Regim fiscal. Cum deducem cheltuielile pentru cazare, diurna si transport?

Tags: regim fiscal cazare, salariat, nerezidenti, diurna, transport, cheltuieli, deductibil

Referitor la platitorii de impozit pe profit, la art. 21 alin. (2) lit. e) Codul fiscal, se prevede ca sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri si prin urmare deductibile, cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora, stabilite prin norme.

Conform Normelor metodologice date in aplicarea acestui articol, calitatea de administrator rezulta din actul constitutiv al societatii comerciale sau contractul de administrare/mandat.

In sensul art. 21 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, persoanele fizice asimilate salariatilor cuprind si:

a) directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii;
b) persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care contribuabilul suporta drepturile legale cuvenite acestora.

Indemnizatia de delegare sau detasare (diurna) pentru delegarea/detasarea in tara si strainatate este un drept cuvenit persoanelor fizice care au calitatea de salariat, pe perioada delegarii/detasarii. Astfel, potrivit art. 43 din Codul muncii, delegarea reprezinta exercitarea temporara, din dispozitia angajatorului, de catre salariat, a unor lucrari sau sarcini corespunzatoare atributiilor de serviciu in afara locului sau de munca.

Potrivit prevederilor art. 21 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor pentru deplasari in Romania si in strainatate este deductibila fiscal in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.

Conform art. 9 din HG 1860/2006, indemnizatia zilnica de delegare si detasare in Romania care este 13 lei, iar nivelul maxim deductibil este 32.5 lei (13x 2,5).
 
Actul normativ care reglementeaza conditiile de acordare si cuantumul minim al diurnei cuvenite personalului din institutiile publice este HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare

Angajatii trimisi in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar beneficiaza in strainatate de:

- indemnizatie zilnica in valuta, denumita diurna, in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte, uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea;
- o suma zilnica in valuta, in limita careia personalul trebuie sa-si acopere cheltuielile de cazare.
 
Asadar, ptrivit art. 55 alin. (2) lit. i si art. 296^4 alin. (1) lit. m din Codul fiscal diurna (indemnizatia primita pe perioada delegarii si detasarii) este deductibila fiscal in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice. Ceea ce depaseste aceasta limita este considerat venit de natura salariala si este supusa ca atare impozitului pe veniturile din salarii si contributiilor sociale obligatorii.
 
Daca de exemplu, deplasarea are loc in Franta nivelul diurnei este de 35 euro/zi, de unde rezulta o diurna deductibila de 35 euro/zi x 2,5 ori = 87,5 euro/zi. Daca diurna zilinica care este acordata salariatilor, conform prevederilor din contractele individuale de munca  sau contractul colectiv de munca, dupa caz, depaseste aceasta limita, diferenta se include in veniturile salariale ale angajatilor si se impoziteaza.
 
Astfel, daca diurna poate fi acordata doar salariatilor, cheltuielile de transport si cazare pentru delegare/detasare se acorda si sunt deductibile si pentru administratori, directori care isi desfasoara activitatea in baza contractului de administrare/mandat, in conditiile prevazute de lege.
 
Pentru justificarea necesitatii deplasarii sau delegarii se intocmeste Ordinul de deplasare (delegatie) cod 14-5-4, reglementat de prin OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro