Foaia de parcurs nesemnata | Aviz de insotire marfa neconfirmat prin semnatura

Tags: aviz de insotire marfa, oug 2/2001, legea 82/1991, hg 1391/2006, foia de parcurs

Vom stabili, prin cele ce urmeaza, in ce masura sunt obligatorii semnatura si stampila beneficiarului pe foaia de parcurs si care va fi este regimul fiscal al acesteia, in lipsa confirmarii cursei de catre beneficiar. Totodata, se va stabili cum trebuie gestionata o situatie similara in cazul avizului de insotire a marfii.

Solutia consultantului:

Foaia de parcurs nu este mentionata  in legislatia referitoare la formularele utilizate in activitatea financiar- contabila , respectiv OMEF  3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Foia de parcurs, ca document este mentionata  la art. 27, alin. 2, lit b) din HG 1391/2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a OUG 195/2002 privind circulatia pe drumurile publice, persoanele juridice detinatoare de vehicule au si urmatoarele obligatii: "sa elibereze foaie de parcurs sau ordin de serviciu pentru vehiculele care se deplaseaza in cursa".

Actul normativ nu reglementeaza formatul si modul de utilizare, completare sau circuitul acestui document, aprobarile necesare.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.  

Astfel  un document justificativ  va contine elementele minimale stabilite de OMEF 3512/2008 ,  pct. 2 "continutul operatiunii economico-financiare ; datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz; numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz; alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate."
Conform prevederilor art. 21 alin. (4) lit. f) din Codul fiscal , cheltuielile Inregistrate In contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii, sunt considerate cheltuieli nedeductibile la calculul profitului impozabil.

Pentru justificarea consumurilor de carburanti si utilizarii autoturismelor in scopul desfasurarii activitatii economice a societatii  pentru justificarea cheltuielilor deductibile privind combustibilul se intocmeste  foaia de parcurs (care arata ca s-au efectuat un anumit numar de km. si corespunzator s-a consumat si carburant) si documentele de procurare al carburantului respectiv Bonul fiscal sau Factura.

Ca urmare, in lipsa confirmarii curselor de catre beneficiar  exista riscul  ca aceste cheltuieli cu consumul de combustibil sa fie  reconsiderat  ca cheltuieli nedeductibile in baza art 21 alin (4) lit f. din Codul Fiscal.

Avizul de insotire a marfii este un document financiar-contabil reglementat prin doua acte normative in vigoare, ambele emise in baza Legii contabilitatii 82/1991, republicata: OMEF 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii 82/1991, si OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Avizul de insotire a marfii  este un  formular cu regim special intern de tiparire si numerotare. Continutul minimal obligatoriu de informatii al avizului este reglementat prin ambele acte normative mentionate anterior.

In ambele acte normative este precizat ca fiind informatii obligatorii ale avizului de insotire, datele privind expeditia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numar), numarul mijlocului de transport, ora livrarii, semnatura delegatului. Circula la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire; data primirii in gestiune si semnatura gestionarului primitor.

Conform art 4. alin. (1) din Legea 82/1991, Ministerul Economiei si Finantelor elaboreaza si emite norme si reglementari in domeniul contabilitatii, registrelor si formularelor comune privind activitatea financiara si contabila, normele metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora.

Intocmirea necorespunzatoare, intocmirea incompleta  poate constitui contraventie conform art. 41 pct. 2 lit. c)  din Legea 82/1991, pentru nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, cu privire la intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate.

Contraventiile prevazute la art. 41 pct. 2 c) se sanctioneaza cu amenda, de la 300 lei la 4.000 lei. (art. 42 alin. (1) din Legea 82/1991 )

Constatarea contraventiilor si aplicarea amenzilor se fac de persoanele cu atributii de inspectie fiscala si control financiar, precum si de personalul altor directii din cadrul Ministerului Finantelor Publice, stabilit prin ordin al ministrului finantelor publice. (art. 42 alin. (4) din Legea 82/1991 ).

Amenzile contraventionale se suporta de persoanele vinovate. (art. 42 alin. (6) din Legea 82/1991).

Persoana juridica raspunde contraventional in cazurile si in conditiile prevazute de actele normative prin care se stabilesc si se sanctioneaza contraventiile (art. 3 din OUG 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor).