E-Factura in 2024. Este obligatorie atasarea PDF-ului facturii dupa transmiterea acesteia in sistem?

Tags: e-factura, pdf e-factura, factura electronica

Pentru ca facturarea electronica a devenit o realitate in Romania si multe persoane au aceasta obligatie inca din iulie 2022, au onceput sa apara o serie de neclaritati pentru contribuabili. Acestea ar trebui clarificate pentru a evita amenzile sau alte sanctiuni din partea autoritatilor.

E-Factura in 2024. Este obligatorie atasarea pdf-ului facturii dupa transmiterea acesteia in sistem?

Spre exemplu, un contribuabil se intreaba daca este obligatoriu ca la facturile emise prin programul de contabilitate sa atasezi si pdf-ul facturii rezultat dupa transmiterea acesteia in e-factura? S-a creat arhiva cu toate facturile transmise in e-factura care cuprinde xml-ul, semnatura, indicele de incarcare si pdf-ul facturii.

Specialistul ne spune ca atasarea facturii in format pdf nu este obligatorie, dar este recomandata, temporar, pentru o anumita perioada de timp, de exemplu, pana la 31.12.2024 in vederea verificarii programului informatic si adaptarii personalului la noile cerinte privind emiterea si contabilizarea facturii electronice.

Astfel, chiar daca informatiile din facturile emise electronic sunt preluate/inregistrate automat in evidenta contabila, pentru inceput, listarea facturilor pe suport hartie, permite accesarea mai rapida a informatiilor inscrise in facturile emise electronic, chiar daca aceste facturi sunt salvate electronic in format xml si pdf. Practic, in formatul pdf, este convertit, ordonat, sirul de caractere din fisierul XML (exemplarul original al facturii electronice), validat si transmis prin sistemul national RO e-factura catre clienti. Exemplarul listat in pdf este doar o copie a facturii originale.

In functie de volumul activitatii desfasurate, doar persoanele din conducerea societatii si a serviciului financiar contabilitate sunt indreptatite sa decida daca aceasta procedura de listare a copiei facturii originale este utila pentru:  

1. verificarea vizuala, structurata, a informatiilor inscrise in facturile emise, validate de persoana desemnata in acest scop, in special in cazul facturilor la care este necesara si atasarea anexelor;

2. organizarea:
-evidentei financiar contabile in functie de circuitul documentelor in societate, la diverse compartimente;
-gestiunilor de materii prime, materiale, marfuri, produse finite.

3. adaptarea treptata a personalului din compartimentul financiar contabil, in perioada de tranzitie, la noile module din sistemul informatic propriu care transfera automat in contabilitatea financiara si de gestiune, informatiile preluate din xml-ul fiecarei facturi emise electronic;  

4. verificarea incasarii contravalorii facturilor emise prin sistemul RO e-factura incepand cu data de 1 iulie 2024.



Raspuns oferit in luna noiembrie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.