Cheltuieli deplasare nejustificate. Tratament fiscal

Tags: tratament fiscal, cheltuieli deplasare, cheltuieli nejustificate

O societate comerciala are ca obiect de activitate comertul cu haine outlet. Pentru aprovizionarea cu marfa, administratorul, care are si calitatea de salariat, are frecvente deplasari in exterior, pentru care face cheltuieli in baza cardului de societate si nu aduce documente justificative. Se numara printre aceste cheltueli bilete de avion, cazari, mese, inchirieri masini si diverse altele. Aceste cheltuieli pot ajunge la un cuantum destul de mare.

Care este tratamentul corect al acestor cheltuieli din punct de vedere contabil si fiscal? Se inregistreaza pe 625 si se considera nedeductibile? 

 

Pot fi considerate cheltuieli deductibile chiar daca nu au document (o parte dintre acestea, de ex. la biletele de avion nu intotdeauna se transmite factura)? 

Se pot inregistra ca si returnare creditare, daca societatea are in sold 455? Exista un alt risc de reincadrare a acestor cheltueli decat in categoria cheltuieli nedeductibile? Ma refer la cheltuieli de natura salariala. Multumesc!
 

 

Cheltuieli deplasare nejustificate – raspunsul specialistului: 

 

Daca respectivele cheltuieli sunt efectuate/platite cu cardul societatii, atunci ele trebuie obligatoriu inregistrate in contabilitate, fie numai si in baza extrasului de cont bancar atasat cardului, chiar daca nu exista alte documente, care sa justifice natura si detaliile cheltuielilor, precum si efectuarea lor in interesul activitatii economice a societatii.
Pentru a fi considerate cheltuieli deductibile, ele trebuie justificate de persoana care efectueaza deplasarea pe baza de decont de cheltuieli, la care sa se anexeze facturi emise pe numele societatii pentru biletele de avion, cazare, inchiriere auto, mese restaurant etc., eventual bonuri fiscale care sa indeplineasca cerintele facturilor simplificate (sa aiba inscrise CUI-ul societatii).

In lipsa justificarii cheltuielilor cu documente emise pe numele societatii exista un risc serios de considerare a lor ca reprezentand cheltuieli efectuate in interes personal de catre administrator (care este si asociat, din moment ce crediteaza societatea contul 455) si, intrucat acesta este si salariat, contravaloarea cheltuielilor respective sa fie tratata ca venituri asimilate salariilor (avantaje) conform art. 76 alin. 2 lit. s si alin. 3 lit. b din Codul fiscal, supuse impozitului pe veniturile din salarii si contributiilor sociale obligatorii. Fiind tratate drept venituri de natura salariala, cheltuielile vor fi deductibile la calculul impozitului pe profit in temeiul art. 25 alin. 2 din Codul fiscal.
Cu alte cuvinte, mai degraba decat a fi considerate nedeductibile, cheltuielile respective ar fi considerate ca si venituri salariale pentru persoana respectiva in eventualitate unui control fiscal, cu toate consecintele de rigoare.

Cheltuielile efectuate cu cardul societatii nu pot fi considerate returnare creditare, chiar daca societatea are sold creditor la contul 455 reprezentand sume puse la dispozitia societatii (sume imprumutate) de catre asociat (administrator si salariat, in acelasi timp) deoarece s-ar incalca prinicipiul necompensarii prevazut de pct. 56 din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 1802/2014. Potrivit acestui principiu compensare intre elementele de active si datorii sau intre elementele de venituri si cheltuieli este interzisa. Toate creantele si datoriile trebuie inregistrate distinct in contabilitate, pe baza de documente justificative, iar eventualele compensari intre creante si datorii fata de aceeasi entitate efectuate cu respectarea prevederilor legale pot fi inregistrate numai dupa contabilizarea creantelor si veniturilor, respectiv a datoriilor si cheltuielilor corespunzatoare.

O solutie ar fi ca societatea sa impute toate aceste cheltuieli fara documente justificative corespunzatoare administratorului salariat, caz in care ele nu se vor mai impozita la nivelul salariatului in conformitate cu prevederile art. 76 alin. 5 din Codul fiscal. Dupa inregistrarea creantei in urma imputarii, se poate face o compensa cu datoria societatii fata de aceeasi persoana inregistrata in soldul creditor al contului 455. In acest fel nu mai exista implicatii fiscale si se respecta si principiul necompensarii.
Inregistrarile contabile sunt: 625 = 5124/5121/5125 (pentru sumele cheltuite din cardul societatii), 4282 = 7588 (pentru sumele nejustificate corespunzator si imputate salariatului) si 4551 = 4282 (pentru compensarea creantei aferente cu datoria societatii fata de aceeasi persoana).



Raspuns oferit in luna iunie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.