Ce regim contabil si fiscal se aplica pentru cheltuieli cu deplasari?

Tags: hg 1860/2006, contract individual de munca, deplasare externa, deplasari, misiune, diurna, cheltuieli

In analiza urmatoare, se efectueaza o deplasare externa (Polonia) pentru care s-au achitat: cazare, transport, vignete, taxe pod, masa, taxi si un avans spre decontare, astfel ca vom vedea daaa e corect urmatorul regim fiscal: - Transport - nelimitat (inclusiv taxe de pod)

- Cazare - in limita a plafonului stabilit de HG518 = max.150eur

- Diurna (masa, taxi si alte cheltuieli nu neaparat justificate cu documente) - max.2.5x35eur

In plus, stabilim daca pentru justificarea diurnei este necesara delegarea pe baza de decizie de delegare conform codului muncii si daca este conditie obligatorie mentionarea in CIM, CCM sau ROI a diurnei pentru a fi deductibila 2.5% fata de nivelul din HG 518.

Stabilim daca toate cheltuielile de mai sus se incadreaza la ct. 625, fara deducerea TVA-ului si daca este necesara introducerea individuala in contabilitate a documentelor de transport si cazare, in timp ce diurna se introduce pe baza decontului extern de deplasare.

Daca se intocmeste acest decont, vom vedea daca mai e necesar ordinul de deplasare. In cazul in care acesta mai e necesar, aflam ce trebuie completat la rubrica Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate in conditiile prezentate mai sus, in decontul (extern) de deplasare.

Art. 21 alin. (2) lit. e) Codul fiscal, se prevede ca sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri si prin urmare deductibile, cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora, stabilite prin norme.

Conform Normelor metodologice date in aplicarea acestui articol, calitatea de administrator rezulta din actul constitutiv al societatii comerciale sau contractul de administrare/mandat.

In sensul art. 21 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, persoanele fizice asimilate salariatilor cuprind si:
a) directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii;
b) persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care contribuabilul suporta drepturile legale cuvenite acestora.
 
Indemnizatia de delegare sau detasare (diurna) pentru delegarea/detasarea in tara si strainatate este un drept cuvenit persoanelor fizice care au calitatea de salariat, pe perioada delegarii/detasarii. Astfel, potrivit art. 43 din Codul muncii, delegarea reprezinta exercitarea temporara, din dispozitia angajatorului, de catre salariat, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in afara locului sau de munca.

Conform art. 9 din HG 1860/2006, indemnizatia zilnica de delegare si detasare in Romania care este 13 lei, iar nivelul maxim deductibil este 32.5 lei (13x 2,5).
 
Actul normativ care reglementeaza conditiile de acordare si cuantumul minim al diurnei cuvenite personalului din institutiile publice este HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare.
 
In cazul deplasarilor in strainatate, art. 12 din HG 518/1995 stabileste ca, sumele in valuta cuvenite personalului, in conditiile stabilite prin aceasta hotarare, se acorda sub forma de avans.

Angajatii trimisi in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar beneficiaza in strainatate de:
- indemnizatie zilnica in valuta, denumita diurna, in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte, uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea;

- o suma zilnica in valuta, in limita careia personalul trebuie sa-si acopere cheltuielile de cazare.
 
Asadar, potrivit art. 55 alin. (2) lit. i) si art. 296^4 alin. (1) lit. m) din Codul fiscal diurna (indemnizatia primita pe perioada delegarii si detasarii) este deductibila fiscal in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice. Ceea ce depaseste aceasta limita este considerat venit de natura salariala si este supusa ca atare impozitului pe veniturile din salarii si contributiilor sociale obligatorii.
 
Daca deplasarea are loc in Polonia nivelul diurnei este de 35 euro/zi, de unde rezulta o diurna deductibila de 35 euro/zi x 2,5 ori = 87,5 euro/zi. Daca diurna zilinica care este acordata salariatilor, conform prevederilor din contractele individuale de munca  sau contractul colectiv de munca, dupa caz, depaseste aceasta limita, diferenta se include in veniturile salariale ale angajatilor si se impoziteaza.

Astfel, diurna se stabileste prin negociere, de regula, prin contractul colectiv de munca. In cazul in care la nivelul angajatorului nu exista contract colectiv de munca, diurna se stabileste prin contractul indvidual de munca. In cazul in care diurna nu a fost stabilita prin contractul individual de munca se va incheia act additional cu salariatii respectivi.

Daca diurna poate fi acordata doar salariatilor, cheltuielile de transport si cazare pentru delegare/detasare se acorda si sunt deductibile si pentru administratori, directori care isi desfasoara activitatea in baza contractului de administrare/mandat, in conditiile prevazute de lege.
In ceea ce priveste cheltuielile cu deplasarea acestea se inregistreaza in contabilitate integral cu TVA achitata in Polonia,  cont 625 "Cheltuieli cu deplasari, detasari…."

Pentru justificarea necesitatii deplasarii sau delegarii se intocmeste Ordinul de deplasare (delegatie) cod 14-5-4, reglementat de prin OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.
Pentru o evidentiere detaliata si clara a cheltuielilor efectuate cu deplasarea, recomandam inregistrarea distincta a cheltuielilor cu deplasarea, respectiv cazare hotel, diurna, taxa pod etc, conform documentelor primite de la salariat.
 
In concluzie, puteti considera deductibile cheltuielile mentionate de dvs, insa diurna se acorda numai salariatilor angajati cu contract individual de munca.


Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri