PFA in 2023: Aspecte pe care trebuie sa urmareasca PFA-urile care vand produse ONLINE

de Redactia Infotva la 17 Mai. 2023

PFA - CAEN 4791. Initial a adus produse de slabit, parfumuri, deodorante, sapun, produse marca FM WORLD DISTRIBUTION - Polonia, cu punct de lucru in RO. Pe acelasi CAEN poate sa se reorienteze si sa aduca: trening-uri si tricouri pentru femei, barbati si copii?

Este OK daca livrarea comenzilor se face prin curier cu plata prin cont bancar? Sau este recomandat ca plata se se faca prin cont colector - firma curierat?

Nu vreau sa fie probleme pe partea de comenzi on-line. Sunt implicatii din punct de vedere e-Transport (cod UIT, mentionez ca cumpara cantitati mici aduse prin curier) si e-Factura? Ulterior vrea sa deschita un mic magazin cu astfel de produse. Oare ce cod CAEN ar trebui sa reautorizeze la Registrul comertului? Poate functiona magazinul pe CAEN 4791?
 

PFA care vinde produse ONLINE– raspunsul specialistului:

Din perspectiva realizarii magazinului online, ar trebui urmarite urmatoarele aspecte:

- Proiectarea site-ului raportata la profilul cumparatorului si a tipurilor de produse comercializate. Aici intra design-ul site-ului, utilizabilitatea (orice utilizator trebuie sa acceseze foarte usor optiunile magazinului).
 

- Administrarea site-ului, care se poate face de o singura persoana pentru inceput dar, in functie de gama de produse din stoc pot fi necesare mai multe persoane.
 

- Achizitia unui domeniu si a unui serviciu de hosting. Extensia domeniului este importanta. Astfel, daca va adresati pietei din Romania este bine sa contractati un domeniu .ro, iar pentru piata internationala .com. Mai exista si alte extensii pentru domenii, cum ar fi.info, .net care se pot gasi la preturi promotionale.

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Achizitii de servicii din afara Romaniei Regim fiscal-contabil

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

De asemenea, numele domeniului este recomandat sa fie in concordanta cu tipul de produse vandute.
 

Pe partea de hosting, exista numerosi furnizori ale acestor servicii. Aspecte esentiale ale hostingului ar fi spatiul fizic dedicat pe server pentru incarcarea informatiilor din magazinul online (sunt situatii in care spatiul alocat serviciului este impartit cu alte domenii) si timpul de incarcare al site-ului in momentul in care, sa zicem, navigheaza 100 de utilizatori simultan pe site.
 

- Managementul bazelor de date din spatele site-ului care gestioneaza stocul de produse si informatiile cumparatorilor.
 

- Optimizarea pentru motoarele de cautare sau Search Engine Optimization (SEO). Este un capitol esential care ar putea scuti foarte multi bani din bugetul alocat pentru publicitatea prin Google Adwords. Astfel, un portal bine optimizat pentru motoarele de cautare care sa se regaseasca pe prima pagina pentru anumite cuvinte cheie, nu ar mai necesita cheltuieli legate cu promovarea in sistemele CPC. Pentru optimizare este recomandat a se apela la un specialist in domeniu.
 

- Securitatea magazinului. Asa cum stim cu totii, tranzactiile online de multe ori sunt interceptate de asa-zisii hackeri, care prin metode de tip phishing intra in posesia datelor bancare ale cumparatorului. Trebuie sa apelati din nou la o firma specializata, care sa va ofere tranzactii 100% sigure pentru clientii magazinului dumneavoastra.
 

- Modalitatile de plata. Este bine sa oferiti modalitati de plata variate, in functie de valoarea produselor pe care intentionati sa le vindeti. Pentru valori de pana la 15 euro, se pot folosi servicii de plata prin SMS care sunt foarte sigure si simple pentru utilizator dar care in acelasi timp se taxeaza cu comisioane mari percepute vanzatorului de catre operatorii de telefonie mobila si intermediarii care promoveaza aceste servicii.
 

- Transportul. Pentru atragerea clientilor se poate oferi transportul gratuit al produselor. Bineinteles, costurile de transport vor mai mari cu un anumit procent pretul de lista al unui produs sau serviciu.
 

Pentru a face comert pe Internet ca PFA sau orice alt organism inregistrat deja la Registrul Comertului nu este nevoie de nici o autorizatie in acest scop.
 

Referitor la companiile care vor sa isi deschida un magazin electronic, Legea nr. 365 din 7 iunie 2002 privind comertul electronic precizeaza ca pentru a face comert in mediul virtual este obligatorie postarea in website (magazin online) a datelor de inregistrare de la Registrul Comertului, in caz contrar se va considera ca fiind contraventie.

Codul CAEN 4791, care face referire la comertul pe Internet este acoperitor pentru toata gama de marfuri vandute online.
 

Acest cod va este util in cazul in care tranzactiile dintre dvs. si client au loc in spatiul virtual, respectiv prin intermediul magazinului online.
 

Legea romaneasca prevede obligativitatea de a emite bon fiscal persoanelor fizice care platesc cu bani lichizi.
 

Pentru a face incasari fara casa de marcat de la persoanele fizice aveti urmatoarele alternative:
 

1. Incasarea banilor prin transfer bancar.

2. Incasarea banilor prin plata cu cardul.

3. Incasarea banilor prin intermediul unei firme de curierat care emite chitanta in baza facturii emise de firma dumneavoastra (firma de curierat are dreptul de a incasa banii cu chitanta urmand sa transfere banii in contul dumneavoastra conform contractului).
 

In cazul clientilor persoane juridice puteti face incasari pe baza de factura chitanta.
 

Pe scurt, singurul caz in care casa de marcat este obligatorie este acela cand firma dvs. face direct livrarea bunului sau serviciului catre un client persoana fizica.
 

Nu este nevoie de un contract semnat cu fiecare client in parte. Legislatia din domeniu permite existenta unui contract general, prezent la vedere in magazin (de cele mai multe ori sub forma de Termeni si Conditii ).
 

In principiu acest contract trebuie sa contina clauze privind modalitatea de comanda, obligatiile partilor, drepturile partilor, modalitatea de livrare, modalitatea de plata si termenul admis pentru restituirea produselor, conform Legii nr. 365/2002 acest termen este de 10 zile de la livrarea produsului.

Contractul va fi considerat valid si semnat de parti in momentul in care beneficiarul se angajeaza in achizitionarea de bunuri din magazinul dvs., astfel nu va mai fi nevoie sa semnati alte acte suplimentare.

Care sunt regulile de baza pentru a functiona in legalitate?
 

Pentru a functiona in in legalitate, orice magazin online trebuie sa indeplineasca cel putin urmatoarele reguli:
 

1. Sa fie operat de o persoana juridica: Firma (SRL, SRL-D, SA etc.), persoana fizica autorizata sau intreprindere individuala. Numele persoanei juridice si datele de identificare trebuie afisate obligatoriu pe site.
 

2. Tarifele aferente pentru produsele sau serviciile expuse la vanzare.
 

3. Pentru a va desfasura fara probleme activitatile de comert electronic aveti nevoie si sa va asigurati ca desfasurati o activitate autorizata in conformitate cu dispozitiile Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal adica sa respectati respectati GDPR (General Data Protection Regulation).
 

4. Sa existe link catre ANPC (Autoritatea Nationala pentru Protectia Consumatorilor) in magazinul online, link pe care noi il punem pentru fiecare client caruia ii realizam un magazin online.
 

Conform Ordinul ANPC nr. 433/2009, art. 3: Operatorii economici care administreaza site-uri de e-commerce (comert electronic) sunt obligati sa prezinte pe prima pagina a site-ului (home page) un link catre adresa oficiala de web a Autoritatii Nationale pentru Protectia Consumatorilor: www.anpc.gov.ro .

Astfel, daca aveti un magazin online aveti obligatia de a posta pe prima pagina a magazinului dvs. link-ul catre pagina web a ANPC. In acest ordin nu sunt prevazute sanctiunile care apar in urma nerespectarii acestui ordin. Tot in acest ordin nu sunt stipulate forma de prezentare (culoarea, marimea fontului etc.) a acestui link. In cazul clientilor nostri afisam aceste date pentru fiecare magazin online creat.
 

5. Este recomandat sa fie activ la ONRC codul CAEN 4791 Comert cu amanuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet.

Cadrul legal aplicabil magazinelor online
 

Nu exista o lege specifica care sa se refere numai la comertul electronic si unde sa gasiti toate dispozitiile legislative care va sunt aplicabile. Veti gasi dispozitii care vi se aplica si in legislatia privind comertul electronic, contractele la distanta, protectia datelor cu caracter personal, legea dreptului de autor si in alte domenii cu care aveti de a face.
 

Pe langa actele normative care sunt destinate in mod specific domeniului de comert electronic, va vor fi aplicabile si celelalte acte normative referitoare la comert in general adica practic intreg dreptul comercial.
 

Comertul electronic mai are inca o trasatura care il face deosebit faptul ca nu se adreseaza intotdeauna doar unui anumit public din granitele bine stabilite ale unei tari. Asta complica nu putin lucrurile.
 

Potrivit art. 74 alin. (5) din Legea societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, daca societatea detine o pagina de internet proprie, pe aceasta vor fi publicate informatii precum: denumirea entitatii, forma juridica, sediul social, numarul din registrul comertului si codul unic de inregistrare. Pentru societatile cu raspundere limitata se specifica si capitalul social, iar pentru cele pe actiuni sau in comandita pe actiuni se mentioneaza capitalul social subscris si cel varsat.
 

Cadrul legislativ al comertului electronic este reprezentat de Legea nr. 365/2002 cu modificarile si completarile ulterioare care prevede o serie de obligatii ale comerciantului online, cum ar fi:
 

- afisarea datelor de identificare ale societatii comerciale (nume, adresa, codul unic de inregistrare fiscala);

- numerele de telefon, fax, adresa de posta electronica si orice alte date necesare contactarii lui in mod direct si efectiv;

- numarul de inmatriculare sau alte mijloace similare de identificare, in cazul in care furnizorul de servicii este inscris in registrul comertului sau in alt registru public similar;

- datele de identificare ale autoritatii competente, in cazul in care activitatea furnizorului de servicii este supusa unui regim de autorizare;

- titlul profesional si statul in care a fost acordat, corpul profesional sau orice alt organism similar din care face parte, indicarea reglementarilor aplicabile profesiei respective in statul in care furnizorul de servicii este stabilit, precum si a mijloacelor de acces la ele, in cazul in care acesta desfasoara o activitate profesionala reglementata;

- tarifele aferente serviciilor oferite, care trebuie indicate cu respectarea normelor privind comercializarea produselor si serviciilor de piata, cu precizarea scutirii, includerii sau neincluderii TVA, precum si a cuantumului acesteia;

- includerea sau neincluderea in pret a cheltuielilor de livrare, precum si valoarea acestora, daca este cazul;

- orice alte informatii pe care furnizorul de servicii este obligat sa le puna la dispozitia destinatarilor, in conformitate cu prevederile legale in vigoare;

- detalii cu privire la modalitatea de trimitere a corespondentei prin e-mail si evitarea spam-ului;

- detalii privind stocarea temporara a informatiilor utilizatorului (cookies);

- raspunderea privind instrumentele de cautare ale informatiilor;

- raspunderea privind transmiterea informatiilor utilizatorului catre terte partii;

- solutionarea litigiilor;

- infractiuni si contraventii la regimul comertului electronic.

- Legea nr. 12/1990 privind protejarea populatiei impotriva unor activitati de productie, comert sau prestari de servicii ilicite, republicata in Monitorul Oficial nr. 291/05.05.2009.

- Legea societatilor nr. 31/1990, republicata in Monitorul Oficial nr. 1.066/17.11.2004, cu modificarile si completarile ulterioare.

- Legea nr. 365/2002 privind comertul electronic, republicata in Monitorul Oficial nr. 959/29.11.2006, cu modificarile ulterioare.

- Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, publicata in Monitorul Oficial nr. 688/10.09.2015, cu modificarile si completarile ulterioare.

- Legea nr. 363/2018 privind protectia persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal de catre autoritatile competente in scopul prevenirii, descoperirii, cercetarii, urmaririi penale si combaterii infractiunilor sau al executarii pedepselor, masurilor educative si de siguranta, precum si privind libera circulatie a acestor date, publicata in Monitorul Oficial nr. 13/07.01.2019.

- Ordinul presedintelui Autoritatii Nationale pentru Protectia Consumatorilor nr. 72/2010 privind unele masuri de informare a consumatorilor, publicat in Monitorul Oficial nr. 164/15.03.2010, cu modificarile si completarile ulterioare.

- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind situatiile financiare anuale individuale si situatiile financiare anuale consolidate, publicat in Monitorul Oficial nr. 963/30.12.2014, cu modificarile si completarile ulterioare.

- Ordinul ministrului finantelor publice 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial nr. 910 bis/09.12.2015.

- Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata in Monitorul Oficial nr. 75/21.01.2005, cu modificarile si completarile ulterioare.

- Regulamentul (UE) nr. 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei nr. 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor), publicat in Jurnalul Oficial nr. L 119/04.05.2016.

Aspecte relevante ce ar trebui sa nu lipseasca de pe orice site al unui comerciant online:

1. Art. 5, art. 6 alin. (2) lit. b), art. 8 din Legea nr. 365/2002: Consumatorul/Clientul trebuie sa afle in mod clar si direct principalele informatii cu privire la ce vede si doreste sa cumpere online Produsele publicate si comercializate de S.C...S.R.L. sunt insotite de caracteristicile tehnice ale produsului .

2. Mesajele comerciale trimise prin e-mail sunt interzise atat timp cat nu exista acordul explicit al destinatarului. Legea comertului electronic, dar si Legea privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protectia vietii private in sectorul comunicatiilor electronice Legea nr. 506/2004 interzic in mod explicit astfel de mesaje Clientii... ro au voluntar posibilitatea sa se aboneze si sa se dezaboneze la Newsletter (mesaje comerciale), respectiv odata cu crearea contului de client, sunt in totalitate de acord cu Termenii si conditiile de utilizare a site-ului.
 

3. Interpretarea articolelor din cap. III din Legea nr. 365/2002, legea comertului electronic ne demonstreaza ca un contract de tip lick-wrap , adica butonul si casuta bifata cu Sunt de acord cu termenii si conditiile pe care le acceptam in procedura Contul dumneavoastra si Creeaza un cont , pasi indispensabili de-altfel pentru a putea beneficia de posibilitatea de a cumpara si vizita zonele cu informatii exclusive clientilor... este legal valabil in Romania, atunci cand se respecta conditiile impuse de lege.
 

4. Cumparatorul are dreptul sa trimita bunul inapoi in termen de 14 zile lucratoare (dreptul de denuntare unilaterala) Consumatorul are dreptul de a denunta unilateral contractul la distanta, in termen de 10 zile lucratoare, fara penalitati si fara invocarea vreunui motiv special. Singurele costuri care pot cadea in sarcina consumatorului/clientului sunt cheltuielile directe de expediere si returnare a produselor. Produsul trebuie sa-si pastreze in totalitate aspectul comercial, forma originala si etichetele originale.
 

5. Dispozitii privind executarea contractului. Legea privind contractele la distanta are si cateva dispozitii specifice pentru executarea contractului Termenul prevazut de lege pentru executarea contractului este de 30 de zile (calendaristice) timp suficient pentru orice magazin online sa-si onoreze comenzile si obligatiile contractuale. Totusi, daca acest lucru nu se poate intampla, atunci magazinul trebuie sa-l informeze pe consumator/client de acest lucru si sa returneze banii, daca este cazul. Legea prevede o dispozitie in cazul neexecutarii contractului din cauza rupturii de stoc, produsul poate fi inlocuit de unul similar, in conditiile in care acest lucru este prevazut in mod expres in contract sau consumatorul/clientul isi da acordul in mod expres.
 

6. Site-ul... este implicat in mod direct in prelucrarea unor date cu caracter personal.
 

7. Regulamentul (UE) nr. 2016/679 stabileste conditiile generale cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, ce date pot fi prelucrate si ce obligatii au cei care le prelucreaza (operatorii de date).
 

8. Autoritatea Nationala pentru Protectia Consumatorilor https://www.anpc.gov.ro.

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!