Cheltuieli de cazare si diurna pentru administrator si imputernicit. Cum deducem?

Tags: cheltuieli cazare, diurna, administrator, imputernicit, nerezidenti, contracte

Pentru o persoana juridica romana (S.R.L.), cu administrator, prin actul constitutiv, nerezident, administratorul vine la sediul firmei si la punctele de lucru de aproximativ doua ori pe luna. Societatea achita cheltuielile de cazare ale administratorului care aduce factura pentru cazare.

Firma are si un administrator roman, imputernicit prin procura notariala cu aproximativ aceleasi competente (mai putin angajarea si demiterea personalului). Administratorul doreste ca administratorul imputernicit sa efectueze, cel putin la doua luni, o deplasare externa (tara este membra UE), pentru diverse actiuni (sa participe la negocieri, sa participe la semnarea unor contracte cu furnizorii, pentru a vedea cum se procedeaza etc.).

Vom vedea daca in aceasta situatie se pot deconta diurna si cazare.

In conformitate cu prevederile art. 21 alin. 2 lit. e din Codul fiscal si pct. 27 din Normele metodologice de aplicare, sunt deductibile la calculul profitului impozabil cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru administratori si salariati, calitatea de administrator rezultand din actul constitutiv al societatii sau din contractul de administrare/mandat.

Prin urmare, cheltuielile de cazare ale administratorului sunt deductibile, cata vreme deplasarea se efectueaza in interesul societatii. In cazul imputernicitului (impropriu considerat administrator, in conditiile in care aceasta calitate nu-i este conferita prin actul constitutiv al societatii sau in temeiul unui contract de administrare) cheltuielile de cazare (plus diurna) sunt deductibile numai in situatia in care persoana respectiva este si salariatul societatii.

Altminteri, chiar daca imputernicitul desfasoara activitati similare administratorului, in interesul activitatii societatii, cheltuielile nu respecta conditia de deductibilitate stabilita de prevederile legale anterior amintite.

In plus, in cazul diurnei, depasirea limitei de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru personalul din institutii publice reprezinta venit asimilat salariilor in conformitate cu prevederile art. 55 alin. 2 lit. i din Codul fiscal.

Daca imputernicitul isi desfasoara activitatea in baza unei remuneratii stabilita prin procura sau prin orice alt mod, suportarea cheltuielilor de cazare si diurna poate conduce la reconsiderarea activitatii ca fiind de natura dependenta potrivit art. 7 alin. 1 pct. 2.1 lit. c din Codul fiscal.

Independent de tratamentul fiscal, cheltuielile de cazare si diurna se pot "deconta" (plati) persoanelor respective in temeiul prevederilor din actul constitutiv sau din contractul incheiat de societate cu imputernicitul cu atributii de administrare.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro