Studiu de caz: Poate fi faxul considerat o modalitate electronica de transmitere a facturilor?

Tags: facturi, legea 455/2001, oug 109/2009, legea 260/2007

Procedura de transmitere prin fax a unei facturi poate ridica semne de intrebare in momentul in care legislatia nu include prevederi care sa reglementeze in mod clar validitatea unei astfel de ...

Procedura de transmitere prin fax a unei facturi poate ridica semne de intrebare in momentul in care legislatia nu include prevederi care sa reglementeze in mod clar validitatea unei astfel de operatiuni. Astfel, poate fi considerata originala o factura transmisa prin fax, care indeplineste toate criteriile stabilite de art. 155 din Codul fiscal? Poate fi aplicata pe aceasta factura viza de control financiar preventiv daca sunt indeplinite conditiile de forma si fond?

In acest sens, dispozitiile din Legea 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice care impuneau omologarea sistemelor informatice de catre Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei au fost abrogate prin OUG 109/2009 pentru modificarea si completarea Legii 571/2003 privind Codul fiscal .

Astfel, in acest moment, modalitatea de transmitere a facturilor in mod electronic este reglementata prin prevederile art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal si pct. 73 la Titlul VI Taxa pe valoarea adaugata din Normele metodologice de aplicarea a Codului fiscal.

In consecinta, in cazul operatiunilor efectuate in Romania, se pot transmite facturi prin mijloace electronice daca partile incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare, daca este garantata autenticitatea sursei si integritatea continutului facturii prin: semnatura electronica, conform prevederilor Legii 455/2001 privind semnatura electronica, prin schimbul electronic de date EDI definit la art. 2 din Recomandarile Comisiei 1994/820/EC din 19 octombrie 1994 referitor la aspectele legale ale schimbului electronic de date sau orice alte mijloace electronice agreate de Directia generala a tehnologiei informatiei din cadrul Ministerului Economiei si Finantelor si, nu in ultimul rand, daca exista un document centralizator pe suport hartie, cu evidenta tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI intr-o luna calendaristica de o persoana impozabila inregistrata in scopuri de TVA sau a tuturor facturilor astfel primite intr-o luna calendaristica de orice persoana obligata la plata taxei, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este inregistrat in scopuri de TVA.

De retinut ca deducerea TVA se face pe baza exemplarului original al facturii, asa cum se prevede in mod expres la pct. 46 alin. 1 din Normele metodologice date in aplicarea art. 146 alin. 1 lit. a din Codul fiscal. Facturile comunicate prin fax nu sunt considerate facturi in original, conform normelor metodologice in vigoare. Prin urmare, cel interesat in obtinerea si conservarea originalului facturii este clientul/beneficiarul.

In aceasta situatie, furnizorul/prestatorul are doar obligatia emiterii facturii, pe care o poate comunica clientului prin orice modalitate de comunicare. Se noteaza si faptul ca nu exista nicio dispozitie legala care sa prevada obligativitatea obtinerii confirmarii de primire a facturii de catre client, semnaturile de predare/primire din formularele de facturi nefacand parte din elementele obligatorii pe care trebuie sa le contina o factura, asa cum sunt ele precizate la art. 155 alin. 5 din Codul fiscal.
 
In concluzie, facturile trimise prin fax nu sunt considerate formulare originale, insa se pot transmite facturi prin mijloace electronice (ex. e–mail) in conditiile mai sus mentionate.