Decontarea transportului la si de la locul de munca. 5 intrebari si raspunsuri utile

Tags: decontare transport, transport la locul de munca, transport de la locul de munca

Dorim sa decontam transportul angajatilor la/de la locul de munca, astfel cum este prevazut in Regulamentul intern al societatii.

Avem mai multe nelamuriri: 

1. Pentru angajatii care vin la munca cu masina personala, putem sa decontam doar partial aceste cheltuieli? Adica sa stablim ca din cele 20 de zile in care angajatul a fost la munca intr-o luna, sa ii decontam cheltuielile de transport doar pentru 5 zile?

2. Este obligatoriu sa incheiem contract de comodat pentru masinile cu care vin angajatii la lucru? 3. Trebuie intocmite foi de parcurs si in situatia in care se intocmeste decont lunar?

4. Daca intocmim decont de cheltuieli in care trecem nr.de kilometri x consum mediu al masinii/100km x pret/l combustibil, trebuie atasat si bon fiscal de valoare egala cu valoarea decontului (nu prea este posibil acest lucru!)?

5. Din punctul de vedere al impozitului pe profit, aceste cheltuieli se incadreaza in categoria cheltuielilor sociale deductibile limitat (5%)? Multumim.

Decontarea transportului la si de la locul de munca – raspunsul specialistului: 

 

In cazul de fata o atentie deosebita trebuie acordata justificarii sumelor folosite pentru transport. Aceasta documentare se va face de catre salariat, prin prezentarea in mod obligatoriu a situatiei comsumului de combustibil asa cum reiese din foaia de parcurs, completata cu numarul de kilometri parcursi intre casa si locul de munca si numarul de zile in care a folosit masina personala.

Calculul cheltuielilor va fi realizat potrivit formulei numar de kilometri x consum mediu al vehiculului/ 100 km x pret/litru combustibil.

Asa cum ati precizat, daca societatea suporta cheltuielile cu transportul salariatilor la si de la locul de munca, al carui cuantum este demonstrat cu documente, acest serviciu nu reprezinta avantaj in natura pentru salariat.

Este vorba despre un venit neimpozabil pentru salariat si nu se suporta contributii sociale cu conditia ca decontarea acestor servicii de transport sa fie mentionate in contractul individual de munca sau in regulamentul intern, dupa caz. In acest sens trebuie sa se mentioneze care este modalitatea de decontare a transportului (mentionand efectiv modul de realizare al transportului, in cazul de fata, cu auto propriu apartinand salariatului).

Baza legala a netaxarii cu impozit si contributii sociale:

Art. 76 alin. (4) lit. a) si art. 142 lit. b) din Codul Fiscal, ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, cat si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca.

Conform prevederilor pct. 68 alin. (3) din normele de aplicare ale art. 298 "Limitari speciale ale dreptului de deducere" alin. (1) din Codul fiscal: In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile.

Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord. Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii, si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Doar in astfel de situatii consumul de combustibil utilizat pentru alimentarea autoturismului proprietate a salariatului se considera a fi efectuat in scopul activitatii economice, caz in care se exercita, integral, dreptul de deducere al sumei TVA deductibile.

Aceasta distanta trebuie sa fie egala in fiecare zi, conform unei rute prestabilite de la domiciliu la locul de munca si invers, fara a fi diferita de la o zi la alta. In acest caz, nu mai este necesara intocmirea foii de parcurs pentru numarul de km efectuati zilnic.

Transportul la si de la locul de munca al angajatilor in alte conditii decat cele mentionate la alin. (3), este considerat uz personal al vehiculului. Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal.

Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta. Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs.

Prin limitarea la 50% a dreptului de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de aceste vehicule, se intelege limitarea deducerii taxei care ar fi deductibila in conditiile prevazute la art. 297 si la art. 299 - 301 din Codul fiscal.

Pentru salariatii care se deplaseaza la locul de munca cu masina personala, societatea angajatoare trebuie sa intocmeasca un contract de comodat pentru folosirea autoturismului in scopuri legate de munca.

In concluzie, firma poate deduce 50% din costurile aferente intretinerii si utilizarii autoturismului (combustibil, reparatii, asigurare etc.) deoarece este utilizata de salariati si in scop personal.

In cazul firmei dvs. platitoare de impozit pe profit, cheltuielile sunt deductibile in limita de 5% aplicata valorii cheltuielilor cu salariile (cheltuiala sociala).

Revenire: Din raspunsul dvoastra nu inteleg daca putem deconta partial aceste cheltuieli, de exemplu daca angajatul vine la lucru 20 de zile cu masina personala, noi sa ii decontam doar 5 zile de transport, folosind formula: nr. de kilometri x consum mediu al masinii/100km x pret/l combustibil. Va rog sa imi raspundeti la aceasta intrebare.

Raspunsul specialistului:

Decontarea transportului salariatilor la si de la locul de munca trebuie sa fie prevazuta in contractul individual sau in regulamentul intern pentru a nu reprezenta avantaj de natura salariala.

 

Puteti deconta partial aceste cheltuieli, daca angajatul vine la lucru 20 de zile cu masina personala, sa ii decontati doar 5 zile de transport, folosind formula: nr. de kilometri x consum mediu al masinii/100km x pret/l combustibil.

 

Acest mod de calcul sa il aveti prevazut intr-un act aditional la contractul de munca.

 

Prin urmare, decontarea cheltuielilor cu combustibilul nu intra in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale si nu se inregistreaza in statul de plata, daca sunt prevazute in contractul de munca sau in regulamentul intern.Daca nu sunt prevazute de contractul de munca, se poate incheia un act aditional la contractul individual de munca.
 

Daca decontarea cheltuielii nu este prevazuta in contractul de munca sau desi este prevazut de contractul de munca se acorda astfel decat prevederile din contract, acesta va intra in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale.

 

Pentru aceasta situatie salariatii trebuie sa intocmeasca un decont de cheltuieli din care sa rezulte numarul de km parcursi de acasa la locul de munca precum si numarul de zile in care s-au deplasat la locul de munca. La decontul de cheltuieli se anexeaza bonul de combustibil, dar si o declaratie pe propria raspundere a salariatului privind resedinta.