Firmele NU trebuie sa acorde diurna angajatilor daca masa si cazarea sunt suportate de clienti

Tags: diurna, acordare diurna

Avem situatii in care muncitorii firmei noastre se deplaseaza la clienti pentru montaj echipamente pentru una sau mai multe zile. In cazul in care, conform contract, clientul nostru suporta masa si cazarea angajatilor (valoarea acestora nefiind specificata in contract), mai acordam diurna? Care sunt obligatiile firmei noastre, fata de angajat, si ce documente justificative ar trebui sa detinem, in acest caz?

Va voi prezenta mai intai procedura generala de acordare a diurnei.

Diurna se acorda numai in cazul deplasarilor efectuate de un salariat in exercitarea atributiilor de serviciu prevazute in fisa postului. Pentru a beneficia de diurna pe durata deplasarii, salariatul trebuie sa fie delegat.

Dpdv fiscal, conform art. 76 alin. (4) lit. h) din Codul fiscal, indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati, potrivit legii, pe perioada delegarii/detasarii, dupa caz, in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, nu sunt venituri impozabile, in urmatoarele limite:

(a) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice;
(b) strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna prin hotarare a Guvernului pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

In ceea ce priveste contributiile sociale, art. 139 alin. (1) lit. j) din Codul fiscal prevede ca intra in baza de calcul al contributiilor de asigurari sociale indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati, potrivit legii, pe perioada delegarii/detasarii, dupa caz, in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil de 2,5 ori.

Prin urmare, salariatul are dreptul la diurna neimpozabila in limita a 2,5 ori nivelul stabilit pentru institutiile publice in perioada in care locul muncii prevazut in contractul individual de munca este modificat prin detasare/delegare.

Daca salariatului i se acorda diurna, acesta nu va beneficia de decontarea cheltuielilor efectuate cu masa si nu i se vor acorda tichete de masa pentru perioada aferenta. Sumele primite ca diurna, nu trebuie justificate cu documente, numai cele acordate pentru cazare, transport, alte cheltuieli.

Dpdv procedural, acordarea diurnei se face astfel:
- se ridica mai intai un avans spre decontare care are ca scop efectuarea diverselor cheltuieli ocazionate de deplasare;
- titularul de avans este obligat ca, in termenele stabilite pentru justificarea avansului, sa intocmeasca si sa depuna, la compartimentul financiar-contabil al societatii, decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii, care se considera data justificarii avansului;
- la primirea decontului de cheltuieli, compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont(factura de cazare, bonuri transport, s.a), concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare.

Documentele justificative pentru acordarea diurnei sunt Ordinul de deplasare (delegatie) si Decontul de cheltuieli care arata efectuarea deplasarii in interes de serviciu si durata acesteia, atat pentru deplasarile interne cat si pentru deplasarile externe.
Ordinul de deplasare si decontul de cheltuieli sunt reglementate prin OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

Astfel ordinul de deplasare se intocmeste de catre persoana care care a mers in deplasare, iar termenul de intocmire se stabileste prin procedurile interne atat timp cat nu este unul reglementat de lege. Se semneaza de catre persoane indreptatite: titular, departament financiar contabil pentru verificare si corectitudine si de persoana care aproba decontul.

Pentru acordarea diurnei nu trebuie intocmite alte documente justificative. Valoarea acesteia se mentioneaza doar pe decontul de deplasare.

Pentru deplasarile in Romania, diurna zilnica netaxabila acordata angajatilor este de:
20 lei x 2,5 = 50 lei/zi

O persoana aflata in delegare sau detasare are dreptul la diurna zilnica daca se deplaseaza intr-o localitate situata la o distanta cuprinsa intre 5 si 50 km sau peste 50 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca. Diurna zilnica neimpozabila se acorda numai daca durata deplasarii in alta localitate este mai mare de 12 ore, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de deplasare in interesul desfasurarii activitatii.

Monografia contabila
542 = 5311/5314/5121/5124

Cheltuielile efectuate de angajat:
625 = 542 diurna, fara documente justificative
625 = 542/401 factura de cazare

In concluzie:
-diurna se acorda numai salariatilor cu ocazia deplasarilor in interesul serviciului;
-daca masa si cazarea sunt suportate de client, nu trebuie sa achitati angajatilor, sume reprezentand diurne;
-pentru a fi in regula, se poate incheia un act aditional la contractul respectiv in care sa se prevada suportarea acestor cheltuieli de catre client, deoarece si clientul ar trebui sa justifice aceste sume pe care le suporta drept cazare si masa.


Raspuns oferit in luna noiembrie 2022 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.