Sistemul VIES TVA

Ce este sistemul VIES si cum functioneaza

Sistemul informatic VIES (VAT Information Exchange System) asigura schimbul de informatii cu statele membre ale Uniunii Europene privind taxa pe valoarea adaugata. Prin VIES se creeaza astfel baza de date pentru determinarea contributiei statelor membre la bugetul comunitar. Practic, prin intermediul mijloacelor electronice, intre autoritatile fiscale din statele membre au loc schimburi de informatii reciproce cu privire la TVA aplicata in cadrul tranzactiilor intracomunitare. 

Firmele din Romania care efectueaza tranzactii intracomunitare cu alte companii din UE au nevoie de codul lor de TVA, pentru a verifica, in platforma VIES, daca acesta este valabil. Pentru a putea efectua cautarea aveti nevoie de statul membru UE de origine si numarul sau de TVA UE. 

La randul lor, firmele din UE pot sa verifice codul companiilor din alte tari in platforma. Iar atunci cand se efectueaza o cautare prin intermediul VIES, datele sunt extrase din bazele nationale de date referitoare la TVA.

Normele si procedurile de cooperare administrativa intre statele membre sunt reglementate prin Regulamentul (CE) nr. 1925/2004 al Comisi ei din 29 octombrie 2004 pentru punerea in aplicare a Regulamentului CE nr. 1798/2003 al Consiliului privind cooperarea administrativa in domeniul TVA.

Prin aceste norme sunt definite anumite notiuni si tipul de informatii care pot fi solicitate intre state.
Notiunile definite se refera la:

„firma fantoma“ = comerciantul inregistrat in scopuri de TVA care, cu potentiale intentii frauduloase, achizitioneaza sau declara ca achizitioneaza bunuri sau servicii fara plata TVA si furnizeaza aceste bu nuri sau servicii cu TVA, dar fara sa restituie TVA datorata autoritatii nationale corespunzatoare;

„furtul numarului de inregistrare TVA“ = utilizarea numarului de inregistrare in scopuri de TVA al altui comerciant, in mod ilicit.

Verificarea codurilor de TVA prin platforma VIES

Asa cum este precizat pe portalul Uniunii Europene, atunci cand cauti codurile de TVA ale unei firme pe platforma, poti primi un raspuns afirmativ, „Yes, valid VAT number” sau un raspuns negativ, „No, invalid VAT number”.

Daca rezultatul cautarii este nul, inseamna ca numarul de identificare in scopuri de TVA pe care doriti sa-l validati nu este inregistrat in acea baza nationala de date. 

Motivele ar putea fi urmatoarele:

• numarul de identificare in scopuri de TVA nu exista 
• numarul de identificare in scopuri de TVA nu a fost activat pentru tranzactiile in interiorul UE 
• inregistrarea nu este inca finalizata (unele tari ale UE impun o inregistrare separata pentru tranzactiile efectuate in interiorul UE). 

In ceea ce priveste ultimul motiv, aceste modificari nu se reflecta imediat in bazele nationale de date si, prin urmare, nici in VIES. Pentru probleme urgente, contactati administratia fiscala competenta.

Ce se intampla daca un numar de TVA existent nu este verificat? 

In cazul in care clientul sustine ca este inregistrat in scopuri de TVA, dar verificarea prin intermediul sistemului VIES nu confirma acest lucru, el poate solicita o verificare pe langa administratia fiscala din tara sa. in plus, clientului i se poate cere sa se inregistreze pentru tranzactii transfrontaliere in UE. Procedura difera de la o tara la alta. 

Solicitarea de informatii suplimentare 

Daca nu gasiti informatii in sistemul VIES, va puteti adresa autoritatilor nationale. Acestea ar trebui sa fie in masura sa confirme: 

• daca un numar de TVA este sau nu valid
• daca un numar de TVA este sau nu „asociat" cu un nume si o adresa specifica. 

Modul in care puteti contacta autoritile nationale difera de la tara la tara. in unele tari din UE exista sisteme on-line, in timp ce in altele trebuie sa contactati autoritatile prin telefon, posta sau fax.

Date indisponibile 

Este posibil ca uneori sistemul sa nu fie disponibil, deoarece baza de date este in curs de actualizare. Comisia colaboreaza cu statele membre pentru a se asigura ca intervalul in care bazele lor de date sunt inaccesibile este cat mai scurt posibil. in cazul in care primiti un mesaj de eroare, incercati din nou peste cateva minute sau in alt moment al zilei.

Inexactitati posibile 

Agenda Fiscala a Contabilului 2025

Vezi AICI detalii

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii 2025

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

 

Comisia Europeana nu isi asuma raspunderea pentru exactitatea informatiilor disponibile in VIES, deoarece acestea sunt extrase din bazele nationale de date, asupra carora Comisia nu detine niciun control. Comisia Europeana nu poate sa verifice, sa corecteze, sa adauge sau sa elimine datele inregistrate in bazele nationale de date.

Obligatii declarative legate de sistemul VIES

Declaratia 390 este „Declaratia recapitulativa privind livrarile/achizitiile/prestarile intracomunitare”. Trebuie depusa in mod obligatoriu de persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA, care realizeaza tranzactii cu parteneri din alte state membre ale Uniunii Europene. 

Acest document are rolul de a raporta autoritatilor fiscale tranzactiile de livrari sau achizitii de bunuri si servicii care au loc intre entitati inregistrate in diferite tari UE. Declaratia 390 este esentiala pentru monitorizarea si verificarea corectitudinii aplicarii TVA in cadrul schimburilor comerciale intracomunitare, contribuind astfel la buna functionare a sistemului de TVA.

Pentru a vedea cui exact ii revine obligatia, dar si alte date importante despre declaratia 390 VIES, click pe ACEST ARTICOL»

Consecinte ale nerespectarii verificarii codurilor in VIES

Este foarte important sa te asiguri ca inainte sa efectuezi o tranzactie de livrare de bunuri sau servicii in UE trebuie sa verifici codurile de TVA in sistemul VIES, pentru a evita consecintele. 

Daca nu verifici validitatea codului de TVA al partenerului tau din alt stat membru UE, risti sa incalci legea si sa fii sanctionat in mai multe moduri.

In continuare vom vedea care sunt consecintele principale ale nerespectarii verificarii codurilor in VIES:

• autoritatile pot considera ca livrarea nu este intracomunitara si astfel vei fi obligat sa aplici TVA in Romania, de 19%;
• poti fi obligat, in urma controalelor fiscale, sa platesti TVA retroactiv sau alte penalitati si dobanzi;
• anularea dreptului de deducere a TVA-ului;
• poti avea diverse probleme de conformitate si audit;
• poti fi verificat mai des de ANAF;
• poti fi implicat, fara stirea ta, in tranzactii frauduloase.

Importanta VIES in comertul electronic si tranzactiile intracomunitare

Motorul VIES este extrem de important si in comertul electronic, fiindca, in anumite situatii, nu firmele vor trebui sa contabilizeze TVA-ul, ci cumparatorul. Astfel, chiar si in cazul persoanelor care vand actualizari de software sau alte servicii online, de exemplu, firma furnizoare poate sa ceara cumparatorului numarul de inregistrare TVA, pentru a verifica cine va plati TVA. Daca exista un cod valabil de TVA, clientul va plati si taxa.

In continuare vom vedea si alte motive importante ale VIES in tranzactiile intracomunitare:

• scutirea de TVA pentru anumite livrari intracomunitare;
• emiterea corecta a facturilor intracomunitare;
• aplicarea corecta a mecanismului de taxare inversa;
• poti justifica lipsa TVA prin valodarea codurilor de TVA;
• prevenirea fraudei fiscale;
• dovezi ca ai respectat legea in cazul tranzactiilor intracomunitare la un eventual control ANAF.