TOT ce trebuie sa stii despre utilizarea Sistemului RO e-Factura in relatia B2B si B2G

Unitatile afiliate sunt obligate, incepand cu data de 1 aprilie 2022, sa transmita in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura facturile emise titularilor voucherelor.(art. I, alin. 2 din OUG 131/2021)

Operatorii economici cu activitate de turism din Romania, autorizati de Autoritatea Nationala pentru Turism, conform Ordonantei Guvernului nr. 58/1998, care detin structuri de primire turistice clasificate si/sau agentii de turism licentiate si care accepta vouchere de vacanta ca modalitate de plata, se denumesc, in mod conventional, unitati afiliate. (art. 4, alin. 1 din OUG 8/2009)

Potrivit art. XXXVII, din OUG 130/2021, pentru produsele cu risc fiscal ridicat (stabilite prin OPANAF nr. 12/2022), comercializate in relatia B2B:

a) furnizorii pot, in perioada 1 aprilie-30 iunie 2022, sa transmita facturile emise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, indiferent daca destinatarii sunt sau nu inregistrati in Registrul RO e-Factura;

b) furnizorii sunt obligati, incepand cu data de 1 iulie 2022, sa transmita facturile emise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, indiferent daca destinatarii sunt sau nu inregistrati in Registrul RO e-Factura. 

Cele 5 categorii de produse cu risc fiscal ridicat potrivit OPANAF nr. 12/2022 sunt :

1. Legume, fructe, radacini si tuberculi alimentari, alte plante comestibile

2. Bauturi alcoolice

3. Constructii noi

4. Produse minerale (apa minerala naturala, nisip si pietris)

5. imbracaminte si incaltaminte

Lista produselor va fi reevaluata periodic conform prevederilor OUG nr. 130/2021.

Facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice

Autoritatile si entitatile contractante prevazute la art. 2 alin. (1) lit. m) din OUG 120/2021, trebuie sa fie inregistrate in Registrul entitatilor publice, conform OMF nr.2.004/2013.

In calitate de destinatari ai facturii electronice emise in relatia B2G, autoritatile si entitatile contractante au obligatia sa primeasca si sa descarce factura electronica, prin accesarea “Punctului Unic de Acces” de pe site-ul MF - Sistemul national de raportare Forexebug, sectiunea “Vizualizare rapoarte”-“Facturi electronice”.

Destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G care nu dispun de o aplicatie de conversie pot utiliza aplicatia informatica pusa la dispozitie de catre Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, la adresa web www.efactura.mfinante.ro. (art. 5 din OMF 1365/2021)

Facturarea electronica in relatia comerciala dintre doi operatori economici

In vederea utilizarii sistemului RO e-Factura in relatia B2B, emitentul trebuie sa fie inregistrat in Registrul RO e-Factura.

Inregistrarea in sistemul RO e-Factura se face prin intemediul SPV, sectiunea Factura electronica/Registrul RO e-Factura. (cap. I din
OPANAF 1713/2021)

Incepand cu data de 1 a lunii urmatoare exercitarii optiunii, operatorul economic este inscris in Registrul RO e-Factura. De la momentul inscrierii in Registrul RO e-Factura, emitentul dobandeste si calitatea de destinatar.

In vederea primirii si descarcarii facturii electronice, destinatarul acceseaza SPV, sectiunea Factura electronica/ Mesaje.

In situatia in care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, acesta are obligatia de a emite doar facturi electronice si de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora catre toti destinatarii definiti la art. 2 alin. (1) lit. p) din OUG nr. 120/2021, cu exceptia facturilor electronice emise ca urmare a executarii contractelor clasificate potrivit legii sau in cazul in care atribuirea si executarea contractului de achizitie publica au necesitat impunerea, potrivit dispozitiilor legale, a unor masuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esentiale de securitate ale statului.

(art. 5,6,7 din OUG 120/2021)

Emitentul facturii electronice pregateste fisierul corespunzator facturii electronice in format XML, conform documentatiei tehnice publicate in sectiunea dedicata RO e-Factura disponibila pe portalul Ministerului Finantelor (https://mfinante.gov.ro/web/efactura), respectiv Agentiei
Nationale de Administrare Fiscala.

Fisierul XML trebuie sa respecte standardul european EN 16931 (model semantic de baza al facturii electronice) si regulile nationale RO-CIUS prevazute in legislatia specifica. (art. 2 din OPANAF 1365/2021)

Documentatia tehnica completa necesara la completarea facturii si salvarea ca XML, sintaxa UBL, precum si un model de completare, sunt disponibile accesand link-ul: https://efactura.mfinante.ro (Specificatii tehnice)

Observatii:

-Va fi pus la dispozitie si un validator de XML (care include inclusiv validarile de CIUS RO-NAT), prin intermediul DUKIntegrator

-Fisierul XMl al facturii trebuie generat de emitenti din aplicatiile informatice proprii.

In vederea transmiterii facturii electronice, emitentul acceseaza SPV sectiunea Factura electronica/Trimitere factura.

In urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-Factura atribuie un numar de identificare, utilizat ca referinta in cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului.

In situatia in care drept urmare a operatiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplica semnatura electronica a MF care atesta primirea facturii electronice in sistemul RO e-Factura.

Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de semnatura electronica a MF, care este pus la dispozitia emitentului, respectiv destinatarului, in sistemul RO e-Factura, sub forma unui fisier arhiva de tip zip.

In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura prevazuta, emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura. (art. 4, alin. 5 din OUG 120/2021)

Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite in sistemul national privind factura electronica RO eFactura.Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.

Corectia facturii electronice

In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2B asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectand structura publicata in documentatia tehnica.

In situatia unei facturi electronice emise in relatia B2G asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului national de raportare - Forexebug, prin transmiterea unui mesaj, respectand structura publicata in documentatia tehnica.

Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul RO e-Factura.

Corectia facturii electronice comunicate destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura. (art. 6 din OPANAF 1365/2021)

Notificarea emitentului si destinatarului privind factura electronica

Pentru fisierele arhiva nedescarcate precum si pentru mesajele transmise de catre destinatar si nedescarcate de catre emitent, se transmit notificari in ziua urmatoare publicarii fisierelor nedescarcate, in mod automat. Notificarile sunt transmise la adresele de posta electronica completate in SPV de catre reprezentantii emitentului, daca a fost exprimata optiunea in acest sens.

Pentru fisierele corespunzatoare facturilor primite si nedescarcate de catre destinatar, se transmit notificari in ziua urmatoare publicarii fisierelornedescarcate, in mod automat. Notificarile sunt transmise la adresele de posta electronica completate in SPV de catre reprezentantii destinatarului, daca a fost exprimata optiunea in acest sens.

Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic in conformitate cu prevederile legale in vigoare si eliberate la cerere. (art. 7,8 din OMF 1365/2021)

Prevederile legale aplicabile:

-OUG nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura

-OPANAF nr. 1713/2021 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea si inscrierea in cadrul Registrului RO e-Factura, precum si a modelului, continutului si instructiunilor de completare ale formularului (084) "Cerere privind inregistrarea in Registrul RO eFactura/renuntarea la cererea privind inregistrarea in Registrul RO e-Factura"

-OUG nr. 130/2021 privind unele masuri fiscal-bugetare, prorogarea unor termene, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative

-OUG nr. 131/17.12.2021 privind modificarea si completarea unor acte normative, precum si pentru prorogarea unor termene

-OPANAF nr. 12/2022 privind stabilirea produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate in relatia B2B

-OMF nr. 1366/2021 pentru aprobarea Specificatiilor tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice - RO_CIUS - si a regulilor operationale specifice aplicabile la nivel national

-OMF nr. 1365/2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura

-OPANAF nr. 1831/2021 pentru aprobarea Procedurii privind exercitarea optiunii de utilizare, de catre operatorii economici nerezidenti, a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si a modelului, continutului si instructiunilor de completare ale formularului (083) "Optiune privind utilizarea, de catre operatorii economici nerezidenti, a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura"

Sursa: ANAF

de Ion Mihai
Ion Mihai este profesionist in domeniul fiscal. Si-a inceput activitatea in presa in anul 2010 si a acoperit de-a lungul anilor subiecte precum contabilitate, legislatia muncii si sport. In prezent, scrie despre tot ceea ce inseamna pregatirea si depunerea declaratiilor fiscale, obligatiile fiscale care le revin angajatorilor si salariatilor, plata impozitelor si alte noutati legislative.