Modificarea procedurii de emitere a facturii, reglementarea fiscala a facturii electronice

Tags: semnarea si stampilarea facturilor, factura electronica, termenul de emitere a facturilor

Ordonanta 15/2012 care a modificat Codul fiscal, a adus o serie de completari la articolul 155 Facturarea, care au intrat in vigoare de la 1 ianuarie 2013. Astfel, se definesc facturile ca fiind documentele sau mesajele pe suport hartie ori in format electronic, daca acestea indeplinesc anumite conditii stabilite mai jos in curinsul articolului.

De asemenea, orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala are acelasi regim juridic ca si o factura.
Se definesc facturile electronice ca fiind facturile care contin informatiile solicitate la art. 155 si prezentate in cuprinsul articolului si care au fost emise si primite in format electronic.

Cand este obligatorie emiterea facturii?
Persoana impozabila trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, in urmatoarele situatii:
a) pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate;
b) pentru fiecare vanzare la distanta pe care a efectuat-o, in conditiile art. 132 alin. (2) si (3);
c) pentru livrarile intracomunitare de bunuri efectuate in conditiile art. 143 alin. (2) lit. a) – c);
d) pentru orice avans incasat in legatura cu una dintre operatiunile mentionate la lit. a) si b).

Cand nu este obligatorie emiterea facturii?
• Prin exceptie de la lit. a) si d), persoana impozabila nu are obligatia emiterii de facturi pentru operatiunile scutite fara drept de deducere a taxei conform art. 141 alin. (1) si (2).
• Prin exceptie de la prevederile lit. a), persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:

a) livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale, conform Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

b) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a), furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului, cum ar fi: transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor, accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii;

c) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a) si b), furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt: livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite. Prin norme se vor stabili documentele pe care furnizorii/prestatorii trebuie sa le intocmeasca in vederea determinarii corecte a bazei de impozitare si a taxei colectate pentru astfel de operatiuni.

Nota Persoana impozabila care nu are obligatia de a emite facturi conform prezentului articol poate opta pentru emiterea facturii.

Termenul de emitere a facturilor

• Pentru livrarile intracomunitare de bunuri efectuate in conditiile art. 143 alin. (2), persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.
• Pentru alte operatiuni decat cele prevazute la alin. Precedent, persoana impozabila are obligatia de a emite o factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa. De asemenea, persoana impozabila trebuie sa emita o factura pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.

Elementele obligatorii ale facturii
Factura cuprinde in mod obligatoriu urmatoarele informatii:

a) numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;

b) data emiterii facturii;

c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;

d) denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 153, ale reprezentantului fiscal;
f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;

g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153 ale reprezentantului fiscal;

h) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 125.1 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;

i) baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;

j) indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;

k) in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea «autofactura»;

l) in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

m) in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea «taxare inversa»;

n) in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea «regimul marjei – agentii de turism»;

o) daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile «regimul marjei – bunuri second-hand», «regimul marjei – opere de arta» sau «regimul marjei – obiecte de colectie si antichitati», dupa caz;

p) in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea «TVA la incasare»;

r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.

Factura electronica

Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar.
Autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea unei facturi, indiferent ca este pe suport hartie sau in format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii. Fiecare persoana impozabila stabileste modul de garantare a autenticitatii originii, a integritatii continutului si a lizibilitatii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pista fiabila de audit intre o factura si o livrare de bunuri sau prestare de servicii. «Autenticitatea originii» inseamna asigurarea identitatii furnizorului sau a emitentului facturii. «Integritatea continutului» inseamna ca nu a fost modificat continutul impus in conformitate cu prezentul articol.

In afara de controalele de gestiune mentionate anterior, alte exemple de tehnologii care asigura autenticitatea originii si integritatii continutului facturii electronice sunt:

-    o semnatura electronica avansata in sensul art. 2 alin. (2) din Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European si a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru comunitar pentru semnaturile electronice, bazata pe un certificat calificat si creata de un dispozitiv securizat de creare a semnaturii in sensul art. 2 alin. (6) si (10) din Directiva 1999/93/CE;

-    un schimb electronic de date (electronic data interchange – EDI), astfel cum a fost definit la art. 2 din anexa I la Recomandarile Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 privind aspectele juridice ale schimbului electronic de date, in cazul in care acordul privind schimbul prevede utilizarea unor proceduri prin care se garanteaza autenticitatea originii si integritatea datelor.

In cazul facturilor emise prin mijloace electronice de furnizori/prestatori care sunt stabiliti in tari cu care nu exista niciun instrument juridic privind asistenta reciproca avand o sfera de aplicare similara celei prevazute de Directiva 2010/24/UE a Consiliului Uniunii Europene din 16 martie 2010 privind asistenta reciproca in materie de recuperare a creantelor legate de impozite, taxe si alte masuri si de Regulamentul (UE) 904/2010 al Consiliului din 7 octombrie 2010 privind cooperarea administrativa si combaterea fraudei in domeniul taxei pe valoarea adaugata, pentru livrari de bunuri sau prestari de servicii care au locul in Romania, asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii trebuie realizata exclusiv prin una din tehnologiile prevazute anterior.

In situatia in care pachete care contin mai multe facturi emise prin mijloace electronice sunt transmise sau puse la dispozitia aceluiasi destinatar, informatiile care sunt comune facturilor individuale pot fi mentionate o singura data, cu conditia ca acestea sa fie accesibile pentru fiecare factura.

Semnarea si stampilarea facturilor
Semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina factura.

Stocarea prin mijloace electronice
Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Persoana impozabila trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.

Persoana impozabila poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sau informatiile stocate sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru. Cu toate acestea, locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabila nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca avand o sfera de aplicare similara celei prevazute de Directiva 2010/24/UE si de Regulamentul (UE) 904/2010 sau la dreptul de a accesa prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective.

Prin exceptie de la aceasta prevedere, persoana impozabila care are sediul activitatii economice in Romania are obligatia de a stoca pe teritoriul Romaniei facturile emise si primite, precum si facturile emise de client sau de un tert in numele si in contul sau, altele decat cele electronice pentru care persoana impozabila garanteaza accesul on-line organelor fiscale competente si pentru care persoana impozabila poate aplica prevederile alin. (31). Aceeasi obligatie ii revine si persoanei impozabile stabilite in Romania printr-un sediu fix cel putin pe perioada existentei pe teritoriul Romaniei a sediului fix.

In situatia in care locul de stocare nu se afla pe teritoriul Romaniei persoanele impozabile stabilite in Romania in sensul art. 125^1 alin. (2) trebuie sa comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor sau a informatiilor stocate.

Facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise sau puse la dispozitie. In cazul facturilor stocate prin mijloace electronice, persoanele impozabile vor stoca prin mijloace electronice si datele ce garanteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor.

In scopuri de control, organele fiscale competente pot solicita traducerea in limba romana, in anumite situatii sau pentru anumite persoane impozabile, a facturilor emise pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii pentru care locul livrarii, respectiv prestarii se considera a fi in Romania, conform prevederilor art. 132 si 133, precum si a facturilor primite de persoane impozabile stabilite in Romania in sensul art. 125^1 alin. (2).

In scopuri de control, in cazul stocarii prin mijloace electronice a facturilor emise sau primite in alt stat, garantand accesul online la date, persoana impozabila stabilita in Romania in sensul art. 125^1 alin. (2) are obligatia de a permite organelor fiscale competente din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi.

De asemenea, persoana impozabila nestabilita in Romania care stocheaza prin mijloace electronice facturi emise sau primite pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii impozabile in Romania are obligatia de a permite organelor fiscale din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi, indiferent de statul in care se afla locul de stocare pentru care a optat.)


Irina Coma
Consultant fiscal, expert contabil si auditor, lector pe probleme fiscal-contabile in cadrul mai multor firme de consultanta, coautor Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 2010, CD-ul Impozitul pe Profit 2010, Revista Romana de Fiscalitate, lector in cadrul Seminarului National de Fiscalitate si Contabilitate marca Rentrop & Straton, Editor PortalContabilitate.ro