Cheltuieli deplasare si ordin deplasare. Cum deducem fiscal unele cheltuieli?

Tags: cheltuieli deplasare, ordin deplasare, persoane autorizate, sume, deductibilitate, profit impozabil

In cazul de mai jos, administratorul societatii si angajat al firmei, merge in delegatie in Elvetia la o conferinta de specialitate, in interes de serviciu. Cheltuielile cu biletul de avion si cazare s-au platit din contul firmei insa nu a luat ordin de deplasare care sa poata fi stampilat. Stabilim astfel daca se face o nota interna in care administratorul sa aprobe aceasta deplasare in interes de serviciu anexata la decontul de cheltuieli si daca se pot deduce fiscal cheltuielile cu cazarea, transportul si sa se acorde diurna legala.

Potrivit prevederilor articolului 21 alin. (1) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare.
 
Alin. (4) litera f) al acestui articol stabileste ca nu sunt deductibile la determinarea profitului impozabile cheltuielile inregistrate in contabilitate, care nu au la baza un document justificativ, potrivit legii, prin care sa se faca dovada efectuarii operatiunii sau intrarii in gestiune, dupa caz.
 
Sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri, potrivit art. 21 alin. (2) lit. e si cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora, stabilite prin norme.

Cu privire la Ordinul de deplasare (DELEGATIE - Cod 14-5-4) Normele specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinse in Anexa nr. 2 la OMFP 3512/2008, prevad urmatoarele:

"1. Serveste ca:
   - dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
   - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
   - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Portal Codul fiscal - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

   - document justificativ de inregistrare in contabilitate.

   2. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

   3. Circula:
   - la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
   - la persoana care efectueaza deplasarea;
   - la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate;
   - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare.
 
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este diferit  decat avansul primit, pentru diferenta de primit/restituit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.
    
Astfel cum prevede art. 1 alin. (2) din ordinul mai sus mentionat, modelele documentelor financiar-contabile cuprinse in anexa nr. (3) pot fi adaptate din punctul de vedere al formatului, in functie de necesitati, cu obligatia respectarii continutului minimal prevazut in anexa nr. 2.
 
Asadar, sunt deductibile la determinarea profitului impozabil cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, justificate cu documente care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

Ordinul de deplasare trebuie sa contina informatiile minimale mai sus redate.
 
Confirmarea de catre persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea a sosirii si plecarii persoanei delegate este obligatorie numai in situatia in care deplasarea se efectueaza la o anumita societate.
 
In cazul prezentat, pentru a dovedi ca deplasarea este efectuata in scopul realizarii de venituri impozabile la referatul privind scopul deplasarii se va intocmi Ordinul de deplasare la care se vor anexa diverse documente justificative care sa demonstreze ca deplasarea a fost efectuata inscopul realizarii de venituri ca de exemplu: procese-verbale incheiate cu clientii si furnizorii, contracte incheiate, note de negociere etc.

In concluzie, stampilarea ordinului de deplasare nu este obligatorie.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro