Drumul scurt de la documentul debit-note la preturile de transfer

Tags: debit note

De cele mai multe ori, un astfel de document este utilizat in cadrul relatiilor de afaceri derulate intre firma mama si firmele fiice. Este un document justificativ ce nu poate fi ...

De cele mai multe ori, un astfel de document este utilizat in cadrul relatiilor de afaceri derulate intre firma „mama“ si firmele „fiice“. Este un document justificativ ce nu poate fi neglijat in situatia in care cuprinde toate informatiile necesare identificarii unei operatiuni economice realizate sau in curs de realizare, caz in care poate fi considerat
valabil emis.
Documentul „debit-note“ trebuie acceptat ca document justificativ de catre organele de inspectie fiscala chiar daca nu este reglementat in mod expres prin legislatia fiscala si contabila din Romania, respectiv Codul fiscal si O.M.E.F. nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile. Obligatia recunoasterii acestui document
drept un document inlocuitor al facturii rezulta din prevederile articolului 155 alin. (11) din Codul fiscal care extinde acceptarea unor astfel de documente, in egala masura cu mesajele pe suport hartie sau mesajele in forma electronica: „Romania va accepta documentele sau mesajele pe suport hartie ori in forma electronica drept facturi, daca
acestea indeplinesc conditiile prevazute de prezentul articol“.
Prin Legea nr. 135 din 15 mai 2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica la art. 3 lit. e), mesajul electronic este definit drept un document in forma electronica care contine date de identificare privind expeditorul, destinatarul, precum si momentul de timp la care acesta a fost expediat, realizat in scopul transmiterii la distanta a unei
informatii prin mijloace electronice.
Tradus in limba romana, documentul se numeste „nota de debit“, dar se foloseste foarte rar intre parteneri stabiliti pe teritoriul Romaniei. In practica, documentul „debit-note“ se utilizeaza intre parteneri stabiliti in Romania si parteneri stabiliti in state membre sau state terte. Documentul are rol de factura pentru orice alte operatiuni economice decat livrarile de bunuri si prestarile de servicii efectuate in perioada curenta.
De regula, astfel de documente se emit pentru facturarea urmatoarelor tipuri de operatiuni economice efectuate cu caracter intamplator:
■ recuperarea periodica de costuri administrare efectuate de firma „mama“ in favoarea „fiicelor“ sale;
■ facturarea diferentelor de pret privind livrarile de bunuri si prestarile de servicii efectuate intr-o perioada anterioara;
■ recunoasterea unor defecte de calitate sau lipsuri cantitative ce trebuie recuperate de catre cumparator de la furnizor;

■ diverse alte regularizari.
Totusi, consider ca un astfel de document poate tine loc de factura astfel incat sa poata fi utilizat pentru inregistrarea cheltuielilor transferate de societatea-mama, dar numai cu conditia ca acesta sa poata fi considerat un document justificativ de inregistrare in evidenta contabila.
Drept argument aduc prevederile art. 21 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal, conform caruia sunt considerate nedeductibile la determinarea profitului impozabil cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se dovedeasca efectuarea operatiunii.
Documentul „debit-note“ poate fi considerat document justificativ care se ia in considerare pentru deducerea cheltuielilor la momentul efectuarii calculelor pentru determinarea profitului impozabil numai in situatia in care indeplineste urmatoarele conditii enumerate in O.M.E.F. nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile
870 din 23 decembrie 2008:
■ denumirea, numarul si data documentului;
■ denumirea si sediul firmei care intocmeste documentul;
■ mentionarea partilor participante la tranzactie;
■ continutul operatiunii economico-financiare si baza legala a efectuarii acesteia;
■ datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
■ alte informatii pentru identificarea operatiunii economice efectuate.
Pentru o firma stabilita in Romania, operatiunile consemnate in documentul „debit-note“ se impoziteaza prin aplicarea regimului de taxare inversa si inregistrarea contabila 4426 = 4427. Operatiunea poate fi o prestare de servicii, una din cele enumerate la art. 133 alin. (2) lit. g) numerotate de la 1 la 14, pentru care locul prestarii este locul unde este stabilit clientul sau poate fi o diferenta de pret aferenta unei operatiuni de achizitie intracomunitara de bunuri.
Deci, d.p.d.v. al TVA, astfel de documente primite de la partenerii externi nu creeaza probleme.
In conditiile in care sumele inscrise in aceste documente sunt intr-adevar aferente activitatii desfa surate de firma din Romania si documentul „debit-note“ aferent unei prestari de servicii indeplineste calitatea de document justificativ, cheltuiala aferenta poate fi con siderata deductibila la determinarea profitului impozabil. Totusi, trebuie avut in vedere faptul ca toate costurile refacturate de societatea-mama pot fi considerate tranzactii efectuate cu persoane afiliate, caz in care aceste decontari in cadrul grupului pot fi consi
derate operatiuni care cad sub incidenta preturilor de transfer. Este obligatorie prezentarea in original a documentelor justificative cu ocazia inspectiei fiscale care poate solicita prezentarea acestora traduse in limba romana cu certificarea traducatorilor autorizati, asa cum se prevede la art. 8 din Codul de procedura fiscala, reglementat prin O.G. nr. 92/2003.
In astfel de situatii, exista posibilitatea ca organele de inspectie fiscala sa va solicite intocmirea si prezentarea unui dosar al preturilor de transfer asa cum este reglementat prin O.M.E.F. nr. 222 din 8 februarie 2008 privind continutul dosarului preturilor de transfer. Numai dupa prezentarea si analizarea unui astfel de dosar, echipa de inspectie fiscala decide daca respectivele cheltuieli sunt deductibile sau nedeductibile la determinarea profitului impozabil.
Pe scurt, un astfel de dosar cuprinde:
■ urmatoarele informatii despre grup:
➔structura organizatorica a grupului d.p.d.v. legal si operational;
➔descrierea generala a activitatii de grup;
➔strategia de afaceri si schimbarile intervenite anual;
➔descrierea si implementarea aplicarii metodologiei preturilor de transfer in cadrul grupului;
➔prezentarea generala a tranzactiilor intre persoane afiliate, din Uniunea Europeana cu privire la:
– modul de tranzactionare;
– modul de facturare;
– contravaloarea tranzactiilor;
➔descrierea generala a functiilor si riscurilor asumate de persoanele afiliate;
➔prezentarea detinatorilor de active necorporale, din cadrul grupului (patent, nume, know-how etc.) si redeventele platite sau primite;
➔prezentarea acordurilor de pret in avans incheiate de catre firma dvs. cu A.N.A.F. sau incheiate de catre alte firme din cadrul grupului;
■ urmatoarele informatii despre firma dvs.:
➔prezentarea detaliata a tranzactiilor efectuate cu persoanele afiliate referitoare la:
– modul de tranzactionare;
– modul de facturare;
– contravaloarea tranzactiilor;
➔prezentarea analizei comparative cu privire la:
– caracteristicile bunurilor sau serviciilor;
– analiza functionala (functii, riscuri, mijloace fixe utilizate etc.);
– termenii contractuali;
– circumstantele economice;
– strategii de afaceri specifice;
– informatii cu privire la tranzactii comparabile externe sau interne;
➔prezentarea persoanelor afiliate si a sediilor permanente ale acestora implicate in aceste tranzactii sau intelegeri;
➔descrierea metodei de calcul al preturilor de transfer si argumentarea criteriilor de selectie a acesteia;
➔descrierea altor conditii considerate ca fiind relevante pentru contribuabil.

Articol preluat din Revista Romana de TVA nr. 2/ februarie 2009.
Drepturile de proprietate intelectuala asupra continutului acestui articol apartin Editurii Rentrop & Straton. Articolul poate fi preluat in limita a 500 de caractere, cu conditia sa fie insotit de textul: "Sursa: Portalul infotva.ro" si link catre www.infotva.ro . In caz contrar, vom actiona conform legilor privind protectia drepturilor de proprietate intelectuala.