Decontare transport angajati. Acte necesare si cum se inregistreaza in contabilitate

Decontare transport cu autoturism de serviciu

Firma trebuie sa intocmeasca lunar o foaie de parcurs pentru fiecare masina, in care se evidentiaza ca acestea sunt utilizate doar in scopuri de serviciu, inclusiv transportul de la domiciliu la locul de munca si invers.

Costurile cu carburantul pentru aceste masini, incluzand alimentarile cu cardul de carburant furnizat de firma, le veti inregistra pe contul 6022 si se va deduce TVA-ul aferent. Astfel, toate costurile asociate cu masinile de serviciu sunt 100% deductibile.

Astfel, o atentie deosebita trebuie acordata justificarii sumelor folosite pentru transport.

Daca societatea suporta cheltuielile cu transportul salariatilor la si de la locul de munca, al carui cuantum este demonstrat cu documente, acest serviciu nu reprezinta avantaj in natura pentru salariat.

Este vorba despre un venit neimpozabil pentru salariat si nu se suporta contributii sociale cu conditia ca decontarea acestor servicii de transport sa fie mentionate in contractul individual de munca sau in regulamentul intern, dupa caz.

Baza legala a netaxarii cu impozit si contributii sociale:

Art. 76 alin. (4) lit. a) Cod fiscal
- ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Asadar, in cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile.

Justificarea "dificultatilor evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate" poate implica prezentarea argumentelor concrete care demonstreaza ca utilizarea altor mijloace de transport este problematica sau impractica din diverse motive.

Aceasta justificare poate varia in functie de circumstantele specifice ale fiecarui caz, dar iata cateva exemple de argumente pe care le-ar putea include:

1. Lipsa mijloacelor de transport in comun: Daca optiunile de transport public sau alte mijloace de transport in comun nu sunt disponibile sau sunt limitate, salariatul poate face dovada ca nu are alternative viabile.
2. Decalajul orar al mijloacelor de transport in comun: Daca programul de lucru nu corespunde cu orarele disponibile ale mijloacelor de transport in comun, salariatul poate sa argumenteze ca utilizarea acestora ar impune dificultati semnificative in respectarea programului sau de lucru.
3. Distante mari sau inaccesibilitate: Daca locul de munca este situat la o distanta mare sau intr-o zona in care accesul cu mijloace de transport in comun este dificil, acest lucru poate fi prezentat ca o justificare pentru utilizarea autoturismului personal.
4. Necesitatea transportului eficient: Anumite profesii sau activitati pot impune necesitatea transportului rapid si eficient, ceea ce poate face utilizarea autoturismului personal o optiune mai potrivita decat alte mijloace de transport.
5. Conditii meteorologice nefavorabile: Daca salariatul locuieste intr-o zona in care conditiile meteorologice pot afecta semnificativ utilizarea altor mijloace de transport, acest aspect poate constitui o justificare valida.

In functie de context, documentatia ar putea fi sub forma unui referat sau studiu care sa evidentieze circumstantele specifice si argumentele relevante, recomandandu-se aprobarea acestuia printr-o decizie sau transpunerea sub forma de reglementare interna.

Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, conform articolului 298 alineat (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal. 

Deducere cheltuieli cu transportul cand vehiculul este utilizat si in scop personal

Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta.

Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs prevazute la alineatul (2). Prin limitarea la 50% a dreptului de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de aceste vehicule, se intelege limitarea deducerii taxei care ar fi deductibila in conditiile prevazute la articolul 297 si la articolele 299 - 301 din Codul fiscal.

Ca urmare, in situatia in care aceste vehicule sunt utilizate doar in scopul activitatii economice, demonstrata prin intermediul foii de parcurs si faptul ca au fost utilizate doar in scopul indeplinirii sarcinilor de serviciu si doar pentru transportul personalului la/de la locul de munca la/de la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord, se poate acorda dreptul de deducere a TVA in proportie de 100%, respectiv a cheltuielilor prin prisma impozitului pe profit."

In situatia in care autovehiculul este utilizat, chiar si ocazional, in scop personal, se considera ca nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice.

Va trebui sa demonstrati faptul ca autovehiculul/autovehiculele nu sunt utilizate si in folos personal prin:

• Foaie de parcurs sau jurnal de deplasare: Salariatul trebuie sa tina o foaie de parcurs in care sa inregistreze detaliat scopul fiecarei deplasari, inclusiv locul, data, scopul si numarul de kilometri parcursi. Aceste documente pot servi drept dovada ca autoturismul este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice.
• Politica interna a companiei: Compania trebuie sa aiba o politica interna clara si bine definita referitoare la utilizarea autoturismului in scopuri personale, prevazuta in Regulamentul intern. Prin respectarea si aplicarea acestei politici, se poate face dovada ca angajatul este constient de restrictiile privind utilizarea personala si ca acestea sunt strict respectate.
• GPS si tehnologie de monitorizare: Daca autoturismul este echipat cu sisteme de urmarire GPS sau alte tehnologii de monitorizare, aceste date pot fi folosite pentru a evidentia rutele si destinatiile care sunt in concordanta cu activitatea profesionala. Totusi, este important sa se respecte regulile privind protectia datelor personale in utilizarea acestor tehnologii.
• Acord/contract de utilizare exclusiva: In cazul in care angajatul are un autoturism pus la dispozitie de catre angajator, un contract scris poate specifica ca utilizarea acestuia este permisa doar in scopul activitatii economice si nu in scop personal. Acest contract poate include elemente precum:
• Scopul utilizarii: Specificarea clara ca autoturismul este destinat exclusiv utilizarii in cadrul activitatii economice a companiei, interzicand orice alta utilizare in scop personal.
• Rutele autorizate: Descrierea detaliata a rutelor sau destinatiilor autorizate pentru utilizare, legate de activitatea profesionala.
• Limitari privind uzul personal: Stabilirea unor limite clare privind utilizarea autoturismului in scopuri personale, inclusiv interdictii privind folosirea pentru vacante personale, cumparaturi personale sau alte activitati nelegate de activitatea profesionala.
• Audit intern: O verificare interna a utilizarii autoturismului poate fi efectuata pentru a asigura conformitatea cu politicile si regulile stabilite.

In caz contrar se poate considera ca autovehiculul este utilizat si pentru uz personal caz in care sunt incidente prevederile art. 25 alin. (3) din Codul fiscal care prevede ca:

Urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:
“l) 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului.

Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situatiile in care vehiculele respective se inscriu in oricare dintre urmatoarele categorii:
1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;
2. vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii;
3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru inchirierea catre alte persoane sau pentru instruire de catre scolile de soferi;
5. vehiculele utilizate ca marfuri in scop comercial.

Cheltuielile care intra sub incidenta acestor prevederi nu includ cheltuielile privind amortizarea.
in cazul cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate reprezentand diferente de curs valutar inregistrate ca urmare a derularii unui contract de leasing, limita de 50% se aplica asupra diferentei nefavorabile dintre veniturile din diferente de curs valutar/veniturile financiare aferente creantelor si datoriilor cu decontare in functie de cursul unei valute, rezultate din evaluarea sau decontarea acestora si cheltuielile din diferente de curs valutar/cheltuielile financiare aferente;”

Precum si art. 298 - Limitari speciale ale dreptului de deducere alin.1 Prin exceptie de la prevederile art. 297 se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile, in cazul in care vehiculele nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.

Similar, aceleasi aspecte legislative se aplica si atunci cand autovehiculele sunt achizitionate in leasing pentru a fi puse la dispozitia noilor angajati.
 

Decontare carburant in cazul transportului cu autoturismul personal al salariatului

Pentru angajator, aceste cheltuieli intra in categoria altor cheltuielili cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului ,astfel cum sunt acestea descrise la art. 25 alin. (3) lit. b) punctul 4 din Codul fiscal.

In acest sens, trebuie sa se mentioneze care este modalitatea de decontare a transportului (mentionand efectiv modul de realizare al transportului, in cazul de fata, cu auto propriu apartinand salariatului).

Decontarea transportului salariatillor cu auto propriu reprezinta, asa cum am prezentat la pct. 1, venit neimpozabil pentru salariat conform art. 76 alin. (4) lit. a) si nu intra in baza de calcul a CAS si CASS.

La fel ca si la pct. 1, din punct de vedere al TVA se aplica prevederile art. 298 din Codul fiscal, respectiv pct. 68 alin. (3) din Normele metodologice.

Conform prevederilor pct. 68 alin. (3): In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile.

Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord. Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii, si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Agenda Fiscala a Contabilului 2025

Vezi AICI detalii

Aceasta distanta trebuie sa fie egala in fiecare zi, conform unei rute prestabilite de la domiciliu la locul de munca si invers, fara a fi diferita de la o zi la alta. In acest caz, nu mai este necesara intocmirea foii de parcurs pentru numarul de km efectuati zilnic.

Pentru salariatii care se deplaseaza la locul de munca cu masina personala, societatea angajatoare trebuie sa intocmeasca un contract de comodat pentru folosirea autoturismului in scopuri legate de munca.

Este de asemenea necesar pentru aceasta bonul fiscal, o decizie a conducatorului unitatii care sa stabileasca conditiile in care se acorda salariatilor aceste sume, precum si cuantumul sumelor decontate, sa existe in Contractul individual de munca sau intr-un act aditional aceasta prevedere.

Salariatii trebuie sa justifice aceste cheltuieli fie prin intocmirea unor foi de parcurs sau a unui decont lunar al salariatului din care sa rezulte numarul de kilometri parcursi de acasa la locul de munca, precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca.
In baza acestor documente se poate stabili suma care se va deconta pentru transport (nr. de kilometri x consum mediu al autovehiculului/100 x pret /l de combustibil).

Mare atentie! Daca NU se deconteaza efectiv costul transportului, ci se va acorda o suma pe kilometru sau o suma fixa sub forma de indemnizatie (fara a fi necesara justificarea acesteia de catre angajat), aceasta suma NU poate fi considerata contravaloare transport la si de la locul de munca si astfel va intra in baza de calcul a impozitului pe venit si se vor calcula si contributii sociale obligatorii, ca si in cazul unui salariu.

Suma TVA deductibila inscrisa in bonurile fiscale prezentate de catre salariat poate fi dedusa, in anumite conditii, numai daca:

• se poate face dovada ca autoturismele proprietate personala a salariatilor pentru care se efectueaza decontarea contravalorii combustibilului consumat sunt in folosinta angajatorului, de exemplu, in baza unui contract de comodat. In acest caz, sunt aplicabile prevederile pct. 68 alin. (2) si alin. (3) din normele de aplicare ale art. 298. Exercitarea dreptului de deducere se efectueaza in limita a 50% deoarece se considera ca autoturismul respectiv este utilizat si in scop personal, daca nu se intocmeste foaia de parcurs. Totusi, exercitarea integrala a dreptului de deducere TVA se efectueaza in situatia in care se poate demonstra ca exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile, aspect prevazut prin norme la pct. 68 alin. (3)

Doar in acest caz se considera ca autoturismul respectiv utilizat in baza contractului de comodat este utilizat, exclusiv, de catre angajator in scopul desfasurarii activitatii economice.

Deci, deducerea TVA poate fi efectuata numai daca se poate justifica faptul ca decontarea se efectueaza pentru " vehicule utilizate de angajator", fara a se efectua pentru vehicule utilizate de angajat.
Justificarea se poate efectua prin existenta unui contract de comodat incheiat intre proprietar (persoana fizica = angajat) si utilizator (persoana juridica = angajator).

• bonurile fiscale emise pentru alimentarea cu combustibili indeplinesc conditiile unei facturi simplificate, in sensul ca, in fiecare bon fiscal este inscris, cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal, codul de inregistrare in scopuri de TVA al societatii conform prevederilor pct. 69 alin. (6) din normele de aplicare ale art. 299 din Codul fiscal:

"(6) Pentru achizitiile de bunuri si servicii pe baza de bonuri fiscale emise in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, deducerea taxei poate fi justificata cu bonurile fiscale care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate, in conformitate cu prevederile art. 319 alin. (12), (13) si (21) din Codul fiscal, daca furnizorul/prestatorul a mentionat pe bonul fiscal cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal codul de inregistrare in scopuri de TVA al beneficiarului. Prevederile acestui alineat se completeaza cu cele ale pct. 67. "

In lipsa unui cod de TVA inscris pe bonul fiscal, valoarea bonurilor respective nu:

• se inregistreaza in evidenta contabila drept cheltuieli cu combustibilul;
• se evidentiaza in jurnalul pentru cumparari;
• se raporteaza prin decontul de TVA cod 300 si declaratia informativa cod 394.

De asemenea, in aceasta situatie, nu se intocmeste foaia de parcurs de catre salariat deoarece nu se poate justifica consumul de combustibil la numarul de km parcursi in scopul deplasarii la si de la locul de munca.

In situatia in care angajatul prezinta un bon lunar de combustibil in care este inscris codul de TVA al angajatorului, valoarea acestuia poate fi decontata direct proportional cu nurmarul de km. parcursi, numai daca:

• acel vehicul se considera utilizat de catre angajator prin preluarea acestuia in comodat;
• salariatul prezinta o foaie de parcurs in care inscrie numarul de km. parcursi pentru deplasarea la si de la serviciu.

Bonurile de combustibil cu deducere 50% sau 100%, se creeaza analitice pentru partea nedeductibila si deductibila.

Monografie contabila decontare transport angajati

Daca se justifica transportul asa cum am aratat mai sus:
624 = 5121/5311

Daca NU se justifica transportul asa cum am aratat mai sus:
- recunoasterea pe venituri a avantajului acordat:
4282 = 7588

- inregistrarea cheltuielilor cu salariile cuvenite salariatului:
641 = 421

- retinerea contributiilor sociale obligatorii si a impozitului pe salarii (pentru salariu avantaj):
421 = %
4315
4316
444

- inregistrarea contributiei asiguratorie pentru munca datorata de societate:
646 = 436

- decontarea avantajului suportat de societate:
421 = 4282

In concluzie:
Decontarea transportului la si de la locul de munca trebuie sa fie stipulata in Contractul de munca sau in Regulamentul intern; in absenta acestora, toate cheltuielile vor fi considerate avantaje de natura salariala.

In cazul utilizarii vehiculelor personale, justificarea cheltuielilor se realizeaza prin intocmirea foilor de parcurs/decont lunar, insotite de documente (bon fiscal), in limita sumelor prevazute pentru decontare, asa cum sunt stabilite in Contractul de munca sau Regulamentul intern (nr. de kilometri x consumul mediu al autovehiculului/100 x pretul/litru de combustibil).

In situatia in care se aplica limitarea de 50% pentru TVA si la cheltuielile deductibile in calculul impozitului pe profit, nu este necesara intocmirea foilor de parcurs. In caz contrar, aceasta devine obligatorie.