Deductibilitate diurna. Cum procedam?

Tags: diurna, omfp 3512/2008, legea 285/2010

Intrebare: Cum deduc cheltuiala cu diurna externa daca i-am acordat o diurna mai mare (decat 2.5 ori...) unui salariat?

Raspuns:

Pentru deplasarile in strainatate ale salariatilor sunt aplicabile prevederile HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare.

Diurna, respectiv indemnizatia zilnica in valuta, se acorda salariatilor trimisi in strainatate in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea. In functie de tara in care are loc deplasarea, diurna este diferentiata pe categorii de personal.
 
Perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit, avandu-se in vedere:
a) momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate, si momentul aterizarii avionului, la sosirea in tara, de si pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei;
b) momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.
 
Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel:
- 50% pana la 12 ore,
- 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.
 
Sumele in lei sau valuta, se acorda sub forma de avans. Justificarea sumelor cheltuite in valuta, cu exceptia celor reprezentand drepturile de diurna, se face pe baza de documente si se aproba de catre conducatorii unitatilor trimitatoare. Diurna in valuta se diferentiaza pe doua categorii si se acorda la nivelul prevazut pentru fiecare tara in care are loc deplasarea (anexa la HG 518/1996 , cu modificarile ulterioare). Pentru majoritatea tarilor din Comunitatea Europeana, aceasta este de 35 euro pentru categoria I si 56 euro pentru categoria a II-a.

In categoria I se incadreaza, de regula,  personalul societatilor. Pentru calculul profitul impozabil, asa cum este definit potrivit dispozitiilor Legii 571/2003 privind Codul fiscal , cu modificarile si completarile ulterioare, cheltuielile cu diurna sunt recunoscute in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice (art. 21 alin.(3), lit. b). Pentru anul 2010, pana la data de 31 decembrie, cheltuielile cu diurna au fost reduse cu 25%, conform prevederilor Legii 118/2010 privind unele masuri necesare in vederea restabilirii echilibrului bugetar.

Conform prevederilor art. 2 din actul normativ invocat, reducerea s-a aplicat asupra cuantumului drepturilor reprezentand salarizarea in valuta si alte drepturi in valuta si in lei ale personalului trimis in misiune permanenta in strainatate si, respectiv, ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar (prevazute in anexa V/3 la Legea-cadru 330/2009, in HG 837/1995 cu privire la criteriile de salarizare in valuta si celelalte drepturi in valuta si in lei ale personalului trimis in misiune permanenta in strainatate, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare si in HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare).
         
Incepand cu luna ianuarie 2011, potrivit dispozitiilor Legii 285/2010 privind salarizarea in anul 2011 a personalului platit din fonduri publice, drepturile de diurna s-au majorat cu 15% fata de cuantumul aflat in plata in luna octombrie 2010.
 
De ex., pentru anul 2011 nivelul de cheltuiala deductibila se calculeaza:
35 - 35*25% = 26,25
26,25 *1,15*2,5 = 75,47 euro/zi
 
Pentru justificarea necesitatii deplasarii sau delegarii se intocmeste Ordinul de deplasare (delegatie) in strainatate cod 14-5-4/a, reglementat prin OMFP 3512/2008 privind  registrele si formularele financiar-contabile.
 
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar. De asemenea, pentru justificarea sumelor in valuta se intocmeste, la venirea din delegatie, Decontul de cheltuieli cod 14-5-5.
 
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare sau mai mica decat avansul primit, pentru diferenta de restituit/incasat de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata/incasare catre casierie (cod 14-4-4).
            
Ceea ce depaseste valoarea recunoscuta fiscal este considerata cheltuiala nedeductibile.