Emiterea si transmiterea electronica a facturilor

In Monitorul Oficial nr. 506 din 27.07.2007 a fost publicata legea nr. 260 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice care stabileste regimul juridic al documentelor in ...

In Monitorul Oficial nr. 506 din 27.07.2007 a fost publicata legea nr. 260 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice care stabileste regimul juridic al documentelor in forma electronica ce contin date privind operatiunile economice referitoare la vanzari de bunuri sau prestari de servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica.

Legea este aplicabila doar firmelor stabilite in Romania care desfasoara activitati economice pe teritoriul Romaniei si utilizeaza un sistem informatic omologat.

Legea nr. 260 stabileste reguli referitoare la asigurarea securitatii emiterii si transmiterii in forma electronica a documentelor justificative de genul facturilor si chitantelor. La emiterea acestor documente trebuie respectate aceleasi cerinte impuse facturilor si chitantelor emise pe suport de hartie. Suplimentar, documentele emise electronic trebuie sa poarte marca temporala care certifica momentul emiterii si sa fie semnate prin semnatura electronica extinsa.

Fiecare firma poate opta fie pentru emiterea facturilor si chitantelor fie pe suport de hartie, fie pe alt suport in format electronic, cu conditia de a notifica Ministerului Economiei si Finantelor schimbarea modalitatii de emitere.

Transmiterea documentelor emise electronic se poate efectua de asemenea prin doua modalitati: electronic sau pe suport de hartie.

Trebuie sa aveti in vedere!
Toate cheltuielile efectuate cu investitiile pentru dotari si alte utilitati necesare desfasurarii emiterii si transmiterii documentelor electronice, pot fi amortizate de utilizatorii acestor documente pe o perioada de 5 ani de la prima inregistrare in registrul electronic.

Important!
Prin acest act normativ, facturile, bonurile fiscale si chitantele in forma electronica sunt recunoscute drept documente justificative conform legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata.

Ghidul practic al contabilitatii in 2020

Vezi detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile

Vezi detalii

Proceduri obligatorii. Spalarea banilor

Vezi detalii

Definitiile documentelor in format electronic

Am preluat pentru dvs. urmatoarele expresii si notiuni mai uzuale:

1) emiterea facturilor in forma electronica: reprezinta operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica utilizand un sistem informatic omologat;

2) semnatura electronica: semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, in intelesul Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;

3) marca temporala: reprezinta o colectie de date in forma electronica, atasata in mod unic unui document electronic care certifica faptul ca anumite date in forma electronica au fost prezentate la un moment de timp determinat furnizorului de servicii de marcare temporala;

4) factura in forma electronica: reprezinta un document in forma electronica, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala care este inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor.

Acest document care contine datele cuprinse in formularul facturii caracterizeaza in mod unic si neechivoc urmatoarele tipuri de operatiuni economice:

- schimbul de bunuri;

- vanzarea de bunuri;

- prestarea servicii.

Retineti!
Aceasta modalitate moderna de emitere si transmitere electronica a facturilor, dezvoltata acum in noua lege, a fost reglementata initial prin art. 155, alin. (8), lit. c) din Codul fiscal si pct. 73 din normele de aplicare aprobate prin H.G. nr. 44/2004.

Cerintele impuse firmelor emitente
Pentru documentele in forma electronica, firma emitenta trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

1) sa utilizeze un sistem informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei (A.N.R.C.T.I);

2) sa dispuna de mijloacele tehnice si umane necesare pentru garantarea securitatii, fiabilitatii si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;

3) sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate si practica in domeniul tehnologiei semnaturii electronice;

4) sa gestioneze si sa arhiveze corect informatiile referitoare la fiecare factura emisa electronic;

5) sa utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea facturilor electronice;

Retineti!
In situatia in care doriti sa emiteti si sa transmiteti documente electronice, dar nu indepliniti conditiile impuse de lege, emiterea, transmiterea si arhivarea documentelor in forma electronica, pe baza de contract, poate fi realizata si de catre firme specializate in prestarea unor astfel de servicii.