Tags: decont cheltuieli, factura, bon fiscal
Ce risca o firma care plateste un decont de cheltuieli unui angajat care a pierdut facturile si bonurile fiscale in original? Decontul de cheltuieli ca document justificativ este in original, insa facturile si bonurile fiscale aferente doar in copie. Specialistul nostru ne va arata cum se procedeaza in aceasta situatie.
Expertul contabil Vera Constantin ne arata ca, potrivit prevederilor art. 6 din
Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, orice operatiune economico-financiara realizata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.
Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.
Potrivit OMFP 2634/2015 documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.
In cuprinsul oricarui document emis de catre o entitate trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia in domeniu, respectiv forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social, dupa caz.
Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.
Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale sau reconstituite.
Potrivit art. 26 din legea contabilitatii, in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Potrivit art. 319 alin. (29) din Codul fiscal semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii. Acestea sunt doar elemente personalizate care sa ne ateste ca
factura este originala.
In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, beneficiarul trebuie sa solicite emitentului un duplicat al facturii, pe care se mentioneaza ca inlocuieste factura initiala.
In cazul facturilor emise pe suport hartie, duplicatul poate fi o factura noua emisa de furnizor/prestator, care sa cuprinda aceleasi date ca factura initiala si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala sau, o fotocopie a facturii initiale, pe care furnizorul/prestatorul mentioneaza ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.
Referitor la deducerea cheltuielii, in masura in care exista un
ordin de deplasare pe numele salariatului respectiv, semnat de conducerea societatii, se poate considera ca s-au efectuat cheltuieli in scopul activitatii firmei, daca puteti concluziona acest lucru din analiza cheltuielilor efectuate in baza facturilor reconstituite.
Deducerea TVA, de asemenea, se poate face numai in masura in care reconstituiti facturile respective, ce vor purta mentiunea conform cu originalul din partea furnizorului.
Referitor la bonurile fiscale in copie, avand in vedere ca nu se pot reconstitui, o confirmare de sold si rulaj cu societatea respectiva, cu confirmarea platilor si facturilor poate fi o dovada a achitarii datoriei, pentru care veti inregistra corespunzator si in contabilitatea societatii dvs.
In lipsa documentelor justificative, platile respective pot fi considerate drept avansuri spre decontare, iar ulterior sa fie recuperate de la salariat, prin depunere de numerar in casierie sau direct in contul bancar al societatii.

de
Redactia InfotvaRedactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!
Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri
Venituri persoana fizica din drepturi de proprietate intelectuala
Intrebare:
Venituri din promovare produse pe Tik Tok - 100 eur + 500 lei produse care se dau pt testare (hrana pt animale) si plante (de plantat in gradina la care se face un video).
Contractul este unul de drepturi de autor/creator, Suma de 100 eur se vireaza in contul creatorului si produsele de 500 lei (mancare animale + plante) sunt trimise creatorului.
- Ce taxe retine creatorul, daca are si contract de munca de 8/h/zi?
- La ce suma...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<Regim TVA achizitie bunuri cu instalare in Romania, prestator din stat tert
Intrebare:
O firma din Gemania trimite piese de schimb in Romania pentru un echipament instalat la o entitate in Romania. Firma din Gemania factureza pentru acest echipament unei firme din SUA care nu este inregistrata in scopuri de TVA in Romania. Echipamentul ajunge din GE in Romania la un subcontractor al firmei din SUA si ulterior este instalat la clientul final fie de subcontractor, fie de furnziorul din GE. Facturile se emit in felul urmator: firma din GE emite factura catre firma din...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<Refuz factura in SPV
Intrebare:
Un furnizor ne-a facturat in luna august 2025 un serviciu folosind pentru facturare codul de inregistrare fiscala a unui sediu secundar si nu codul unic de inregistrare. Furnizorul sustine ca a transmis factura in e-factura dar noi nu o putem vizualiza! Am solicitat furnizorului stornarea facturii gresite si refacturarea pe codul unic de inregistrare dar nu este de acord! Va rog sa ne spuneti cum trebuie sa procedam in acest caz pentru a inregistra cheltuiala!
vezi AICI raspunsul specialistilor <<Regimul fiscal cu beneficiile oferite salariatilor partenerilor de business
Intrebare:
Pentru a mentine bune relatii cu angajatii clientilor, de cateva ori pe an se organizeaza competitii sportive care se deruleaza pe parcursul a cateva zile, cu participarea membrilor echipei de vanzari si a reprezentantilor firmelor colaboratoare. Actiunile nu au numai scop recreativ, in cadrul acestora sunt si sesiuni de informare privind promotii, caracteristici tehnice ale produselor. Fiind un concurs, la final se acorda si premii, care constau in cupe, medalii si articole sportive...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<Trecere de la profit la micro in anul 2026
Intrebare:
Societate infiintara in anul 2014, care a figurat de la infiintare (17/06/2014) pana la 31.12.2024 cu impozit microintreprinderi, de la 01.01.2025 trece la impozit pe profit (era sub plafon) dar fara salariat. Se poate intoarce la impozit pe microintreprindere de la 01.01.2026, avand salariat incepand cu 01.11.2025 si este sub plafonul de 100.000 euro cifra de afaceri. Multumesc.
vezi AICI raspunsul specialistilor <<