E-Factura. Cum trebuie sa procedeze contribuabilii cand facturile NU sunt vizibile in SPV

Ce este e-Factura

E-Factura este noul sistem de facturare electronica prin care se vor incarca, stoca si descarca facturile electronice, cu ajutorul serverului ANAF. Prin acest sistem facturile apar intr-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea lor electronica si automata.

In lucrarea  e-FACTURA. e-TRANSPORT. Noutati, obligatii, sanctiuni, sunt prezentate cele mai delicate intrebari ale contribuabililor privind sistemele e-Factura si e-Transport, inclusiv intrebari din sectiunea specializata de pe site-ul ANAF.

Ce elemente trebuie sa cuprinda facturile electronice

Potrivit art. 4 din Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, structura facturii electronice respecta:

a) specificatiile tehnice si de utilizare a elementelor de baza ale facturii electronice asa cum sunt prevazute in standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel national;

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

PortalContabilitate ro - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Care sunt elementele principale ale facturii electronice

Elemente principale ale facturii electronice sunt urmatoarele:

a) identificatorii de proces si de factura;
b) data facturii;
c) informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
d) informatii privind destinatarul facturii electronice;
e) informatii privind beneficiarul platii;

In lucrarea  e-FACTURA. e-TRANSPORT. Noutati, obligatii, sanctiuni, sunt prezentate cele mai delicate intrebari ale contribuabililor privind sistemele e-Factura si e-Transport, inclusiv intrebari din sectiunea specializata de pe site-ul ANAF.

f) informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
h) referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
i) detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
j) instructiuni de plata;
k) informatii privind creditari sau debitari;
l) informatii privind pozitiile de pe factura;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.

Cum transmiti facturi prin e-Factura

Persoanele care au obligatia utilizarii sistemului RO e-Factura trebuie sa obtina un certificat calificat pentru semnatura electronica, in vederea inrolarii in SPV.
Dupa ce ati facut inregistrarea in Spatiul Privat Virtual (SPV), pentru a trimite manual facturile, trebuie sa emiteti factura, sa o descarcati in format XML si mai apoi incarcati fisierul in SPV, sectiunea “Factura electronica”.

ATENTIE! Facturile pot fi trimise si prin programele de facturare, insa tot aveti nevoie de acces in SPV.

Emiterea/transmiterea unei facturi in format XML se poate realiza, deci, prin doua metode:

I. Servicii web - utilizarea unei aplicatii proprii, prin interconectarea cu sistemul RO e-Factura folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface);

II. Incarcare web - utilizarea aplicatiei puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.

Facturi electronice care NU sunt vizibile in SPV – cum trebuie sa procedati

Sa luam cazul urmator. In ultimul timp, un contribuabil are din ce in ce mai multe cazuri in care nu primeste prin SPV facturile de la furnizori, desi ei fac dovada ca facturile au fost trimise prin SPV. 

Cum procedam in aceasta situatie, avand in vedere ca de cele mai multe ori furnizorii refuza sa le storneze si sa le refaca?

Specialistul ne spune ca daca furnizorii va confirma ca au transmis facturile prin e-Factura, dar acestea nu apar in SPV, este important sa urmati o procedura clara pentru inregistrarea lor in contabilitate, respectand legislatia fiscala in vigoare.

In lucrarea  e-FACTURA. e-TRANSPORT. Noutati, obligatii, sanctiuni, sunt prezentate cele mai delicate intrebari ale contribuabililor privind sistemele e-Factura si e-Transport, inclusiv intrebari din sectiunea specializata de pe site-ul ANAF.

Pasul 1: Verificati in SPV daca factura a fost primita. Daca nu apare, cereti furnizorului:
-Dovada transmiterii facturii (captura de ecran din SPV).
-Numarul si data facturii transmise prin e-Factura.
Pasul 2: Daca furnizorul confirma trimiterea, dar factura nu apare in SPV, verificati daca a fost respinsa din cauza unei erori tehnice si solicitati retransmiterea.
Pasul 3: Daca furnizorul refuza sa storneze si sa refaca factura, trebuie sa inregistrati achizitia in contabilitate fara a deduce TVA (neavand originalul).
Inregistrarea in contabilitate fara deducerea TVA
Tranzactia trebuie inregistrata in contabilitate chiar daca factura lipseste din SPV, intrucat bunurile sau serviciile achizitionate exista si trebuie recunoscute in contabilitate. Inregistrarea se face pe contul 408 Furnizori facturi nesosite , iar TVA se trece ca neexigibil (4428).
Nu deduceti TVA pana cand factura nu apare in SPV!
Ce se intampla ulterior cu TVA?
Situatia 1: Furnizorul incarca factura in SPV peste cateva luni: deduceti TVA in luna in care factura apare in SPV.
Situatia 2: Furnizorul nu incarca niciodata factura in SPV: TVA ramane nedeductibila si trebuie inclusa in costul bunului/serviciului.
Obligatiile legale si riscurile fiscale
Conform OUG 120/2021, factura originala este considerata numai fisierul XML transmis prin e-Factura si sigilat de Ministerul Finantelor, implicit, deducerea TVA este permisa numai in baza originalului
Emitentul (furnizorul) care nu transmite factura prin e-Factura risca o amenda de 15% din valoarea totala a facturii.
Destinatarul (cumparatorul) care inregistreaza o factura neexistenta in SPV poate fi sanctionat cu aceeasi amenda.
Prin urmare, nu deduceti TVA pana cand factura nu apare in SPV!
Documente justificative pentru cheltuiala
In cazul in care factura nu apare in SPV, alte documente care pot justifica achizitia, sunt:
-Contractul de colaborare cu furnizorul
-Nota de intrare-receptie (NIR)
-Devize, situatii de lucrari, rapoarte de lucru
Aceste documente justificative demonstreaza ca achizitia este reala si poate fi deductibila la calculul impozitului pe profit (daca respecta regula de la art. 25 din Codul fiscal sa fie cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice).
Concluzie
Daca nu primiti factura prin SPV, tranzactia trebuie inregistrata, dar fara deducerea TVA. Daca factura apare ulterior in SPV, deduceti TVA atunci. Daca nu apare, TVA se include in costuri.
Temei legal 
Legea 227/2015 privind Codul fiscal
Art. 25. Cheltuieli 
(1) Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale.
Ordonanta de urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania
Art. 4. -
(6) Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.
Art. 13 2. 
(1) Constituie contraventii, daca nu au fost savarsite in astfel de conditii incat sa fie considerate potrivit legii infractiuni, urmatoarele fapte:
a) nerespectarea de catre emitentul facturii - persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, a prevederilor art. 10 alin. (1);
b) primirea si inregistrarea de catre destinatarul - persoana impozabila stabilita in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, a unei facturi emise de operatori economici stabiliti in Romania, in relatia B2B, fara respectarea prevederilor art. 10 alin. (1);
(2) Contraventiile prevazute la alin. (1) lit. a) si b) se sanctioneaza, prin derogare de la prevederile art. 8 alin. (2) lit. a) din Ordonanta Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, cu o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.


Raspunsuri oferit in luna MARTIE 2025 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile din Codul Fiscal consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.