Identificarea clientilor. Reprezentarea societatilor comerciale

Tags: reprezentare societati, furnizori, legea 656/2002, hg 594/2008

Avand in vedere Legea 656/2002 si Normele de aplicare ale acesteia, vom vedea daca identificarea si monitorizarea permanenta se fac asupra clientilor si furnizorilor sau doar asupra clientilor unei societati entitate raportoare. De asemenea, vom stabili in ce masura, in cazul incheierii de contracte cu furnizorii, poate reprezenta furnizorul (un SRL) directorul general daca acesta nu este si administrator al societatii.

Raspuns:

Conform art. 8 indice 1 din Legea 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, cu modificarile si completarile ulterioare, persoanele prevazute la art. 8 care intra sub incidenta acestei legi sunt obligate ca, in desfasurarea activitatii lor, sa adopte masuri de prevenire a spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism si, in acest scop, pe baza de risc, aplica masuri-standard, simplificate sau suplimentare, de cunoastere a clientelei, care sa le permita identificarea, dupa caz, si a beneficiarului real.
 
Astfel cum prevede art. 9 alin. (1) persoanele care intra sub incidenta acestei legi, prevazute la art. 8, au obligatia de a aplica masurile-standard de cunoastere a clientelei in urmatoarele situatii:
   a) la stabilirea unei relatii de afaceri;
   b) la efectuarea tranzactiilor ocazionale in valoare de cel putin 15.000 euro ori echivalent, indiferent daca tranzactia se realizeaza printr-o singura operatiune sau mai multe operatiuni ce par a avea o legatura intre ele;
   c) cand exista suspiciuni ca operatiunea in cauza are drept scop spalarea banilor sau finantarea actelor de terorism, indiferent de incidenta prevederilor derogatorii de la obligatia de a aplica masurile-standard de cunoastere a clientelei stabilite in prezenta lege si de valoarea operatiunii;
   d) daca exista indoieli privind veridicitatea sau pertinenta informatiilor de identificare deja detinute despre client;
   e) la cumpararea sau schimbarea in cazinouri de jetoane a caror valoare minima reprezinta echivalentul in lei a 2.000 euro.
 
Astfel, prin Legea 656/2002  se instituie obligatii cu privire la cunoasterea clientelei in sarcina persoanelor prevazute la art. 8, respectiv:
a) institutiile de credit si sucursalele din Romania ale institutiilor de credit straine;
b) institutiile financiare, precum si sucursalele din Romania ale institutiilor financiare straine;
c) administratorii de fonduri de pensii private, in nume propriu si pentru fondurile de pensii private pe care le administreaza, agentii de marketing autorizati/avizati in sistemul pensiilor private;
d) cazinourile;
e) auditorii, persoanele fizice si juridice care acorda consultanta fiscala sau contabila;
f) notarii publici, avocatii si alte persoane care exercita profesii juridice liberale, in cazul in care acorda asistenta in intocmirea sau perfectarea de operatiuni pentru clientii lor privind cumpararea ori vanzarea de bunuri imobile, actiuni sau parti sociale ori elemente ale fondului de comert, administrarea instrumentelor financiare sau a altor bunuri ale clientilor, constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare, organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, functionarii sau administrarii unei societati comerciale, constituirea, administrarea ori conducerea societatilor comerciale, organismelor de plasament colectiv in valori mobiliare sau a altor structuri similare ori desfasurarea, potrivit legii, a altor activitati fiduciare, precum si in cazul in care isi reprezinta clientii in orice operatiune cu caracter financiar ori vizand bunuri imobile;
g) furnizorii de servicii privind societati comerciale sau alte entitati, altii decat cei prevazuti la lit. e) sau f), asa cum sunt definiti la art. 2 lit. j);
h) persoanele cu atributii in procesul de privatizare;
i) agentii imobiliari;
j) asociatiile si fundatiile;
k) alte persoane fizice sau juridice care comercializeaza bunuri si/sau servicii, numai in masura in care acestea au la baza operatiuni cu sume in numerar, in lei sau in valuta, a caror limita minima reprezinta echivalentul in lei a 15.000 euro, indiferent daca tranzactia se executa printr-o singura operatiune sau prin mai multe operatiuni ce par a avea o legatura intre ele.

La art. 5 din Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii 656/2002, aprobat prin HG 594/2008 sunt redate masurile-standard de cunoastere a clientelei, respectiv:
   a) identificarea clientului si verificarea identitatii acestuia pe baza de documente si, dupa caz, de informatii obtinute din surse de incredere independente;
   b) identificarea, daca este cazul, a beneficiarului real si verificarea pe baza de risc a identitatii acestuia, astfel incat informatiile detinute sa fie satisfacatoare pentru persoana prevazuta la art. 8 din Legea 656/2002 si sa permita, inclusiv, intelegerea structurii de proprietate si de control a clientului entitate juridica;
   c) obtinerea de informatii despre scopul si natura relatiei de afaceri;
   d) monitorizarea continua a relatiei de afaceri, inclusiv prin analizarea tranzactiilor incheiate pe parcursul acesteia, pentru a se asigura ca aceste tranzactii corespund informatiilor detinute despre client, profilul sau de risc si profilul activitatii, inclusiv, dupa caz, despre sursa fondurilor, si prin asigurarea actualizarii documentelor, datelor si informatiilor detinute.
 
Datele de identificare a clientilor vor cuprinde cel putin:
   a) in cazul persoanelor fizice - datele de stare civila mentionate in documentele de identitate prevazute de lege;
   b) in cazul persoanelor juridice - datele mentionate in documentele de inmatriculare prevazute de lege, precum si dovada ca persoana fizica care conduce tranzactia reprezinta legal persoana juridica.
 
Persoanele prevazute la art. 8 din Legea 656/2002 au obligatia de a verifica identitatea clientului si a beneficiarului real inainte de stabilirea relatiei de afaceri sau de efectuarea tranzactiei ocazionale.
Astfel cum se poate observa, aceste masuri vizeaza identificarea clientilor si, daca este cazul a beneficiarilor reali, verificarea identitatii acestora, monitorizarea continua a relatiei de afaceri.
 
In acest sens, prin beneficiar real se intelege orice persoana fizica ce detine sau controleaza in cele din urma clientul si/sau persoana fizica in numele ori in interesul caruia/careia se realizeaza, direct sau indirect, o tranzactie sau o operatiune (art. 2 indice 2 alin. (1)).
 
Actele societati comerciale pot fi incheiate in temeiul puterilor conferite reprezentantilor legali ai societatii, dupa caz, prin lege, actul constitutiv sau hotararile organelor statutare ale societatii adoptate in conformitate cu prevederile legale si ale actului constitutiv al societatii.
 
Prin urmare, directorul societatii poate incheia contracte cu furnizorii daca aceasta putere ii este conferita prin lege, actul constitutiv sau hotararile organelor statutare ale societatii adoptate in conformitate cu prevederile legale si ale actului constitutiv al societatii.