila poate face dovada ca singurul scop este refacturarea de cheltuieli, fiind indeplinite conditiile prevazute la alin. (5), nu este obligata sa aiba inscrisa in obiectul de activitate realizarea livrarilor/prestarilor pe care le refactureaza. Spre deosebire de situatia prezentata la alin. (3), in cazul structurii de comisionar persoana impozabila are dreptul la deducerea taxei aferente achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, in conditiile legii, si are obligatia de a colecta taxa pe valoarea adaugata pentru operatiunile taxabile. Se considera ca la aplicarea structurii de comisionar exigibilitatea pentru operatiunile refacturate intervine la data emiterii facturii de catre persoana care refactureaza cheltuieli efectuate pentru alte persoane, indiferent de natura operatiunilor refacturate. Pentru fiecare cheltuiala refacturata se va aplica regimul fiscal al operatiunii de refacturate, referitoare, printre altele, la locul livrarii/prestarii, cotele, scutirile livrarii/prestarii refacturate.”

Concluzie

In concluzie, conditiile pentru refacturare sunt:

Cheltuielile sa fie efectuate in numele propriu, dar in contul celeilalte societati: Refacturarea este posibila daca una dintre societati efectueaza cheltuielile pe numele sau, dar acestea sunt suportate in final de cealalta societate.

Sa nu existe adaos comercial: Refacturarea trebuie sa reprezinte doar recuperarea exacta a costurilor efectuate, fara a include profit.

Respectarea regimului fiscal al serviciilor refacturate: La refacturare, se va aplica acelasi regim fiscal ca cel aplicabil serviciilor originale.

Daca sunt respectate conditiile de mai sus, iar societatea dvs. nu urmareste decat recuperarea cheltuielilor, atunci veti putea emite o factura de decontare care sa respecte regimul TVA al facturii primite de la societatea de vulcanizare mobila, adica fara TVA.

Monografie contabila

Inregistrare factura primita de la vulcanizare:

461 = 401      
         
Refacturare costuri:

4111 =  461      

Ce se intampla dpdv al declaratiilor fiscale

Revin asupra intrebarii cu rugamintea de a ne transmite ce se intampla din punct de vedere al declaratiilor fiscale. Am refacturat serviciul cu 0% catre o alta societate care este inregistrata in scopuri de TVA in Romania si am si recuperat suma aferenta. A fost refacturata exact aceeasi suma, fara comisioane si am utilizat monografia indicata si anume: 461=401 si 4111=461 , cu aceasi valoare.
Cum si unde reflectam aceasta livrare in D394? Nu ne este permis sa punem la persoane inregistrate in scopuri de TVA o livrare cu cota tva 0%.
De asemenea, in D300 livrarea se inregistreaza la randul 14 sau la un alt rand? Apreciez un raspuns rapid pentru incadrarea in termenul de transmitere al declaratiilor pentru luna august.

Specialistul ne spune ca in D394 se declara doar operatiunile taxabile, astfel nu veti declara factura fara TVA in D394. In D300, in opinia mea, veti trece suma respectiva la rd. 15. La rd. 14, operatiuni scutite cu drept de deducere se trec cele prevazute la art. 292 1 si 294-296 din Codul fiscal.