Decontarea combustibilului, in cazul autoturismelor personale ale salariatilor

Societatea a incheiat contracte de comodat cu angajatii care se deplaseaza cu autoturismul personal. Angajatul aduce bonul exact pe valoarea care urmeaza a-i fi decontata, avand trecut pe el CUI-ul firmei. Societatea inregistreaza bonul fiscal deductibil integral, atat cheltuiala, cat si TVA-ul. Intrebarea care apare este daca e corect ca bonul fiscal sa fie inregistrat in contabilitate deductibil 100%.

In primul rand, trebuie retinut faptul ca un consum de 7,5% l combustibil este utilizat ca baza de calcul doar in cazul decontarii cheltuielilor de deplasare a salariatilor cu  autoturismul personal in cazul delegarii si detasarii in alta localitate, fara a se lua in considerare in cazul deplasarii la si de la locul de munca. In acest sens, aduc drept argument  prevederile  H.G. nr. 1860 din 21 decembrie 2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului, art. 16 "Deplasarea cu autoturismul proprietate personala se poate face numai cu aprobarea prealabila a ordonatorului de credite, atat pentru posesorul autoturismului, cat si pentru persoanele din cadrul aceleiasi autoritati sau institutii publice care se deplaseaza impreuna cu acesta. In acest caz, posesorul autoturismului va primi contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 km parcursi pe distanta cea mai scurta."    

 

Deci, consumul de 7,5 l/100 km. nu este un element de calcul al consumului de combustibil si in cazul deplasarii la si de la locul de munca al salariatului, daca locul de munca se afla in aceeasi localitate cu sediul social al angajatorului.

In al doilea rand, trebuie retinut faptul ca  decontarea contravalorii combustibilului de la si la locul de munca nu prezinta consecinte fiscale negative doar in urmatoarele situatii posibile: 

• exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, de exemplu, lipsa mijloacelor de transport in comun. Astfel, trebuie sa analizati daca acest criteriu este aplicabil fiecarui angajat;

• decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile.

 

In acest sens, aduc drept argument prevederile pct. 68 alin. (3) din normele de aplicare ale  art. 298 "Limitari speciale ale dreptului de deducere" alin. (1) din Codul fiscal "In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile. Reprezinta vehicule utilizate de angajator pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la locul de munca, precum si de la locul de munca la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord. Prin angajati se intelege salariatii, administratorii societatilor, directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii, si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care persoana impozabila suporta drepturile legale cuvenite acestora".

 

Doar in astfel de situatii consumul de combustibil utilizat pentru alimentarea autoturismului proprietate a salariatului  se considera a fi efectuat in scopul activitatii economice, caz in care se exercita, integral, dreptul de deducere al sumei TVA deductibile. In acest caz, consumul se deconteaza in functie de distanta dus-intors la si de la locul de munca si consumul specific fiecarui autoturism care poate fi mai mare sau mai mic de 7,5 l/100 km. Aceasta distanta trebuie sa fie egala in fiecare zi, conform unei  rute prestabilite de la domiciliu la locul de munca si invers, fara a fi diferita de la o zi la alta. In acest caz, nu mai este necesara intocmirea foii de parcurs pentru numarul de km efectuati zilnic. 

Daca utilizarea autoturismului nu se incadreaza in niciuna din cele doua situatii admise pentru deducerea integrala a sumei TVA, dar si a cheltuielilor cu combustibilului, exercitarea acestui drept se  limiteaza cu 50% deoarece se considera ca utilizarea autoturismului pus la dispozitie de catre angajat angajatorului este utilizat si in scop personal. In acest caz, nu se mai este necesara intocmirea foii de parcurs. In acest sens, aduc drept argument prevederile alin. (4) pct. 68 din normele de aplicare ale art. art. 298 "Limitari speciale ale dreptului de deducere" "Utilizarea unui vehicul in folosul propriu de catre angajatii unei persoane impozabile ori pentru a fi pus la dispozitie in vederea utilizarii in mod gratuit altor persoane, pentru alte scopuri decat desfasurarea activitatii sale economice, este denumita in continuare uz personal. Transportul la si de la locul de munca al angajatilor in alte conditii decat cele mentionate la alin. (3), este considerat uz personal al vehiculului. Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal. Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta. Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs prevazute la alin. (2). Prin limitarea la 50% a dreptului de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de aceste vehicule, se intelege limitarea deducerii taxei care ar fi deductibila in conditiile prevazute la art. 297 si la art. 299 - 301 din Codul fiscal."

 

Consider ca prezentarea de catre salariat a unui bon fiscal in care sa fie inscrisa suma exacta care urmeaza a fi decontata nu dovedeste realitatea consumului efectiv de combustibil deja consumat, nicidecum al combustibilului care urmeaza a fi consumat. In acest caz, este suficienta prezentarea unui bon fiscal sau a unor bonuri fiscale in care sa se regaseasca diverse alimentari de combustibil, decontarea urmand a fi efectuata in limita consumului efectuat intr-o luna calendaristica, calculat pentru  aceiasi ruta prestabilita prin contractul de comodat (distanta dus - intors de la domiciliu la locul de munca), in functie de consumul specific al autoturismului salariatului inscris in cartea tehnica a autoturismului. Decontarea se efectueaza la pretul de vanzare al combustibilului inscris in fiecare bon prezentat spre decontare, in functie de numarul de kilometri stabiliti pe ruta fixa, fara ca numarul de km si consumul/km sa fie diferit de la o luna la alta. Astfel, de la o luna la alta doar pretul de decontare al cheltuielilor cu combustibilul poate fi diferit.   

In concluzie, deducerea 100% a cheltuielilor si a sumei TVA deductibile aferente combustibilului se efectueaza numai in cele doua situatii prezentate (dificultati evidente, program diferit de lucru fata de orarul mijloacelor de transport in comun), in caz contrar, deducerea se limiteaza la 50%.

Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton.

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!