Documentele justificative in contabilitate. Ce trebuie sa cuprinda si cum se corecteaza

de Ion Mihai la 08 Iun. 2023

Contabilitatea este o activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute din activitatea firmelor.

Iar orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ. 

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum
si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Ce trebuie sa cuprinde documentele justificative in contabilitate?

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale: 

-denumirea documentului; 

-denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul; 

-numarul documentului si data intocmirii acestuia; 
 

Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii este cea mai buna sursa de solutii pentru problemele fiscal-contabile generate de schimbarile legislative intrate in vigoare!O regasiti AICI>>
 

-mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economicofinanciare (cand este cazul);

-continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia; 

-datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz; 

-numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare. 

In cuprinsul oricarui document emis de catre o entitate trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia in domeniu, respectiv forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social, dupa caz. 

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare. 

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate. 

Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderou de achizitie/carnet de comercializare, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective. 

Carnetul de comercializare a produselor din sectorul agricol este reglementat de Legea nr. 145/2014 pentru stabilirea unor masuri de reglementare a pietei produselor din sectorul agricol. in cazul in care documentele se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi inregistrate in contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii civile, incheiate in acest scop, precum si documentul prin care se face dovada platii (dispozitie de plata/incasare, chitanta, ordin de plata, dupa caz). 

In conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, denumita in continuare legea contabilitatii, contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala. 

Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens. 

Prin valuta se intelege alta moneda decat moneda nationala. Documentele financiar-contabile pot fi intocmite si intr-o alta limba si alta moneda, daca acest fapt este prevazut expres printr-un act normativ
 

Cum se corecteaza documentele justificative in contabilitate?

In documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee,si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta. 

Cartea Verde a Contabilitatii este cea mai buna sursa de solutii pentru problemele fiscal-contabile generate de schimbarile legislative intrate in vigoare!O regasiti AICI>>
 

Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii. 

In cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documentepentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv. 

La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare- primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului. 

In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora. 

Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a entitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea entitatii. 

In cazul in care prelucrarea documentelor financiarcontabile se face de catre terti (persoane fizice sau juridice), in relatiile dintre terti si entitatile beneficiare este necesar ca, pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor in contabilitate, sa se respecte urmatoarele reguli: 

-documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre entitatile beneficiare, acestea raspunzand de realitatea datelor inscrise in documentele respective; 

-documentele contabile, intocmite de terti pe baza documentelor justificative, trebuie predate entitatilor beneficiare, impreuna cu documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile incheiate, tertii raspunzand de corectitudinea prelucrarii datelor.

Cartea Verde a Contabilitatii este cea mai buna sursa de solutii pentru problemele fiscal-contabile generate de schimbarile legislative intrate in vigoare!O regasiti AICI>>

de Ion Mihai
Ion Mihai este profesionist in domeniul fiscal. Si-a inceput activitatea in presa in anul 2010 si a acoperit de-a lungul anilor subiecte precum contabilitate, legislatia muncii si sport. In prezent, scrie despre tot ceea ce inseamna pregatirea si depunerea declaratiilor fiscale, obligatiile fiscale care le revin angajatorilor si salariatilor, plata impozitelor si alte noutati legislative.