Deducerea combustibilului si TVA aferenta: cand NU se face

Tags: tva, codul fiscal, deducere cheltuieli

Intrebare: In cazul in care gestionarului unei firme cu sediul in afara Bucurestiului i se da o masina in scopul de a aduce personalul (salariatii) firmei la locul de munca si de ai innapoia pe acestia in Bucuresti, aceasta cheltuiala poate fi considerata transport la si de la locul activitatii de personal?

Masina este utilizata numai in acest scop. Ce documentatie ar trebui intocmita pentru deducerea cheltuielii cu combustibililul?
 
Cheltuiala cu combustibilul si TVA aferenta vor fi deductibile in conditiile prevazute la art 1451 din Codul fiscal si normele metodologice de aplicare. La pct 451 alin 1 lit.f sunt definite vehicule destinate exclusiv pentru transportul personalului la si de la locul de munca si conditiile care trebuie indeplinite, astfel:

„f) vehiculele utilizate exclusiv pentru transportul personalului la si de la locul de desfasurare a activitatii reprezinta vehiculele utilizate de angajator pentru transportul angajatilor in scopul desfasurarii activitatii economice la si de la resedinta acestora/locul convenit de comun acord la sediul angajatorului sau la si de la sediul angajatorului la locul in care se desfasoara efectiv activitatea ori la si de la resedinta angajatilor/locul convenit de comun acord la locul de desfasurare a activitatii, atunci când exista dificultati evidente de a gasi alte mijloace de transport si exista un acord colectiv intre angajator si angajati prin care angajatorul se obliga sa asigure gratuit acest transport;
 
Prin urmare, pentru deducerea cheltuielii cu combustibilul si TVA aferent, trebuie sa demonstrati ca exista dificultati evidente de a gasi si alte mijloace de transport pentru transportul salariatilor (nu exista tren, transport public, transport in sistem maxi –taxi, etc.).
 
Totodata trebuie sa existe in contractul colectiv de munca sau in Regulamentul intern prevederi la faptul ca transportul salariatilor la si de la locul de munca va fi efectuat si suportat de catre societate.

In situatia in care conditiile prezentate mai sus sunt indeplinite, administratorul trebuie sa emita o Decizie prin care sa desemneze vehiculul pentru utilizarea exclusiva pentru transportul salariatilor la si de la locul de munca, sa stabileasca persoana care il va utiliza.
 
Totodata, persoana care il va utiliza va trebui sa intocmeasca foi de parcurs din care sa reiasa utilizarea exclusiva pentru trasnportul salariatilor la si de la locul de munca.
 
Atentie, utilizarea mixta (si pentru activitati pentru care nu este acordat drept de deducere), va conduce la nedeductibilitatea cheltuielii cu combustibilul si TVA aferenta si pentru activitatea de trasnport persoane.