Emiterea documentelor justificative in format electronic. Vezi prevederile Legii nr. 148 in sinteza

Tags: emitere electronica, documente, bonuri fiscale, chitanta electronica, legea nr148/2012

Chiar daca denumirea Legii nr. 148/2012 are o formulare mai generala privind comertul electronic, legea reglementeaza emiterea si stocarea in format electronic a urmatoarelor documente:

- factura in format electronic;
- chitanta in format electronic;
- bon fiscal in format electronic.

Toate aceste documente sunt considerate de noul act normativ documente justificative, pentru inregistrarea in evidentele contabile a diverselor activitati economice, de vânzare sau cumparare, conform Legii contabilitatii.

Cine poate aplica reglementarea?

Actul normativ stabileste ca se aplica persoanelor inregistrate in scopuri de TVA in România, ce desfasoara activitati economice. Prin emiterea electronica a facturii se intelege operatia de intocmire, semnare electronica, marcare temporala a facturii in scopul arhivarii electronice, chiar daca transmiterea acestei facturi poate fi facuta electronic sau pe suport hârtie.

Orice persoana juridica sau fizica ce desfasoara activitati economice, inregistrata in scopuri de TVA, are dreptul sa opteze pentru emiterea facturii fie in format hârtie, fie ca document electronic. Daca ulterior decide schimbarea modului de facturare, are obligatia sa notifice autoritatile fiscale.

Ce contine o factura in format electronic?

Factura in format electronic cuprinde elementele minime obligatorii deja reglementate, (art. 155 alin. (5) din Codul fiscal) si va contine marca temporala si semnatura electronica.

Marca temporala este o colectie de date atasata facturii emise de un sistem informatic sigur, ce atesta emiterea documentului chiar la data mentionata. in opinia noastra, acesta este elementu-cheie al emiterii facturii in format electronic. Actul normativ ce reglementeaza marca temporala este Legea nr. 451/2004 privind marca temporala.

in ceea ce priveste certificatul digital, legea specifica ca se va tine cont de notificarea autoritatii fiscale pentru acest tip de operatiuni.

Ce conditii trebuie sa indeplineasca emitentul facturii electronice?

Persoana interesata trebuie:
- sa detina o dotare tehnica si resurse umane ce asigura fiabilitatea si securitatea sistemelor de prelucrare a datelor;
- sa foloseasca personal cu suficienta experienta in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si in procedurile de securitate conexe;
- sa gestioneze si sa arhiveze documentele electronice in aceeasi perioada de timp, ce se aplica documentelor in format hârtie;
- sa utilizeze sisteme de stocare aprobate, accesul documentului putând fi facut numai de beneficiar, de emitent sau de autoritatile legale.

Ce procedura au chitantele si bonurie fiscale emise electronic?

Legea stabileste ca aceeasi procedura este aplicabila si emiterii electronice a chitantelor, cu exceptia elementelor obligatorii si a celor ce nu sunt aplicabile acestui tip de document, având in vedere existenta altor reglementari financiar-contabile.
Legea adopta o procedura de emitere electronica pentru documentele emise si de bancomatele bancare si pentru bonurile emise de casele de marcat fiscale.
Pentru bonurile de marcat fiscale in format electronic, se va tine cont de reglementarile adoptate de O.U.G. nr. 28/1999 privind casele de marcat fiscale.

Pot fi emise documentele de catre un tert autorizat?

Legea mai reglementeaza si procedura de emitere electronica de catre un tert autorizat sau conversia electonica a unor facturi emise anterior pe suport hârtie.

Din punctul de vedere al amortizarii, legea stabileste:
- se amortizeaza in 5 ani echipamentele noi, achizitionate pentru aceste activitati;
- se amortizeaza in 3 ani investitiile efectuate la echipamente deja detinute si adaptate acestor activitati, de catre persoana interesata pentru emitere electronica de documente.