Justificare cheltuieli si TVA cu combustibilul in baza unui contract de comodat. Documente justificative necesare

Tags: justificare cheltuieli, contract comodat, ordinul 3512/2008, oug 34/2009, tva

Vom vedea, prin cele ce urmeaza, care sunt documentele justificative de care are nevoie o societate pentru a obtine deducerea de 50% a TVA-ului aferent combustibilului folosit de administrator/angajat in deplasarile efectuate in interesul societatii cu autoturismul aflat in utilizarea societatii print-un contract de comodat.

Raspuns:

La data de 25 iunie 2009, Ministerul Finantelor Publice a publicat Ghidul practic privind reflectarea in contabilitate a unor operatiuni economice, in vederea aplicarii unitare si a evidentierii in contabilitate a masurilor financiar-fiscale reglementate prin OUG 34/2009 din 11 aprilie 2009 cu privire la rectificarea bugetara pe anul 2009 si reglementarea unor masuri financiar-fiscale. Acest ghid cuprinde si unele prevederi referitoare la conditiile in care bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice fiscale pot fi inregistrate in contabilitate ca documente justificative. Potrivit acestuia:
 
"II 1. In cazul achizitionarii carburantilor auto pe baza de bon fiscal, bonurile sunt documente justificative care stau la baza inregistrarii cheltuielilor in contabilitate daca sunt stampilate si au inscrise denumirea cumparatorului si numarul de inmatriculare a autovehiculului.

2. (1) Bonurile fiscale emise cu aparatele de marcat electronice fiscale in baza OUG 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sunt documente care atesta efectuarea platii si se anexeaza la Registrul de casa.

(2) Inregistrarea in contabilitate a bunurilor achizitionate sau a serviciilor prestate, achitate cu numerar sau card bancar, pe baza de bon fiscal, se poate efectua in urmatoarele conditii:
(i) entitatea solicita furnizorului factura aferenta bunurilor livrate sau serviciilor prestate, avand ca anexa bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal;
sau
ii) entitatea justifica cheltuielile efectuate fie prin documente care atesta intrarea in gestiune a bunurilor achizitionate, fie cu alte documente cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexeaza bonul fiscal, documentele respective fiind aprobate de persoana care autorizeaza efectuarea acestor cheltuieli. In cazul utilizarii decontului de cheltuieli, documentul utilizat este "Decont de cheltuieli - cod 14-5-5" aprobat prin Ordinul 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care va fi adaptat in mod corespunzator pentru decontari interne."
 
De asemenea, in vederea justificarii utilizarii autoturismelor in scopul desasurarii activitatii economice a societatii pentru fiecare autoturism se vor intocmi Foi de parcurs si Fise de activitati zilnice a autovehiculelor.

Puteti deconta numai suma care este aferenta combustibilului utilizat in interesul societatii, insa avand in vedere limitarea dreptului de deducere la TVA si a cheltuielilor privind combustibilul trebuie sa tineti cont ca este deductibila cheltuiala si TVA numai 50% din suma platita, avand in vedere prevederile de la art. 145^1 alin (1) si a celor de la art. 21 alin. (4) lit. t din Codul fiscal.