Cheltuieli transport la si de la locul de munca pentru salariati. Regim fiscal

de Redactia Infotva la 26 Dec. 2022

Rog opinie privind regimul fiscal al cheltuielilor cu transportul la si de la locul de munca al angajatilor din punct de vedere:

1) includere / neincludere in baza de impozitare pentru calcul impozit pe venit si contributii salariale,

2) incadrare, din punct de vedere Impozit pe profit, ca si cheltuieli sociale deductibile in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului,

3) deductibilitatea TVA pe factura OMV.

Se doreste decontarea cheltuielilor sub forma de bonuri valorice de carburant / carduri de carburant achizitionate de la OMV Petrom (sau alt furnizor) cu factura fiscala.

Acordarea bonurilor valorice se va face diferentiat de la un angajat la altul in baza unei foi de parcurs & a unui decont generate electronic lunar respectand continutul minimal obligatoriu:

- categoria de vehicul utilizat: autovehicul persoane,

- scopul si locul deplasarii: transport la si de la locul de munca cu calcul distanta in functie de adresa de domiciliu transmisa la angajare,

- kilometrii parcursi,

- norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Practic in baza pontajului final lunar se va stabili cate drumuri a parcurs angajatul, la si de la locul de munca, pentru calculul corect al numarului de km. Aceste informatii vor fi preluate automat in foaia de parcurs si decont.

Se ia in calcul si acordarea bonurilor valorice de carburant la inceputul lunii in curs in baza paternului de lucru, urmand sa se faca regularizare in luna urmatoare.

Foia de parcurs si decontul trebuies semnate de angajat si pastrate in format fizic?

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Sau este sufficient sa le avem electronic, urmand ca angajatul sa semneze doar procesul verbal de primire bonuri valorice?

Multumim pentru recomandari!

Dpdv salariat:

Art.76 din Codul fiscal precizeaza:

76.(4) Urmatoarele venituri nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:
"a) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Contributii de asigurari sociale nu se datoreaza pentru sumele acordate, potrivit art. 142, litera b) din Legea 227/2015 privind Codul fiscal:
142.Nu se cuprind in baza lunara de calcul al contributiilor de asigurari sociale urmatoarele:
"b) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Contributii de asigurari sociale de sanatate nu se datoreaza pentru sumele acordate potrivit art. 157 alin. (2) din Codul fiscal:
157.(2) Nu se cuprind in baza lunara de calcul al contributiei de asigurari sociale de sanatate sumele prevazute la art. 76 alin. (4) lit. d), art. 141 lit. d) si art. 142. 

Contributia asiguratorie de munca nu se datoreaza pentru sumele acordate art. 220 4 alin. (2) din Codul fiscal:
220 4.(2) Nu se cuprind in baza lunara de calcul al contributiei asiguratorie pentru munca sumele prevazute la art. 142. 

In concluzie, daca sunt prevazute in contractul de munca sau in regulamentul intern, sumele reprezentand contravaloarea transportului la/de la locul de munca al salariatului nu reprezinta venit impozabil si nici nu se cuprind in baza impozabila a contributiilor sociale (CAS, CASS si CAM).

Dpdv impozit pe profit

Potrivit art 25 (1) Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale. 

Potrivit art 25 alin (3) lit b din Codul fiscal, urmatoarele cheltuieli au deductibilitate limitata:
b) cheltuielile sociale, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata asupra valorii cheltuielilor cu salariile personalului, potrivit Codului muncii. Intra sub incidenta acestei limite urmatoarele:

1. ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru proteze, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii, ajutorarea copiilor din scoli si centre de plasament;
2. cheltuielile pentru functionarea corespunzatoare a unor unitati aflate in administrarea contribuabililor, precum: scoli, muzee, biblioteci, cantine, baze sportive, cluburi, camine de nefamilisti si altele asemenea;
3. cheltuielile reprezentand: cadouri in bani sau in natura, inclusiv tichete cadou oferite salariatilor si copiilor minori ai acestora, servicii de sanatate acordate in cazul bolilor profesionale si al accidentelor de munca pana la internarea intr-o unitate sanitara, tichete culturale si tichete de cresa acordate de angajator in conformitate cu legislatia in vigoare, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, acordate de angajator pentru salariatii proprii si membrii lor de familie, precum si contributia la fondurile de interventie ale asociatiilor profesionale ale minerilor;
4. alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern;

Prin urmare, cheltuielile cu transportul salariatilor la/de la locul de munca pot fi considerate cheltuieli sociale (alte cheltuieli cu caracter social), deductibile limitat la calculul profitului impozabil (5% din fondul de salarii; atentie la faptul ca in acest plafon sunt cuprinse toate cheltuielile de natura sociala, inclusiv ajutoarele acordate, tichetele cadou etc). Astfel de cheltuieli trebuie neaparat prevazute in Contractul colectiv de munca sau in Regulamentul intern.


Dpdv Taxa pe valoarea adaugata

Potrivit art 298 alin 1, 2 si alin 3 lit b din Codul fiscal:
,,(1) Prin exceptie de la prevederile art. 297 se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile, in cazul in care vehiculele nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.
(2) Restrictia prevazuta la alin. (1) nu se aplica vehiculelor rutiere motorizate avand o masa totala maxima autorizata care depaseste 3.500 kg sau mai mult de 9 scaune, inclusiv scaunul soferului.
(3) Prevederile alin. (1) nu se aplica urmatoarelor categorii de vehicule rutiere motorizate:
b) vehiculele utilizate de agentii de vanzari si de achizitii .

Conform pct 68 alin 5 din Normele metodologice date in aplicarea art 298 CF:
,,In cazul vehiculelor prevazute la art. 298 alin. (3) lit. b) - f) din Codul fiscal, taxa aferenta cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si taxa aferenta cheltuielilor legate de aceste vehicule este deductibila conform regulilor generale prevazute la art. 297 si la art. 299 - 301 din Codul fiscal, nefiind aplicabila limitarea la 50% a deducerii taxei, utilizarea acestora si pentru uz personal fiind considerata neglijabila cu exceptia situatiei in care se poate face dovada unei practici abuzive .

Prin urmare, utilizarea in scop personal (inclusiv pentru transportul la/de la locul de munca) este considerata neglijabila si se acorda dreptul de deducere a TVA de 100%, cu conditia sa nu existe o practica abuziva.
In cazul d-voastra, faptul ca sunt intocmite foi de parcurs in care se mentioneaza km.parcursi la/de la locul de munca si celelalte informatii prevazute de Codul fiscal, mi se pare suficient pentru a demonstra ca nu exista o practica abuziva iar tva din factura OMV se poate deduce integral.
Dupa parerea mea este suficienta foaia de parcurs in format electronic, daca acaesta contine toate informatiile, cu toate ca in legislatie nu este prevazuta o asemenea varianta asa cum si rapoartele contabile se intocmesc electronic; nu trebuiesc semnate si pastrate in format fizic.

In concluzie, daca societatea justifica cheltuielile de transport suportate pentru salariati, prin intocmirea foilor de parcurs si a unui decont lunar, iar aceste sume sunt prevazute in contractul colectiv de munca sau in regulamentul intern, cheltuielile respective se pot deconta, fara implicatii fiscale importante.

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!