Decontarea transportului pentru salariati: aspecte contabile si fiscale in gestionarea cheltuielilor de transport

de Redactia Infotva la 19 Iul. 2023

Firma noastra, o firma de transport marfa, are sediul social in localitatea Sannicoara, judetul Cluj si are puncte de lucru in Ilfov si Giurgiu, pe autostrada, la km.17 si km. 23. Atat la locatia din Sannicoara, dar mai ales pentru cele 2 puncte de lucru, se lucreaza in schimburi (la depozite), si exista greutati in a ajunge la serviciu la orele de program, cu mijloace de transport in comun. Astfel ca firma a decis sa suporte costurile cu transportul angajatilor de acasa la locul de munca. A facut o decizie interna in acest sens si a mentionat pe contractele de munca ale oamenilor acest lucru.

Exista insa mai multe modalitati de decontare: 

1. Exista un autocar (mic) cu care se transporta o parte din angajati din Cluj in Sannicoara. Exista contract cu o firma de transport in acest sens, care factureaza lunar in functie de numarul de zile lucratoare de transport. Noi inregistram factura respectiva pe contul 624, cheltuiala deductibila, si deducem TVA-ul.

2. Exista persoane care au masini de serviciu, pe care le folosesc doar pentru transportul de acasa la birou, si pentru alte deplasari in interes de serviciu. Pentru aceste masini se intocmeste lunar foaie de parcurs de unde reiese ca s-a folosit doar in scopurile mai sus mentionate (inclusiv transportul de acasa la locul de munca si invers). Cei care folosesc autoturismul au primit de la firma carduri de carburant cu care alimenteaza masina, aceste alimentari vin pe o factura lunara de la furnizorul de carburant, impreuna cu toate alimentarile parcului auto de camioane. Noi le inregistram pe 6022, si deducem TVA-ul. Toate costurile cu aceste autoturisme sunt 100 deductibile.

3. Exista persoane care au masini de serviciu, pe care le folosesc si in interes personal (nu se face foaie de parcurs). Costurile cu aceste autoturisme se deduc doar 50%, la fel si TVA-ul aferent.

4. Exista persoane care se deplaseaza cu masina personala. Si ei au carduri de carburant, limitate la un numar de litri calculat in functie de distanta de acasa la birou. Aceste alimentari vin si ele pe aceeasi factura lunara, doar ca noi le inregistram pe 624 deductibil integral, dar nu deducem TVA-ul. Aceste persoane nu fac foaie de parcurs si nici un alt document (decont, raport deplasare)

5. Avem masini de 7 1 locuri pentru punctele de lucru din Ilfov si Giurgiu, cu care se aduna oamenii din anumite puncte din Bucuresti si apoi sunt adusi la depozit. Pana la aceste puncte, oamenii vin cu mijloace de transport in comun. La final de luna, fiecare persoana isi intocmeste un decont de cheltuieli cu costul abonamentelor sau al biletelor pe mijloace de transport in comun. Aceste deconturi le inregistram pe 624 deductibil integral, si deducem TVA. Costurile cu masinile de 7 1 locuri se inregistreaza 100 deductibile, si deducem TVA. Avem foi de parcurs pentru aceste autoturisme.

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

 Pentru persoanele de la punctele 1, 4 si 5 (la 5 doar sumele de pe deconturi), trecem pe statul de plata costul transportului, fara al considera un venit impozabil, si fara sa calculam contributii sociale Va rugam sa ne spuneti daca procedam corect, iar daca nu, ce ar trebui sa schimbam?

Decontarea transportului pentru salariati – raspunsul specialistului: 

In baza informatiilor furnizate, pot identifica urmatoarele cinci cazuri/situatii de deplasare a salariatilor:

CAZUL 1. Deplasarea cu autocarul din Cluj catre Sannicoara:

-Angajatii se deplaseaza cu un autocar mic de la Cluj la Sannicoara.
-Firma are un contract cu o firma de transport care factureaza lunar in functie de numarul de zile lucratoare de transport.
-Firma inregistreaza factura de transport pe contul 624, ca o cheltuiala deductibila, si deduce TVA-ul aferent.

Observatii:Tratamentul contabil aplicat este corect.
 
Dar, in legatura cu deductibilitatea cheltuielii, transportul salariatilor fiind o cheltuiala sociala,  este deductibila limitat, respectiv in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului,  conform art. 25 alin. (3) lit b) pct. 4 din Codul fiscal:
 
Art. 25 – Cheltuieli
(3) Urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:
b) cheltuielile sociale, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii. Intra sub incidenta acestei limite urmatoarele:
4. alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern;
 
Totodata, in contractul individual sau colectiv de munca sau in regulamentul intern trebuie mentionat ca pentru respectivii salariati, se deconteaza transportul pentru transport in comun.

In concluzie,  fiind o cheltuiala sociala, treceti pe statul de plata costul transportului, dar nu-l considerati  venit impozabil, nu calculati contributii sociale.

CAZUL 2. Utilizarea masinilor de serviciu exclusiv pentru transportul angajatilor:

-Exista persoane care au masini de serviciu, pe care le folosesc numai pentru a se deplasa de acasa la birou si pentru alte deplasari in interes de serviciu.
-Firma intocmeste lunar o foaie de parcurs pentru fiecare masina, in care se evidentiaza ca acestea sunt utilizate doar in scopuri de serviciu, inclusiv transportul de la domiciliu la locul de munca si invers.
-Costurile cu carburantul pentru aceste masini, incluzand alimentarile cu cardul de carburant furnizat de firma, sunt inregistrate pe contul 6022 si se deduce TVA-ul aferent.
-Toate costurile asociate cu masinile de serviciu sunt 100% deductibile.

Observatii:Tratamentul contabil si fiscal aplicat este corect, de asemenea TVA este dedusa corect,  conform prevederilor pct. 68 alin. (3) din normele de aplicare ale art. 298:
(3) In cazul vehiculelor utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca se considera ca vehiculul este utilizat in scopul activitatii economice atunci cand exista dificultati evidente in folosirea altor mijloace de transport adecvate, cum ar fi lipsa mijloacelor de transport in comun, decalajul orarului mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru al persoanei impozabile. 

In concluzie, nefiind o cheltuiala sociala, ci o cheltuiala cu carburantii (cont 6022) nu treceti pe statul de plata costul transportului.
 
CAZUL 3. Utilizarea masinilor de serviciu in regim mixt:

-Exista persoane care au masini de serviciu pe care le folosesc atat in interes personal, cat si in interes de serviciu.
-Aceste masini sunt considerate a fi in uz mixt.
-Costurile asociate cu aceste masini (carburant, intretinere etc.) se pot deduce doar in proportie de 50%, iar TVA-ul aferent se deduce si el in aceeasi proportie.

Observatii:Tratamentul contabil (cu inregistrare in cont 6022) si fiscal (deducere 50%) este aplicat corect, inclusiv din punct de vedere al TVA, conform prevederilor pct. 68 alin. (4) din normele de aplicare ale art. 298:

(4) Utilizarea unui vehicul in folosul propriu de catre angajatii unei persoane impozabile ori pentru a fi pus la dispozitie in vederea utilizarii in mod gratuit altor persoane, pentru alte scopuri decat desfasurarea activitatii sale economice, este denumita in continuare uz personal. Transportul la si de la locul de munca al angajatilor in alte conditii decat cele mentionate la alin. (3), este considerat uz personal al vehiculului. Se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal. Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta. Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs. 

In concluzie, nefiind o cheltuiala sociala, ci o cheltuiala cu carburantii (cont 6022) nu treceti pe statul de plata costul transportului.

CAZUL 4. Deplasarea cu masina personala:

-Exista angajati care se deplaseaza de la domiciliu la birou utilizand masina personala.
-Firma furnizeaza acestor angajati carduri de carburant, limitate la un numar de litri calculat in functie de distanta parcursa de acasa la birou.
-Alimentarile cu carburant sunt facturate lunar si inregistrate pe contul 624 ca o cheltuiala deductibila, dar TVA-ul aferent nu este dedus.
-Aceste persoane nu intocmesc foaie de parcurs sau alte documente (decont, raport deplasare).

Observatii:Acest tratament contabil si fiscal nu este cel mai potrivit, existand alte doua posibilitati:
 
A) cheltuiala sa fie inregistrata in contul 624, dar, fiind o cheltuiala cu transportul salariatilor, deci o cheltuiala sociala, este deductibila limitat respectiv in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului,  conform art. 25 alin. (3) lit b) pct. 4 din Codul fiscal, iar TVA poate fi dedusa integral, in urmatoarele conditii:
  
-justificarea sumelor folosite pentru transport. Aceasta documentare se va face de catre salariat, prin prezentarea in mod obligatoriu a situatiei comsumului de combustibil asa cum rezulta din foaia de parcurs, completata cu numarul de kilometri parcursi intre casa si locul de munca si numarul de zile in care a folosit masina personala;
 
-existenta unui contract de comodat, incheiat intre sociate si proprietarul mijlocului de transport, pentru mijlocul de transport respective (cu scopul deplasarii la locul de munca /descriere ruta si nr. de km, etc.). Calculul cheltuielilor va fi realizat potrivit formulei: numar de kilometri x consum mediu al vehiculului/ 100 km x pret/litru combustibil.
 
Doar in astfel de situatii consumul de combustibil utilizat pentru alimentarea autoturismului proprietate a salariatului, se considera a fi efectuat in scopul activitatii economice, caz in care se exercita, integral, dreptul de deducere al sumei TVA deductibile.
 
Daca societatea suporta cheltuielile cu transportul salariatilor la si de la locul de munca,al carui cuantum este demonstrat cu documente, acest serviciu nu reprezinta avantaj in natura pentru salariat:
 
Art. 76 - Definirea veniturilor din salarii si asimilate salariilor
(4) Urmatoarele venituri nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:
a) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.
 
 si art. 142 lit. b) din Codul fiscal:

Art. 142 - Venituri din salarii si venituri asimilate salariilor care nu se cuprind in baza lunara de calcul al contributiilor de asigurari sociale
Nu se cuprind in baza lunara de calcul al contributiilor de asigurari sociale urmatoarele:
b)ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.
 
In concluzie, treceti pe statul de plata costul transportului, nu-l considerati  venit impozabil, nu calculati contributii sociale, fiind vorba despre un venit neimpozabil pentru salariat, cu conditia ca decontarea acestor servicii de transport sa fie mentionate in contractul individual de munca sau in regulamentul intern. In acest sens trebuie sa se mentioneze care este modalitatea de decontare a transportului (mentionand efectiv modul de realizare al transportului (cu auto propriu apartinand salariatului). Aceasta distanta trebuie sa fie egala in fiecare zi, conform unei rute prestabilite de la domiciliu la locul de munca si invers, fara a fi diferita de la o zi la alta. In acest caz, nu mai este necesara intocmirea foii de parcurs pentru numarul de km efectuati zilnic.

B) cheltuiala sa fie inregistrata in contul 6022, dar cu deductibilitate limitata la 50%, la fel si TVA, situatie in care nu mai este necesara foaia de parcurs, situatie in care,  nefiind o cheltuiala sociala, ci o cheltuiala cu carburantii (cont 6022) nu treceti pe statul de plata costul transportului.
 
CAZUL 5. Utilizarea masinilor de 7 1 locuri pentru transportul angajatilor din Bucuresti la depozitele din Ilfov si Giurgiu:

-Firma detine masini cu 7 1 locuri pentru a aduna angajatii din anumite puncte din Bucuresti si a-i transporta la depozite.
-Angajatii se deplaseaza pana la punctele de intalnire folosind mijloacele de transport in comun.
-La finalul lunii, fiecare angajat intocmeste un decont de cheltuieli pentru costul abonamentelor sau al biletelor de transport in comun.
-Deconturile de cheltuieli sunt inregistrate pe contul 624, fiind considerate deductibile integral, iar TVA-ul aferent se deduce.
-Costurile asociate cu masinile de 7 1 locuri sunt inregistrate ca fiind 100% deductibile, iar TVA-ul aferent se deduce.
-Exista foi de parcurs pentru aceste masini.
 
Observatii:Acest tratament contabil si fiscal este corect, dar, in legatura cu inregistrarea deconturilor de cheltuieli:
-din punct de vedere al cheltuielii, este corecta utilizarea contului 624, dar, din punct de vedere fiscal,  cheltuiala este deductibila limitat, respectiv in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului,  conform art. 25 alin. (3) lit b) pct. 4 din Codul fiscal;
-din punct de vedere al TVA, pentru a fi integral deductibila, daca sunt indeplinite conditiile de la cazul 4, lit. A).
 
Asadar, in acest caz treceti pe statul de plata costul transportului (fiind tratat ca o cheltuiala sociala) nu-l considerati  venit impozabil, nu calculati contributii sociale.
 
In concluzie, transportul salariatilor la si de la locul de munca, este neimpozabil la salariat (in conditiile descrise mai sus, respectiv  transportul  acordat de angajator (suportarea contravalorii transportului la si de la locul de munca al salariatului) sa fie inclusa in prevederile contractului de munca aplicabil sau in regulamentul intern.

In legatura cu declararea in D 112, conform Ordinul presedintelui ANAF Ordinul nr. 165/7/1272/456/2023 pentru aprobarea modelului, continutului, modalitatii de depunere si de gestionare a "Declaratiei privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate":

”randul 8.4.Venituri neimpozabile, cf.art.76 alin.(4) si alin.(41) din CF, din care: (E3_69) se completeaza cu „totalul veniturilor din salarii si asimilate salariilor neimpozabile, astfel cum sunt prevazute la art. 76 alin. (4) si (4 1) din Codul fiscal”.
 
La detalierea veniturilor neimpozabile de la randurile 8.4.1 – 8.4.12 din sectiunea E.3. Date detaliate privind impozitul pe venit si unele contibutii sociale obligatorii nu sunt incluse veniturile neimpozabile de natura celor analizate (contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern, potrivit art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal) dar conform instructiunilor de completare, acestea se includ la randul 8.4, pe langa veniturile enumerate in mod expres la randurile 8.4.1 – 8.4.12.
 
Recapituland toate cele de mai sus, rezulta:

I. In situatiile in care cheltuiala  cu transportul salariatilor  se incadreaza in categoria  cheltuielilor sociale:

-va fi evidentiata ca venit neimpozabil la salariat;
-va fi deductibila limitat la angajator,  din punct de vedere al impozitului pe profit, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului;
-se va declara in D 112 la rd. 8.4. Venituri neimpozabile (fara a se detalia separat, neavand rubrica separata pentru veniturile de la art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal);

II. In situatiile  in care  cheltuiala  cu transportul salariatilor NU  se incadreaza in categoria  cheltuielilor sociale:

-va fi evidentiata ca venit impozabil la salariat;
-va fi deductibila integral la angajator;
-se va declara in D 112 ca venit impozabil.
 
Monografia contabila, pentru cazul in care o parte din cheltuiala cu transport nu se incadreaza in categoria cheltuielilor sociale si devine avantaj salarial, se regaseste in coloana 5 din tabelul de mai jos: 
 

 
 
In exemplul de mai sus, este cazul unui salariat cu salariul de 3.000  lei (facilitate 200 lei) si o persoana in intretinere, care beneficiaza lunar de o cheltuiala cu transportul de 500 lei.
 
Nota:
In col. 4 este situatia salariatului care:

-beneficiaza de transport in valoare de 500 lei/luna, achitat direct de angajtor (factura/bon fiscal emise pe codul fiscal al angajatorului);
-venitul este neimpozabil la salariat, iar la angajator este:
-cheltuiala deductibila limitat (daca o inregistreaza in cheltuieli sociale) -cu declarare in D 112 (ca venit neimpozabil, la rd.8.4);
-cheltuiala deductibila (daca o inregistreaza in cheltuieli cu carburantii – cu foaie de parcurs) - fara declarare in D 112;
-cheltuiala deductibila limitat la 50% (daca o inregistreaza in cheltuieli cu carburantii – fara foaie de parcurs - fara declarare in D 112;
 
In col. 5 este situatia salariatului care:

-beneficiaza de transport in valoare de 500 lei/luna,
-venitul este impozabil la salariat, iar la angajator este cheltuiala deductibila integral (fiind o cheltuiala cu salariile) -cu declarare in D 112 (ca venit impozabil);
 
In col. 5 este situatia salariatului care:

-beneficiaza de transport in valoare de 500 lei/luna, achitat direct de salariat (documentat/justificat prin decont);
-venitul este neimpozabil la salariat, iar la angajator este:
-cheltuiala deductibila limitat (daca o inregistreaza in cheltuieli sociale) -cu declarare in D 112 (ca venit neimpozabil, la rd.8.4);
-cheltuiala deductibila (daca o inregistreaza in cheltuieli cu carburantii – cu foaie de parcurs) - fara declarare in D 112;
-cheltuiala deductibila limitat la 50% (daca o inregistreaza in cheltuieli cu carburantii – fara foaie de parcurs - fara declarare in D 112;


Raspuns oferit in luna iulie 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!