Ordin deplasare si prestari servicii. E obligatorie stampilarea ordinelor de deplasare?

Tags: ordin deplasare, obligatii, documente, dispozitii, plata, prestari servicii, decontare

Se va stabili mai jos daca e obligatorie stampilarea ordinelor de deplasare (delegatiilor) in momentul aducerii lor de catre salariati in vederea decontarii si justificarii cheltuielilor efectuate de acestia, precum si daca este obligatoriu ca stampila sa fie a clientului unde se presteaza serviciul sau daca poate fi stampila unei statii de carburant din apropiere de unde alimenteaza salariatul autoturismul fiemei, cu care se deplaseaza (in cazul in care nu se poate aplica stampila clientului, pentru a se face dovada ca salariatul s-a deplasat in zona respectiva).

Desi in practica se solicita stampila si semnatura unui reprezentant al companiei client unde se efectueaza deplasarea, instructiunile mentionate in prevederile legale in vigoare nu mentioneaza acest lucru in mod explicit la continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului.
 
Singura mentiune inclusa in Ordinul 3512/2008
este ca acest document “circula" la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate. De aceea este recomandat sa se obtina aceasta stampila si semnatura.
 
Consideram insa ca justificarea deplasarii se poate efectua si prin dovada deplasarii in acea zona (stampile de la unele companii/ prestatori din zona: hotel, statie alimentare, altele…) alaturi de plata unor taxe si servicii adiacente (taxe de pod, cazare, alte costuri de transport,..) si se bazeaza pe rezultatul concret al deplasarii: semnarea unui contract, raport de activitate facut de catre cel care s-a deplasat, feedback din partea clientului si orice alte documente care atesta deplasarea in scopul activitatii companiei.
 
Daca insa nu exista alte informatii care sa justifice deplasarea, confirmarea clientului prin semnatura si/ sau stampila (in unele tari companiile nu au stampila) este singura justificare pentru costurile de deplasare.

ORDIN Nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile
ORDIN DE DEPLASARE
(DELEGATIE - Cod 14-5-4)

1. Serveste ca:
    - dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
    - document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
    - document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
    - document justificativ de inregistrare in contabilitate.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.
3. Circula:
    - la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
    - la persoana care efectueaza deplasarea;
    - la persoanele autorizate ale unitatii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii si plecarii persoanei delegate;
    - la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular, la intoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurarii materialelor, stabilindu-se diferenta de primit sau de restituit, cu luarea in considerare a eventualelor penalizari si semnatura pentru verificare.

    In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.

    In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie;

    - la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
    - la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
    4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
    5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
    - denumirea unitatii;
    - denumirea si numarul formularului;
    - numele, prenumele si functia persoanei delegate; scopul, destinatia si durata deplasarii; stampila unitatii; semnatura conducatorului unitatii; data;
    - data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie;
    - ziua si ora plecarii; ziua si ora sosirii; data depunerii decontului; penalizari calculate; avans spre decontare;
    - cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
    - numarul si data documentului pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
    - semnaturi: conducatorul unitatii; controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, dupa caz; titularul de avans.


Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro