Lista COMPLETA a documentelor obligatorii pentru achizitiile si vanzarile intracomunitare

Achizitiile si vanzarile intracomunitare reprezinta operatiuni frecvente pentru tot mai multe companii din Romania, insa si unele dintre cele mai atent verificate de autoritatile fiscale. Lipsa unui singur document justificativ poate conduce la refuzul aplicarii scutirii de TVA, ajustari fiscale, obligatii suplimentare de plata si chiar sanctiuni. De aceea, este esential ca atat departamentele financiar-contabile, cat si administratorii societatilor sa cunoasca exact ce documente trebuie intocmite, pastrate si prezentate in cazul unui control fiscal.

In acest articol prezentam lista completa a documentelor obligatorii pentru achizitiile si livrarile intracomunitare de bunuri, precum si rolul fiecarui document in justificarea tratamentului fiscal aplicat.

Cuprins

Documentele justificative necesare pentru achizitiile intracomunitare Documentele contabile obligatorii pentru vanzarile intracomunitare

Documentele justificative necesare pentru achizitiile intracomunitare

Achizitia intracomunitara reprezinta cumpararea de bunuri dintr-un alt stat membru al Uniunii Europene, cu transportul acestora in Romania. Pentru justificarea operatiunii si respectarea obligatiilor fiscale si contabile, societatea trebuie sa detina o serie de documente esentiale.

Decizie privind inscrierea in Registrul Operatorilor Intracomunitari

Pentru obtinerea deciziei, se depun la organul fiscal teritorial, anterior efectuarii operatiunii:

formularul 095, „Cerere de inregistrare in Registrul Operatorilor Intracomunitari” insotita de urmatoarele documente:
certificatele de cazier judiciar eliberate de autoritatile competente din Romania ale administratorilor, in cazul societatilor pe actiuni, inclusiv al celor in comandita pe actiuni;
certificatele de cazier judiciar eliberate de autoritatile competente din Romania ale administratorilor si ale asociatilor care detin minimum 5% din capitalul social al societatii, in cazul celorlalte forme de societati comerciale;
certificatul constatator emis de oficiul registrului comertului din care sa rezulte repartizarea capitalului social intre asociati, valabil la data depunerii cererii.

Contractul de vanzare sau comanda

Acest document constituie baza juridica a tranzactiei, stabilind:

partile implicate in tranzactie;
bunurile achizitionate;
pretul si conditiile comerciale;
modalitatea de transport;
conditiile de livrare (Incoterms).

Factura externa sau dupa caz, autofactura

Aceste documente atesta transferul riscurilor si beneficiilor aferente bunurilor achizitionate.

Factura trebuie sa cuprinda toate elementele de identificare a furnizorului, precum si a bunurilor achizitionate, cantitatile livrate.

In situatia in care livrarea este efectuata numai pe baza de aviz de insotire a marfii, pana pe data de 15 a lunii urmatoare celei in care a avut loc livrarea, societatea care efectueaza achizitia, daca nu exista factura primita din partea furnizorului, trebuie sa emita o autofactura pentru bunurile achizitionate, cu cantitatile receptionate si preturile stabilite prin contract sau comanda.

In cazul in care transportul este efectuat de catre o societate contractata de catre furnizor, contravaloarea acestuia se inscrie de regula distinct in factura.

Acesta nu reprezinta un document justificativ dar asigura respectarea cerintelor legale pentru efectuarea de operatiuni intracomunitare.

Factura de transport

Aceasta este necesara in situatia in care beneficarul contracteaza societatea care presteaza serviciul de transport

Alte documente care atesta transportul

Transportul marfurilor trebuie justificat prin documente specifice, precum:

Scrisoarea de trasura (CMR);
AWB (pentru transport aerian);
alte documente emise de transportator.

Aceste documente confirma deplasarea efectiva a bunurilor intre statele membre.

Documentele ce atesta receptia si intrarea in gestiune a marfurilor

La sosirea bunurilor in Romania trebuie intocmite documentele interne care confirma receptia marfurilor:

Avizul de insotire a marfurilor emis de furnizor
Nota de receptie si constatare diferente
Fisa de magazie

Declaratia recapitulativa privind livrarile/achizitiile/prestarile intracomunitare − 390

D390 se depune pana pe data de 25 a lunii urmatoare celei in care a avut loc achizitia intracomunitara.

Declaratia nu reprezinta un document justificativ, ci este dovada indeplinirii cerintelor de raportare specifice achizitiilor intracomunitare.

Afla TOATE Formularele obligatorii pentru Departamentul de Contabilitate - Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta! Click AICI>>

Documentele contabile obligatorii pentru vanzarile intracomunitare

Livrarea intracomunitara reprezinta o livrare de bunuri, care sunt expediate sau transportate dintr-un stat membru in alt stat membru de catre furnizor sau de persoana catre care se efectueaza livrarea ori de alta persoana in contul acestora.

Livrarea intracomunitara de bunuri reprezinta o operatiune scutita de TVA daca livrarea este efectuata catre o persoana care ii comunica furnizorului un cod valabil de inregistrare in scopuri de TVA,

Pentru a beneficia de scutirea de TVA prevazuta este necesara dovada realizarii unei livrari intracomunitare.

Documentele justificative de intocmit sunt:

factura in care sa fie mentionat codul de inregistrare in scopuri de TVA atribuit cumparatorului in alt stat membru;
documentul care atesta ca bunurile au fost transportate din Romania in alt stat membru;
contractul/comanda de vanzare/cumparare;
documentele de asigurare.

Documentul de transport este Scrisoarea de trasura

Scrisoarea de trasura se intocmeste in 3 exemplare, toate avand aceeasi valoare. Toate exemplarele sunt semnate de catre expeditor si de transportator.

Exemplarele scrisorii de trasura circula astfel:

primul exemplar revine expeditorului,
al doilea exemplar insoteste marfa pe toata durata transportului,
al treilea exemplar revine transportatorului.

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vreau acest produs →

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2026

Vreau acest produs →

Examen Consultant Fiscal 2026

Vreau acest produs →

Informatiile obligatorii ale unei scrisori de trasura sunt urmatoarele:

locul si data intocmirii sale;
numele si adresa expeditorului;
numele si adresa transportatorului;
locul si data primirii marfii si locul prevazut pentru eliberarea acesteia;
numele si adresa destinatarului;
denumirea curenta a naturii marfii si felul ambalajului, iar pentru marfurile periculoase, denumirea lor general recunoscuta;
numarul coletelor, marcajele speciale si numerele lor;
greutatea bruta sau cantitatea astfel exprimata a marfii;
cheltuielile aferente transportului (pret de transport, cheltuieli accesorii, taxe de vama si alte cheltuieli survenite de la incheierea contractului si pana la eliberare);
instructiunile necesare pentru formalitatile de vama si altele.

Proba contractului de transport de face prin Scrisoarea de trasura.

Aceasta face dovada conditiilor contractului si a primirii marfii de catre transportator.

Lista COMPLETA a documentelor obligatorii pentru achizitiile si vanzarile intracomunitare

Documentele justificative necesare pentru achizitiile intracomunitare

Decizie privind inscrierea in Registrul Operatorilor Intracomunitari

Contractul de vanzare sau comanda

Factura externa sau dupa caz, autofactura

Factura de transport

Alte documente care atesta transportul

Documentele ce atesta receptia si intrarea in gestiune a marfurilor La sosirea bunurilor in Romania trebuie intocmite documentele interne care confirma receptia marfurilor:

Declaratia recapitulativa privind livrarile/achizitiile/prestarile intracomunitare − 390

Documentele contabile obligatorii pentru vanzarile intracomunitare

Documentul de transport este Scrisoarea de trasura

Club Contabilitate

Documentele ce atesta receptia si intrarea in gestiune a marfurilor

La sosirea bunurilor in Romania trebuie intocmite documentele interne care confirma receptia marfurilor: