Tags: decont cheltuieli, factura, bon fiscal
Ce risca o firma care plateste un decont de cheltuieli unui angajat care a pierdut facturile si bonurile fiscale in original? Decontul de cheltuieli ca document justificativ este in original, insa facturile si bonurile fiscale aferente doar in copie. Specialistul nostru ne va arata cum se procedeaza in aceasta situatie.
Expertul contabil Vera Constantin ne arata ca, potrivit prevederilor art. 6 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, orice operatiune economico-financiara realizata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.
Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.
Potrivit OMFP 2634/2015 documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.
In cuprinsul oricarui document emis de catre o entitate trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia in domeniu, respectiv forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social, dupa caz.
Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale sau reconstituite.
Potrivit art. 26 din legea contabilitatii, in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Potrivit art. 319 alin. (29) din Codul fiscal semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii. Acestea sunt doar elemente personalizate care sa ne ateste ca
factura este originala.
In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, beneficiarul trebuie sa solicite emitentului un duplicat al facturii, pe care se mentioneaza ca inlocuieste factura initiala.
In cazul facturilor emise pe suport hartie, duplicatul poate fi o factura noua emisa de furnizor/prestator, care sa cuprinda aceleasi date ca factura initiala si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala sau, o fotocopie a facturii initiale, pe care furnizorul/prestatorul mentioneaza ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.
Referitor la deducerea cheltuielii, in masura in care exista un
ordin de deplasare pe numele salariatului respectiv, semnat de conducerea societatii, se poate considera ca s-au efectuat cheltuieli in scopul activitatii firmei, daca puteti concluziona acest lucru din analiza cheltuielilor efectuate in baza facturilor reconstituite.
Deducerea TVA, de asemenea, se poate face numai in masura in care reconstituiti facturile respective, ce vor purta mentiunea conform cu originalul din partea furnizorului.
Referitor la bonurile fiscale in copie, avand in vedere ca nu se pot reconstitui, o confirmare de sold si rulaj cu societatea respectiva, cu confirmarea platilor si facturilor poate fi o dovada a achitarii datoriei, pentru care veti inregistra corespunzator si in contabilitatea societatii dvs.
In lipsa documentelor justificative, platile respective pot fi considerate drept avansuri spre decontare, iar ulterior sa fie recuperate de la salariat, prin depunere de numerar in casierie sau direct in contul bancar al societatii.
![Redactia Infotva](https://infotva.manager.ro/images/autori//redactia-infotvaautor_avatar.png)
de
Redactia InfotvaRedactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!
Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri
Intrebare: <p>
Suntem o societate de expertiza contabila si am fost anuntati ca vom avea control de la Oficiul de spalare al banilor. Va rog sa ne ajutati cu continutul dosarului pe care ar trebui sa-l pregatim. Intelegem din experienta altor colegi ca ar trebui sa avem un dosar pentru fiecare client privind ONSPB.<br />
Va multumim!</p>
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: <p>
Pentru un salariat al societatii care este angajat cu Contract de Munca de 5 luni si care anterior a fost angajat in strainatate tot cu Contract de Munca se poate cumula venitul din Romania cu cel din strainatate pentru a beneficia de indemnizatie crestere copil sau stimulent de insertie?</p>
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: <p>
Agro Oil Service (AOS) a incheiat un contract de prestare servicii de depozitare (grau) cu un beneficiar bulgar (cod TVA de Bulgaria). Marfa a intrat in depozitul AOS pe baza de avize de la parteneri romani, marfa origine Romania, loc de incarcare Romania. Bulgarul vine si ridica marfa si solicita AOS emiterea codului UIT pe motiv ca marfa sa este in tranzit si este obligatia depozitarului sa emita UIT. Atasez punctul nostru de vedere.<br />
<br />
Din situatia...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: <p>
O societate comercializeaza si transporta cabluri de tractiune din otel cu rezistenta inalta (1770 N/MM2, 1960 N/MM2, 2160N/MM2 - (2 reprezinta mm patrat)). Mentionam ca nu este cablu electric, nu este cablu comercial si nu este cablu de amarare.<br />
Intrebarea este daca se incadreaza prin lege la bunurile cu risc fiscal ridicat transportate rutier care fac obiectul monitorizarii prin Sistemul RO e-Transport.<br />
Va multumesc!</p>
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: <p>
Administratorul societatii, fara contract de mandat, doar in statut este asociat si administrator, poate sa isi faca asigurare medicala privata? Este deductibila sau poate sa isi faca si sa fie cheltuiala nedeductibila? Multumim!</p>
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: <p>
Societatea noastra, cu activitate preponderent de productie, efectueaza multiple tranzactii intracomunitare si extracomunitare, atat ca fluxuri de intrare cat si de iesire. Bunurile NU sunt cu grad fiscal ridicat.<br />
In contextul e-Transport va rugam sa ne precizati daca este necesar cod UIT pentru urmatoarele cazuri:<br />
1. Colet sub 31.5 Kg, sub 10.000 RON, dar masina cu greutate peste 2.5 Tone;<br />
2. Marfa sub 500 KG, sub 10.000 RON, dar masina cu...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<