Tags: decont cheltuieli, factura, bon fiscal
Ce risca o firma care plateste un decont de cheltuieli unui angajat care a pierdut facturile si bonurile fiscale in original? Decontul de cheltuieli ca document justificativ este in original, insa facturile si bonurile fiscale aferente doar in copie. Specialistul nostru ne va arata cum se procedeaza in aceasta situatie.
Expertul contabil Vera Constantin ne arata ca, potrivit prevederilor art. 6 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, orice operatiune economico-financiara realizata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.
Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.
Potrivit OMFP 2634/2015 documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.
In cuprinsul oricarui document emis de catre o entitate trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia in domeniu, respectiv forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social, dupa caz.
Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale sau reconstituite.
Potrivit art. 26 din legea contabilitatii, in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Potrivit art. 319 alin. (29) din Codul fiscal semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii. Acestea sunt doar elemente personalizate care sa ne ateste ca
factura este originala.
In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, beneficiarul trebuie sa solicite emitentului un duplicat al facturii, pe care se mentioneaza ca inlocuieste
factura initiala.
In cazul facturilor emise pe suport hartie, duplicatul poate fi o factura noua emisa de furnizor/prestator, care sa cuprinda aceleasi date ca factura initiala si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala sau, o fotocopie a facturii initiale, pe care furnizorul/prestatorul mentioneaza ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.
Referitor la deducerea cheltuielii, in masura in care exista un
ordin de deplasare pe numele salariatului respectiv, semnat de conducerea societatii, se poate considera ca s-au efectuat cheltuieli in scopul activitatii firmei, daca puteti concluziona acest lucru din analiza cheltuielilor efectuate in baza facturilor reconstituite.
Deducerea TVA, de asemenea, se poate face numai in masura in care reconstituiti facturile respective, ce vor purta mentiunea conform cu originalul din partea furnizorului.
Referitor la bonurile fiscale in copie, avand in vedere ca nu se pot reconstitui, o confirmare de sold si rulaj cu societatea respectiva, cu confirmarea platilor si facturilor poate fi o dovada a achitarii datoriei, pentru care veti inregistra corespunzator si in contabilitatea societatii dvs.
In lipsa documentelor justificative, platile respective pot fi considerate drept avansuri spre decontare, iar ulterior sa fie recuperate de la salariat, prin depunere de numerar in casierie sau direct in contul bancar al societatii.
de
Redactia InfotvaRedactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!
Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri
Intrebare: Am facut o achizitie de consumabile din Cehia de la o firma neplatitoare de tva. Factura este in limba romana, cu tva inclus, se specifica pe factura ca se respecta prevederile art. 64 din Legea 235/2004 Coll., privind tva. Dupa ce am facut plata facturii, suma aferenta tva ne-a fost returnata. Va rog sa ma ajutati cu o monografie in aceasta speta, mentionez ca folosesc Saga C. Multumesc.
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: In situatia in care o societate medicala, ce este scutita de TVA pentru serviciile prestate, vinde un imobil, achizitionat cu TVA si pentru care si-a exercitat dreptul de deducere la vremea respectiva, vanzarea actuala se va face cu sau fara TVA? Este necesara ajustarea TVA dedus - achizitia a avut loc in urma cu 10 ani? Societatea prestand actualmente exclusiv servicii medicale scutite de TVA, vanzarea imobilului ce va avea o valoare de vanzare de peste 300.000 lei (plafon scutire TVA) va...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: O microintreprindere (magazin de Optica), care isi desfasoara activitatea intr-un spatiu inchiriat de la o persoana fizica, spatiu utilizat 100% pentru activitatea economica, urmeaza sa efectueze cheltuieli de amenajare si recompartimentare a spatiului, astfel incat sa respecte prevederile ORDONANTA DE URGENTA nr. 83 din 19 iunie 2000 privind organizarea si functionarea cabinetelor de libera practica pentru servicii publice conexe actului medical. Conform anexei 1 din ORDINUL nr. 1.992 din 14...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: O societate comerciala a trecut incepand cu anul 2023 la impozit pe profit, iar la finalul anului 2023 inregistreaza pierdere. In anii anteriori cand a fost platitoare de impozit pe venit a avut profit are inregistrat profit nerepartizat. Intrebarea este daca poate sa repartizeze dividende aferente profitului din anii anteriori cand era platitoare de impozit pe venit sau trebuie sa recupereze inainte pierderea aferenta anului 2023 cand a devenit platitoare de impozit pe profit?
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Pentru un PFA in sistem de norma care a avut activitate doar 6 luni in anul 2023, se poate ajusta norma conform art. 69, alin. 9 din norme? Mentionez ca a avut un singur contract de prestari servicii pe perioada determinata si nu a avut alti clienti in cursul anului. Multumesc!
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Am inchiriat un sediu nou, contractul este semnat in decembrie, in posesia spatiului am intrat cu 14.04 pentru a putea face modificari, de mutat ce putem muta cu 15.05, pana atunci nu platim chirie. La vechiul sediu eliberam cu 07.06. 1) Cand trebuie declarat la Registrul Comertului? (nota: biroul are un nr cadastral si o adresa, iar depozitul difera la numar, ce se trece? e nr 133 birou si 137 depozit) 2) Cand trebuie modificate datele pe facturi si informati clientii? (nota: biroul are un nr...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<