Inregistrarea in Registrul RO e-Factura: Procedura Actualizata

Min. Finantelor este institutia care a pus la dispozitie sistemul de facturare electronica RO e-Factura, sistem ce permite incarcarea, stocarea si descarcarea facturilor electronice, dar care poate fi utilizat doar daca s-a efectuat in prealabil inregistrarea in Registrul RO e-Factura.

Articolul acesta este de interes pentru contribuabilii care vor sa se inregistreze in Registrul RO e-Factura optional( Ordinul 3788/202), dar si pentru cei care au aceasta obligativitate incepand cu 1 iulie 2025 (Ordinul 3789/2024). Mentionam ca NU mai exista obligatia de a face inregistrarea in Registru, decat pentru anumite persoane, fiindca facturarea se a face din 1 ianuarie 2024, intre persoane stabilite in Romania, exclusiv in mod electronic.
 
In randurile care urmeaza ne vom concentra pe modul de inregistrare in Registrul RO e-Factura. Mai exact vom vedea ce pasi trebuie sa urmati, pana cand si cine are obligatia inregistrarii, sanctiunile care apar daca nu respectati legislatia in vigoare, dar si cateva raspunsuri la cele mai frecvente intrebari legate de utilizarea sistemului.

Cine trebuie sa se inregistreze in Registrul RO e-Factura?

          Avand in vedere ca incepand din 1 ianuarie 2024 sistemul RO e-Factura trebuie folosit de toti operatorii economici, NU mai exista obligativitatea inregistrarii in Registrul RO e-Factura. 

          Exista insa OPTIUNEA de inscriere in Registru, in cazul urmatoarelor persoane, conform Ordinului 3788/2024:

•           persoanele prevazute la art. 294 alin. (1) lit. j)—n) din Codul fiscal, pentru livrarile de     bunuri/prestarile de servicii in favoarea misiunilor diplomatice si oficiilor consulare, catre Comunitatea Europeana, Comunitatea Europeana a Energiei Atomice, Banca Centrala Europeana, Banca Europeana de Investitii etc.;
• institutele/centrele culturale ale altor state care activeaza pe teritoriul Romaniei in baza unor acorduri interguvernamentale, pentru livrarile de bunuri/prestarile de servicii efectuate pana la data de 1 iulie 2025;
• asociatiile si fundatiile constituite in baza Ordonantei Guvernului nr. 26/2000, alte asociatii fara scop lucrativ/patrimonial, partidele politice, cultele, care nu sunt inregistrate in scopuri de TVA si care desfasoara activitati economice, pentru facturile emise in perioada 1 iulie 2024 - 30 iunie 2025; 
• agricultorii persoane fizice care aplica Regimul special pentru agricultori, pentru facturile emise in perioada 1 iulie 2024 - 30 iunie 2025;
• operatorii economici nestabiliti in Romania, in relatia comerciala B2B sau in relatia B2G.

           In registrul optional se preiau automat toti operatorii economici nestabiliti in Romania conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal, care au optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura prin depunerea formularului (083) si care au fost inscrisi in Registrul RO e-Factura organizat potrivit Ordinului presedintelui Agentiei Nationale de Administrare Fiscala nr. 1.713/2021 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea si inscrierea in cadrul Registrului RO e-Factura, precum si a modelului, continutului si instructiunilor de completare ale formularului (084) „Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura“, pana la data de 1 iulie 2024.

De asemenea, conform Ordinului 3788/2024 exista OBLIGATIVITATEA inregistrarii in Registrul RO e-Factura pentru:

• asociatiile si fundatiile constituite in baza Ordonantei Guvernului nr. 26/2000cu privire la asociatii si fundatii, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 246/2005, cu modificarile si completarile ulterioare, alte asociatii fara scop lucrativ/patrimonial, partidele politice, cultele, care nu sunt inregistrate in scopuri de TVA conform art. 316 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare (Codul fiscal), pentru facturile emise incepând cu data de 1 iulie 2025;
• agricultorii persoane fizice care aplica Regimul special pentru agricultori prevazut la art. 315^1 din Codul fiscal, pentru facturile emise incepând cu data de 1 iulie 2025.

Pasi pentru inregistrarea in Registrul RO e-Factura

Contractul de mandat Optimizare fiscala Avantaje si dezavantaje

Vezi AICI detalii

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2024

Vezi AICI detalii

Contabilitatea organizatiilor non-profit abonament 12 luni 3 luni GRATUITE

Vezi AICI detalii

Pentru inregistrarea in Registrul RO e-Factura este necesar sa urmariti mai multi pasi: pregatirea documentelor necesare, accesarea platformei de inregistrare, completarea formularului, verificarea si confirmarea inregistrarii.

Pregatirea documentelor necesare

Optiunea de utilizare a sistemului national RO e-Factura si solicitarea de inregistrare in Registrul RO e-Factura se exercita prin completarea si transmiterea formularului 081, Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura optional/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura optional.
 

Optiunea de utilizare a sistemului national RO e-Factura si solicitarea de inregistrare in Registrul RO e-Factura obligatoriu se exercita prin completarea si transmiterea formularului 082, Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura obligatoriu/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura obligatoriu.
 

Accesarea platformei de inregistrare

In vederea utilizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, atat emitentul facturii electronice, cat si destinatarul acesteia trebuie sa fie inregistrati in Registrul RO e-Factura.

Insa pentru a va inregistra in Registrul RO e-Factura trebuie sa fiti inainte inregistrati in SPV. In cadrul formularului de inregistrare de pe site-ul ANAF, bifati inregistrare utilizator cu certificat digital. Completati datele si incarcati documentul de confirmare al certificatului digital. Dupa transmiterea cererii, documentele vor fi verificate. Daca toate informatiile si documentele sunt corecte, cererea de inregistrare in SPV va fi aprobata. 

Atentie! Veti fi notificat pe mail cu privire la aprobare.

Mai apoi, mergeti pe site-ul ANAF, sectiunea Autentificare Certificat Digital, pentru a semna electronic.

Apoi ne inregistram in Registrul RO e-Factura. Selectam din meniu factura electronica si apasam pe optiunea Registrul RO e-Factura. 

Selectam codul de inregistrare al firmei si apoi apasam butonul trimite.  Atentie! Poza de mai sus este utilizata doar ca model. In cazul inregistrarii in Registru prin optiune va aparea Cererea 081, iar in cazul in care aveti obligatia inregistrarii, Cererea 082.

Completarea formularului

A. Inscrierea in Registrul RO e-Factura se face prin transmiterea formularului 081, Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura (optional)/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura(optional), avand bifata sectiunea III.

Sectiunea III „Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura optional“

- se completeaza de catre entitatile prevazute la art. 10^5 alin. (1) si (2), art. 10^6 alin. (1) si art. 10^7 alin. (1) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 139/2022, cu modificarile si completarile ulterioare.

Sectiunea III.1 „Utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura de catre operatorul economic nestabilit in Romania, potrivit art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare“- se completeaza de catre operatorii economici nestabiliti in Romania conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal, care opteaza, in conditiile prevazute de art. 13 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 139/2022, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.

Potrivit dispozitiilor art. 10 alin. (2) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 139/2022, cu modificarile si completarile ulterioare, in situatia in care operatorul economic emitent al facturii electronice opteaza, conform art. 13 din acelasi act normativ, pentru transmiterea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, operatorul economic este obligat sa fie inregistrat in Registrul RO e-Factura optional.

In aceste conditii, prin bifarea acestei sectiuni, operatorul economic nestabilit in Romania solicita inscrierea in Registrul RO e-Factura optional, organizat de catre Agentia Nationala de Administrare Fiscala. 

In functie de relatiile economice pe care le deruleaza/ intentioneaza sa le deruleze operatorul economic nestabilit in Romania, acesta bifeaza casuta corespunzatoare, dupa cum urmeaza:

-in relatii comerciale B2B, respectiv cu alti operatori economici;

-in relatii B2G, respectiv cu autoritati contractante/entitati contractante.

B. Inscrierea in Registrul RO e-Factura se face prin transmiterea formularului 082, Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura (obligatriu)/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura(obligatoriu), avand bifata sectiunea III.
 

Sectiunea III „Cerere privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura obligatoriu“ se completeaza astfel:

Prima casuta se bifeaza de catre entitatile care solicita inregistrarea in Registrul RO e-Factura obligatoriu incepand cu data de 1 iulie 2025, in vederea utilizarii sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, potrivit dispozitiilor art. 10^6 alin. (4) teza I sau art. 10^7 alin. (4) teza I din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 139/2022, cu modificarile si completarile ulterioare.

A doua casuta se bifeaza de entitatile care incep sa desfasoare activitati economice dupa data de 30 iunie 2025 si care au obligatia sa solicite inscrierea in Registrul RO e-Factura obligatoriu inainte de a incepe desfasurarea activitatilor economice, potrivit art. 10^6 alin. (4) teza a II-a si art. 10^7 alin. (4) teza a II-a din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum si supravegherea pietei pentru acestea, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 139/2022, cu modificarile si completarile ulterioare.

Caseta „Numele persoanei care face declaratia“ - se completeaza cu numele persoanei care intocmeste formularul (082).

Caseta „Functia/Calitatea“ - se completeaza cu functia/ calitatea pe care o are persoana care intocmeste formularul (082). 

In situatia in care formularul (082) se completeaza de catre imputernicit/reprezentant legal, desemnat potrivit legii, se inscrie „Imputernicit“ sau „Reprezentant legal“, dupa caz.

Verificarea si confirmarea inregistrarii

Dupa ce am trimis cererea, reaccesam SPV. Selectam din nou optiunea RO e-Factura pentru a vedea daca suntem sau nu inregistrati in sistem.

Termene pentru inregistrare

Firmele trebuie sa transmita formularul 081 sau 082 inainte de a incepe desfasurarea activitatilor economice. Acestea vor fi inscrise in registru in termen de 3 zile (lucratoare) de la data transmiterii formularului.

Obligatii dupa inregistrare

Dupa inregistrarea in Registrul RO e-Factura aveti obligatia de a transmite facturile in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura in 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile calendaristice de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

Sanctiuni pentru neinregistrare

Nu exista santiuni pentru neinregistrare, avand in vedere ca aceasta obligativitate NU mai exista. Inscrierea in registru este optionala. Atentie! Apare insa, prin Ordinul 3789/2024 obligativitatea inregistrarii in Registrul RO e-Factura. In cazul celor care nu s-au inregistrat, nu pot trimite facturile electronice prin sistem si astfel apar urmatoarele sanctiuni:
 

Contribuabili mari: amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei;
Contribuabili mijlocii: amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei;
Celelalte categorii de persoane juridice si persoane fizice: amenda de la 1.000 la 2.500 lei.

Intrebari frecvente

Este obligatorie inregistrarea in Registrul RO e-Factura?

Inregistrarea in Registrul RO e-Factura este obligatorie doar in cazul persoanelor introduse prin Ordinul 3789/2024.

Ce documente sunt necesare pentru inregistrare?

• formularul 081 in cazul persoanelor care se inscriu in mod optional in Registrul RO e-Factura;
• formularul 082 in cazul persoanelor care au obligatia inregistrarii in Registrul RO e-Factura.

Cum pot verifica daca firma mea este deja inregistrata?

Intrati in SPV. Selectati de sus optiunea RO e-Factura pentru a vedea daca sunteti sau nu inregistrati in sistem.

Pot utiliza e-Factura fara sa fiu inregistrat in Registru?

Da, facturarea intre doua persoane stabilite in Romania este posibila numai in varianta electronica, asa ca poate fi utilizat sistemul e-Factura si fara inregistrarea in Registrul RO e-Factura.

Cat dureaza procesul de inregistrare?

Pentru cei care aleg sa se inscrie optional in Registrul RO e-Factura procesul de inregitrare durea foarte putin, aproximativ 15 minute sau mai putin.

Este nevoie de semnatura electronica pentru inregistrare?

Da, pentru inregistrarea in Registrul RO e-Factura este nevoie de semnatura electronica pentru  ca aveti nevoie sa fiti inregistrati, mai intai, in SPV. 

Exista costuri asociate cu inregistrarea in Registrul RO e-Factura?

Nu exista costuri asociate cu inregistrarea in Registrul RO e-Factura.

de Ion Mihai
Ion Mihai este profesionist in domeniul fiscal. Si-a inceput activitatea in presa in anul 2010 si a acoperit de-a lungul anilor subiecte precum contabilitate, legislatia muncii si sport. In prezent, scrie despre tot ceea ce inseamna pregatirea si depunerea declaratiilor fiscale, obligatiile fiscale care le revin angajatorilor si salariatilor, plata impozitelor si alte noutati legislative.

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri