Intelesul expresiei - inlocuieste factura initiala

de Redactia Infotva la 18 Mai. 2010

Intrebare Art. 46 alin. 1 din HG 44/2004 prevede posibilitatea exercitarii dreptului de deducere a TVA si cu prezentarea fotocopiilor cu mentiunile ''duplicat'' si ''inlocuieste factura initiala''. ...

Intrebare
Art. 46 alin. 1 din HG 44/2004 prevede posibilitatea exercitarii dreptului de deducere a TVA si cu prezentarea fotocopiilor cu mentiunile ''duplicat'' si ''inlocuieste factura initiala''. Dreptul de deducere a TVA se exercita si daca se consemneaza in fotocopiile facturilor numai ca este ''conform cu originalul'' fara a fi insa consemnat si ca ''inlocuieste factura initiala''?!

Va rog sa va exprimati punctul de vedere referitor la eventualele argumente pe care le-a avut in vedere legiuitorul cand a introdus sintagma ''inlocuieste factura initiala'', devreme ce consider ca aceasta ar trebui consemnata numai pe facturile duplicat si nu pe fotocopii. Pe de alta parte acceptarea la deducere a fotocopiilor dupa facturi fiscale care nu prezinta mentiunea ca ''inlocuieste factura initiala'' presupune asumarea riscului de a ne indeparta de la lege.

Mentiunea "inlocuieste factura initiala" este necesara pentru a se evita exercitarea dreptului de deducere de doua ori:

• prima data, in baza facturii in original predata de catre furnizor/prestator cu ocazia livrarii de bunuri sau prestarii de servicii;
• a doua oara, in baza fotocopiei de pe factura, cu ocazia solicitarii unui duplicat din partea cumparatorului datorata pierderii sau distrugerii documentului initial.

De buna credinta, furnizorul/prestatorul elibereaza o fotocopie fara a avea certitudinea ca documentul respectiv a fost intr-adevar pierdut. In acest caz intervine raspunderea solidara.

Mentiunea "inlocuieste factura initiala" este o atentionare pentru orice organ de inspectie fiscala care verifica daca dreptul de deducere s-a exercitat de doua ori, in cadrul a doua perioade fiscale distincte, in cadrul termenului de prescriere de 5 ani. Doar prin inserarea acestei mentiuni se considera ca documentul initial a fost reconstituit.

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Agenda Fiscala a Contabilului 2026

Vezi AICI detalii

Inspectia fiscala - Preventie si Contestatii

Vezi AICI detalii

In practica, furnizorii/prestatorii evita emiterea unei noi facturi cu rol de duplicat, preferand efectuarea unei fotocopii a facturii initiale pe care aplica stampila si inscriu mentiunea "duplicat – inlocuieste factura initiala".

Cu atat mai mult cu cat, in conditiile in care o factura se emite pe calculator, fara a mai exista obligatia emiterii pe seturi colorate (negru, rosu si verde), nu se poate face diferenta intre original si copie.

Inscrierea mentiunii "inlocuieste factura initiala" implica raspunderea persoanei care il reprezinta pe furnizor/prestator. O fotocopie poate fi facuta de catre orice salariat al furnizorului care are acces la arhiva, fara stiinta conducatorului sau.

Aceasta fotocopie nu implica raspunderea salariatului care a efectuat-o. Importanta este mentiunea "inlocuieste factura initiala" care implica raspunderea furnizorului prin reprezentantul sau.

Daca aceasta mentiune nu ar exista insotita de stampila, cumparatorul ar fi incurajat sa emita el insusi fotocopii pentru exercitarea dreptului de deducere a aceleiasi sume, de mai multe ori, in perioade fiscale diferite.

Fara o astfel de mentiune, organul de inspectie fiscala ar fi in imposibilitate de a intui ca una din facturile inscrise in jurnalul pentru cumparari a fost utilizata de mai multe ori pentru deducere.

Avand in vedere faptul ca factura reprezinta si un document justificativ pentru inregistrarea contabila operatiunilor economice de achizitie bunuri si servicii, prevederile cuprinse in normele de aplicare ale Codului fiscal de la punctul 46 alineatul 1 trebuie coroborate cu prevederile cuprinse la punctul 46 din O.M.F.P. nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile.

La acest punct se prevede faptul ca documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu precizarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea. Astfel, se poate consta faptul ca pentru emiterea unui duplicat, nu este suficienta doar fotocopierea ci este necesara si emiterea unei dispozitii din partea conducatorului persoanei impozabile care a emis documentul

De asemenea, la punctul 47 cu referire stricta la factura, se face precizarea ca in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse. In acest caz, duplicatul poate fi:

* o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau

* o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.

Asa cum se poate constata, textul de lege de la punctul 46 din normele de aplicare ale Codului fiscal este identic cu textul de lege de la punctul 47 din O.M.F.P. nr. 3512/2008.

In concluzie, avand in vedere atat prevederile cuprinse in legislatia fiscala cat si cele cuprinse in legislatia contabila, consider ca pentru exercitarea dreptului de deducere a TVA nu este suficienta doar mentiunea ''conform cu originalul''. Pe duplicat trebuie inserata si mentiunea " inlocuieste factura initiala''.

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!