Reglementari privind facturile electronice. Cum facem deducerea?

Tags: taxe si impozite, facturile electronice, format electronic, codul fiscal, deducerea tva

Analizam astazi cazul unui furnizor care a comunicat societatii ca nu mai trimite facturile originale, ci numai in format electronic, motivand prin urmatoarele reglementari:

"Modificarea de la 1 ianuarie 2013 a articolului 155 din Codul fiscal asigura egalitatea, din punct de vedere fiscal, a facturii emise si publicate pe suport electronic si a celei pe suport pe hartie, reprezentand implementarea de catre Romania, in calitate de stat membru al Uniunii Europene, a prevederilor Directivei 201045CE de modificare a Directivei 2006112CE privind sistemul comun al TVA in ceea ce priveste normele privind facturarea.

In acest context, va informam ca, incepand cu data de 15 august 2013, factura dumneavoastra X va fi disponibila numai in format electronic."

Vom vedea astfel daca societatea va lista factura din aplicatia respectiva, precum si in ce conditii se va deduce TVA-ul.

Mentionam astfel ca pct. 15 din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile stabileste ca, factura se intocmeste si se utilizeaza in conformitate cu prevederile Codului fiscal.
 
In conformitate cu prevederile art. 155 alin. (1) din Codul fiscal,  sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc conditiile stabilite in acest articol.

Alin. (3) al art. 155 stabileste ca, prin factura electronica se intelege o factura care contine informatiile solicitate in acest articol si care a fost emisa si primita in format electronic.
 
Potrivit art. 155 alin. (23) utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar.
Normele metodologice date in aplicarea acestui articol stabilesc ca, pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip «xml», «pdf».
 
In sensul art. 155 alin. (3) din Codul fiscal, facturile create pe suport hartie care sunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create in format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nu sunt considerate facturi electronice.
 
Acceptarea de client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum si un accept tacit, cum ar fi faptul ca a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronica reprezinta confirmarea acestuia ca detine mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice, precum si ca are capacitatea de a asigura autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.
 
Asigurarea autenticitatii originii facturii in sensul art. 155 alin. (24) din Codul fiscal este obligatia atat a furnizorului/prestatorului, cat si a beneficiarului, persoana impozabila.

Fiecare in mod independent trebuie sa asigure autenticitatea originii. Furnizorul/Prestatorul trebuie sa poata garanta ca factura a fost emisa de el sau a fost emisa in numele si in contul sau, de exemplu, prin inregistrarea facturii in evidentele sale contabile. Beneficiarul trebuie sa poata garanta ca factura este primita de la furnizor/prestator sau de la o alta persoana care a emis factura in numele si in contul furnizorului/prestatorului, in acest sens putand opta intre verificarea corectitudinii informatiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului mentionat pe factura si asigurarea identitatii acestuia sau a persoanei care a emis factura in numele si in contul  furnizorului/prestatorului. Verificarea corectitudinii informatiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului mentionat pe factura presupune asigurarea din partea beneficiarului ca furnizorul/prestatorul mentionat pe factura este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se refera factura. In scopul indeplinirii acestei obligatii, beneficiarul poate aplica orice control de gestiune care sa permita stabilirea unei piste fiabile de audit intre factura si livrare/prestare. Asigurarea identitatii presupune garantarea de catre beneficiar a identitatii furnizorului/prestatorului sau a persoanei care a emis factura in numele si in contul acestuia, de exemplu, prin intermediul unei semnaturi electronice avansate ori prin schimb electronic de date, si asigurarea ca furnizorul/prestatorul mentionat pe factura este cel care a livrat bunurile sau a prestat serviciile la care se refera factura.
 
Integritatea continutului unei facturi in sensul art. 155 alin. (24) din Codul fiscal trebuie asigurata atat de furnizor/prestator, cat si de beneficiar, daca acesta este persoana impozabila. Fiecare in mod independent poate sa aleaga metoda prin care sa isi indeplineasca aceasta obligatie sau ambii pot conveni sa asigure integritatea continutului, de exemplu, prin intermediul unei tehnologii precum EDI sau prin semnatura electronica avansata. Persoana impozabila poate sa aleaga sa aplice, de exemplu, controale de gestiune care sa creeze o pista fiabila de audit intre factura si livrare/prestare sau tehnologii specifice pentru asigurarea integritatii continutului facturii.

Integritatea continutului unei facturi nu are legatura cu formatul facturii electronice, factura putand fi convertita de catre beneficiar in alt format decat cel in care a fost emisa, in vederea adaptarii la propriul sistem informatic sau la schimbarile tehnologice ce pot interveni de-a lungul timpului. In situatia in care beneficiarul opteaza pentru asigurarea integritatii continutului prin folosirea unei semnaturi electronice avansate, la convertirea unei facturi dintr-un format in altul, trebuie sa se asigure trasabilitatea modificarii. In sensul acestor norme, prin forma se intelege tipul facturii, care poate fi pe suport hartie sau electronic, iar formatul reprezinta modul de prezentare a facturii electronice.
 
Lizibilitatea unei facturi inseamna ca factura trebuie sa fie intr-un format care permite citirea de catre om. Lizibilitatea trebuie asigurata din momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare, atat de furnizor/prestator, cat si de beneficiar. Factura trebuie prezentata astfel incat continutul sa fie usor de citit, pe hartie sau pe ecran, fara a necesita o atentie ori o interpretare excesiva.

Pentru facturile electronice, aceasta conditie se considera indeplinita daca factura poate fi prezentata la cerere intr-o perioada rezonabila de timp, inclusiv dupa un proces de conversie, intr-un format care permite citirea de catre om pe ecran sau prin tiparire. Persoana impozabila trebuie sa asigure posibilitatea verificarii corespondentei dintre informatiile din fisierul electronic original si documentul lizibil prezentat. Lizibilitatea unei facturi electronice din momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare poate fi asigurata prin orice mijloace, insa utilizarea semnaturii electronice avansate sau EDI nu este suficienta in acest scop.
 
Asadar, sunt considerate facturi si documentele in format electronic care indeplinesc conditiile stabilite de articolul 155 din Codul fiscal, emise si primite in format electronic. Acestea constituie documente justificative pentru deducerea TVA si inregistrarea cheltuielilor in contabilitate.