Diurna in 2025. Conditii de acordare si impozitare a diurnei externe + EXEMPLU de calcul

Diurna externa poate ridica dificultati pentru firme in ceea ce priveste acordarea, incadrarea contabil-fiscala si impozitarea corecta, mai ales cand sunt implicate persoane cu dublu rol, precum administratorul-salariat. Respectarea plafoanelor legale si justificarea cheltuielilor sunt esentiale pentru deductibilitatea acestora si evitarea recalificarii sumelor ca venituri impozabile. In cazul deplasarilor in strainatate, cunoasterea reglementarilor specifice devine cruciala pentru o gestiune corecta si conforma a diurnei.

Avem acest caz. Societate in domeniul constructiilor (Cod CAEN 4120), administratorul este unicul asociat in societate si angajat, doreste sa faca o deplasare in China la o expozitie din domeniul constructiilor.

Daca deplasarea se face in scopul desfasurarii activitatii economice, administratorul societatii desemnat in Actul constitutiv care este si unic asociat dar si angajat in cadrul societatii are dreptul la diurna? In situatia in care se deconteaza o valoare mai mare catre administratorul angajat cu CIM, cheltuiala respectiva reprezinta cheltuiala nedeductibila pentru societate, iar pentru administratorul (salariat) va reprezenta venit impozabil si se impoziteaza la calculul salariului? (Impozit, CAS, CASS, CAM?)

Cuprins

Incadrare cheltuieli cu diurna Plafon aplicat pentru diurna Conditii de acordare si neimpozitare a diurnei externe Calcul diurna externa Justificare cheltuieli Declararea diurnei in D112

Incadrare cheltuieli cu diurna

Din punct de vedere al incadrarii cheltuielilor, conform prevederilor de la art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice.
La pct. 13 lit. b) din Normele metodologice, se arata ca in aplicarea prevederilor art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, sunt cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, fara a se limita la acestea, urmatoarele:
“b) cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate si pentru alte persoane fizice in conditiile in care cheltuielile respective sunt efectuate in legatura cu lucrari executate sau servicii prestate de acestea in scopul desfasurarii activitatii economice a contribuabilului;”
Prin urmare, cheltuielile cu transportul si cazarea, sunt cheltuieli deductibile, pentru administrator, avand in vedere ca sunt efectuate in scopul desfasurarii activitatii.

Plafon aplicat pentru diurna

Cu privire la diurna, potrivit art. 76 alin. (2) lit. m) din Codul fiscal, Regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor:

“k) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008 privind organizarea timpului de munca al persoanelor care efectueaza activitati mobile de transport rutier, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:

(i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat;

(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza distinct pentru fiecare luna in parte, prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile corespunzator fiecarei luni din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate.

m) indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare primite pe perioada deplasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul desfasurarii activitatii, astfel cum este prevazut in raportul juridic, de catre administratorii stabiliti potrivit actului constitutiv, contractului de administrare/mandat, de catre directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat potrivit legii, de catre membrii directoratului de la societatile administrate in sistem dualist si ai consiliului de supraveghere, potrivit legii, precum si de catre manageri, in baza contractului de management prevazut de lege, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Examen Consultant Fiscal 2025

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

(i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic;

(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic.

Plafonul aferent valorii a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic se calculeaza prin raportarea celor 3 remuneratii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile din perioada deplasarii;.”

Asadar plafonul se stabileste fie ca limita de 3 salarii exista in cazul salariatilor, fie ca limita de 3 remuneratii in cazul administratorilor care sunt remunerati in baza unui contract de mandat sau a actului constitutiv.

Pentru deplasarile in strainatate potrivit HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, diurna stabilita pentru deplasarea personalului institutiilor publice in China este de 38 USD/zi. Plafonul de 2,5 ori nivelul pentru institutii publice este 95 UDS/zi.

Conditii de acordare si neimpozitare a diurnei externe

Potrivit prevederilor art. 7^1 din HG.518/1995, perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit, avandu-se in vedere:

a) momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, de si pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei;
b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.

Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.

Calcul diurna externa

Pentru determinarea diurnei neimpozabile se efectueaza doua calcule.

Dupa ce se efectueaza cele doua calcule se compara cele doua rezultate, iar rezultatul mai mic reprezinta diurna zilnica neimpozabila.

Cele doua calcule sunt:

1) 2,5 ori nivelul stabilit pentru institutii publice;
2) salariul de baza brut x 3 salarii /nr de zile lucratoare din luna deplasarii.

Rezultatul mai mic reprezinta diurna neimpozabila.

Sa presupunem ca un angajat are un salariu de baza de 5.555 lei.

Angajatul administrator pleaca intr-o deplasare in China unde diurna este de 38 USD pe zi.

Pasul 1: Calculul pe baza diurnei stabilite prin HG 518/1995:

2,5 × 38 USD/zi = 95 USD/zi × 4.3 lei/USD = 408,5 lei/zi

Pasul 2: Calculul bazat pe salariului de baza

Numarul de zile lucratoare din luna: 20 zile lucratoare

(5.555 lei × 3):20 zile lucratoare = 833,25 lei/zi

Compararea rezultatelor pentru a determina diurna maxima neimpozabila:

Dintre cele doua rezultate calculate, suma cea mai mica este cea care stabileste diurna maxima neimpozabila pe zi. Astfel, suma mai mica este 408,5 lei/zi, care devine diurna maxima neimpozabila zilnica.

Asadar, pentru a determina diurna neimpozabila, se incepe cu valoarea impusa de H.G. 518/1995 si se compara cu valoarea a trei salarii raportate la numarul de zile lucratoare din luna respectiva. Suma cea mai mica dintre cele doua calcule va reprezenta diurna maxima neimpozabila pe zi, care va fi inmultita cu numarul de zile calendaristice ale delegatiei pentru a obtine totalul diurnei neimpozabile pentru intreaga perioada a delegatiei.

Diurna care depaseste plafonul maxim este avantaj in natura si se impoziteaza ca si un salariu, fiind inclusa pe statul de plata.

Justificare cheltuieli

Asadar, administratorul poate beneficia de diurna neimpozabila in perioada in care se deplaseaza in strainatate in interesul societatii din Romania si indeplineste acte de administrare a acestei societati. Deplasarea in interesul societatii din Romania trebuie sa fie justificata cu documente.

Pentru justificarea cheltuillor se va intocmi ordinul de deplasare , la cere se vor atasa documentele (facturi, bonuri etc).
Cheltuielile efectuate cu ocazia deplasarilor in strainatate se justifica si se deconteaza in baza documentului "Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5)"

Pentru deplasarile in strainatate se intocmeste Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe), cod 14-5-5 prevazut in Ordinul 2.634/2015 care serveste ca:
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia;
- document justificativ de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.

Declararea diurnei in D112

In D112 se declara la 8.4.6:
8.4.6. Prestatii suplimentare primite de salariati in baza clauzei de mobilitate neimpozabile, conform art. 76 alin. (4) lit. h) din Codul fiscal:
“h) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, in limita plafonului neimpozabil stabilit la alin. (2) lit. k), precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare;”

Explicatii oferite in 2025 de specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.