O noua conceptie asupra formularelor financiar-contabile

Prin Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008, publicat in M.Of. nr. 870 din 23 decembrie 2008, Ministerul Economiei si Finantelor a elaborat Norme Metodologice noi pentru intocmirea si utilizarea ...

Prin Ordinul nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008, publicat in M.Of. nr. 870 din 23 decembrie 2008, Ministerul Economiei si Finantelor a elaborat Norme Metodologice noi pentru intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile.

Prin acest act normativ s-a pus accent pe cerintele fiscale care trebuie indeplinite de documentele financiar-contabile pentru a dobandi calitatea de documente justificative.

Recentele prevederi au intrat in vigoare incepand cu data de 1 ianuarie 2009, data de la care au fost abrogate prevederile Ordinului ministerului finantelor publice nr. 1.850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile. S-a armonizat astfel contabilitatea cu fiscalitatea!

Documentele financiar-contabile sunt considerate documente justificative in dovedirea realitatii unei operatiuni economice numai daca furnizeaza toate informatiile necesare identificarii operatiunii referitoare la:

✓denumirea si sediul persoanei care intocmeste documentul;
✓numarul documentului si data intocmirii acestuia;
✓partile participante la efectuarea tranzactiei;
✓continutul operatiunii economice si baza legala a efectuarii acesteia;
✓datele cantitative si valorice;
✓numele, prenumele si semnaturile persoanelor responsabile cu efectuarea tranzactiei;
✓orice alte elemente necesare pentru stabilirea realitatii si legalitatii operatiunii.

Asa cum se precizeaza si in Codul de procedura fiscala la articolul 64, documentele justificative reprezinta probe pentru stabilirea bazei de impunere.

Cartea verde a contabilitatii

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Evidenta contabila si fiscala impreuna cu documentele justificative care stau la baza intocmirii acestor evidente impuse prin Codul de procedura fiscala trebuie pastrate la domiciliul fiscal al contribuabilului sau la sediile secundare ale acestuia.

In situatia in care firma respectiva nu are spatii de arhivare, poate sa le dea in pastrare firmelor specializate autorizate pentru prestarea serviciilor de arhivare cu care s-au incheiat contracte in acest scop. Predarea documentelor in vederea arhivarii se face numai dupa data de 25 a lunii urmatoare celei in care s-au efectuat operatiunile consemnate.

Pastrarea documentelor financiar-contabile se face fie pe suport de hartie, fie pe suport electronic.

Noutati referitoare la intocmirea facturilor
Factura este un document financiar-contabil reglementat prin Legea contabilitatii, dar la intocmirea acesteia trebuie avute in vedere cu prioritate prevederile Codului fiscal, titlul VI.
Desi in baza Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, contabilitatea trebuie tinuta in limba romana si in moneda nationala, prin O.M.E.F. nr. 3.512/2008 se prevede faptul ca documentele justificative si financiar-contabile pot fi intocmite si intr-o alta limba si alta moneda daca acest fapt este prevazut in mod expres printr-un act normativ.

Intr-adevar, aceasta prevedere se regaseste doar pentru factura la pct. 72 alin. (1) din Normele de aplicare ale art. 155 alin. (5) din Codul fiscal: „Factura prevazuta la art. 155 alin. (5) din Codul fiscal va fi intocmita in orice limba oficiala a statelor membre ale Uniunii Europene“.

Cu toate ca prin Codul fiscal nu se precizeaza in mod expres, consider ca pot fi emise intr-o alta limba decat cea romana si facturile aferente operatiunilor derulate cu parteneri
stabiliti in state terte.

Atentie!
Factura poate fi emisa in orice limba sub rezerva prezentarii traducerii acesteia in limba romana doar la solicitarea organelor de control, fapt reglementat prin acelasi punct 72 din Normele de aplicare ale Codului fiscal.

Consider ca autofactura se supune acelorasi reguli de emitere aplicabile facturii.

Totusi, prin O.M.E.F. nr. 3.512/2008 nu au fost avute in vedere prevederile cuprinse la art. 155 alin. (10) si (11) conform carora, daca sunt indeplinite conditiile reglementate prin art. 155, trebuie tratat ca o factura:

➔orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala (alin. (10));
➔orice document sau un mesaj prezentat fie pe suport hartie, fie pe suport electronic sau transmis electronic (alin. (11)).

Retineti!
Prin O.M.E.F. nr. 3.512/2008 se reglementeaza faptul ca nu este obligatorie emiterea unei facturi pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii scutita fara drept de deducere a taxei. In acest context, se deduce faptul ca nici nu se interzice emiterea unui astfel de document.

Aceasta prevedere contabila este armonizata cu reglementarile din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal, la pct. 69 alin. (2), elaborate in aplicarea prevederilor art. 155 prin care se face urmatoare precizare: nu este obligatorie, dar nici interzisa, emiterea unei facturi pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii scutita fara drept de deducere a taxei enumerate la art. 141 alin. (1) si (2) din Codul
fiscal.

Persoanele care decid sa nu emita facturi, trebuie sa consemneze operatiunile respective in documentele reglementate prin legislatia contabila. O astfel de „legislatie“ este exact O.M.E.F. nr. 3.512/2008 prin care se face precizarea ca operatiunile scutite fara drept de deducere pentru care nu se emit facturi trebuie inregistrate in evidenta con tabila atat in baza contractelor incheiate intre parti, cat si in baza documentelor financiar-contabile sau bancare prin care se face dovada realitatii operatiunilor efectuate.

Din aceasta categorie a documentelor financiar-contabile face parte avizul de insotire a marfii, chitanta, dispozitia de plata/incasare, extrasul de cont bancar, nota de contabilitate.

Documente emise in format electronic
Toate documentele referitoare la operatiunile economice de vanzare de bunuri sau prestare de servicii emise in forma electronica se supun prevederilor Legii nr. 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice.

Aceasta lege este aplicabila doar persoanelor stabilite in Romania care desfasoara activitati economice pe teritoriul Romaniei si se refera la documente de tipul facturilor, chitantelor si bonurilor fiscale.

Pentru emiterea documentelor in forma electronica se impune utilizarea unui sistem informatic omologat.

Din Legea nr. 260/2007 am preluat urmatoarele caracteristici si cerinte care trebuie indeplinite de documentele emise in format electronic:

■ factura in format electronic trebuie:
– sa evidentieze schimbul sau vanzarea de bunuri sau prestarea de servicii;
– sa contina datele cuprinse in formularul facturii inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor;
– sa fie semnata cu semnatura electronica;
– sa poarte marca temporala.

Daca decideti sa emiteti facturi in format electronic, retineti doua aspecte importante:

1. emitentul raspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea si integritatea continutului;
2. emitentul este obligat sa tina evidenta facturilor electronice emise in format electronic in baza unui registru electronic;

■ bonul fiscal in forma electronica trebuie:
– sa indeplineasca toate conditiile referitoare la con tinut impuse de O.U.G. nr. 28 din 25 martie 1999, republicata, privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale;
– sa fie emis de echipamentele electronice de marcat;
– sa contina date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor;
– sa fie semnat cu semnatura electronica;
– sa poarte marca temporala;

■ chitanta in forma electronica trebuie:
– sa indeplineasca toate conditiile referitoare la forma si continut;
– sa contina date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor;
– sa fie semnat cu semnatura electronica;
– sa poarte marca temporala.

Emiterea documentelor fara indeplinirea conditiilor prevazute de Legea nr. 260/2007 conduce impli cit la pierderea calitatii de document justificativ a do cu mentului respectiv, asa cum este reglementat prin Legea nr. 82/1991 privind Legea contabilitatii, republicata.

Noutati privind perioada de arhivare
Noutatile se refera si la termenul de pastrare a documentelor financiar-contabile in care sunt consemnate operatiuni economice care stau la baza reflectarii TVA. Daca prin O.M.F.P. nr. 1.850/2004 termenul de pastrare a documentelor justificative si contabile a fost stabilit la 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani, prin noul ordin s-a pastrat acelasi termen pentru statele de salarii, dar pentru celelalte documente au fost reglementate termene flexibile, in functie de natura operatiunii reflectate. Astfel, termenele pot fi si de 5 ani, dar si de 10, 20 de ani.

Ca regula generala, documentele justificative se pastreaza pentru o perioada de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Referitor la acest termen, au fost stabilite si exceptii pentru urmatoarele documente:

✓facturile prin care se face dovada achizitiei bunurilor de capital, inclusiv a bunurilor imobile, si in baza carora s-a exercitat dreptul de deducere a TVA. Pentru astfel de facturi, perioada de pastrare este cuprinsa intre 5 si 20 de ani astfel incat sa se asi gure controlul asupra taxei deduse si al ajustarilor efectuate.

Aceasta perioada de pastrare este valabila si pentru situatiile, documentele si jurnalele care se refera la evidenta bunurilor de capital respective;

✓documentele prevazute in anexa nr. 4 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Din aceasta categorie fac parte documente de tipul:
– nota de receptie si constatare diferente;
– lista de inventariere
– dispozitia de livrare;
– fisa de magazie;
– dispozitia de incasare/plata etc.;

✓documentele financiar-contabile prin care se face dovada provenientei unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani, se pastreaza pe intreaga perioada de utilizare a bunurilor.

Perioada de pastrare a documentelor justificative pentru achizitia bunurilor de capital
Aceasta perioada este conditionata de perioada de utilizare a bunurilor de capital achizitionate, fabricate si construite. Informatiile referitoare la bunurile de capital, inclusiv bunurile imobile, trebuie evidentiate d.p.d.v. fiscal in registrul bunurilor de capital, obligatie reglementata prin alin. (10) de la pct. 54 din Normele elaborate pentru aplicarea art. 149 din Codul fiscal privind ajustarea TVA.

In acest registru trebuie evidentiate pentru fiecare bun in parte urmatoarele informatii:

■ data achizitiei, fabricarii, finalizarii construirii sau transformarii/modernizarii

■ valoarea (baza de impozitare) a bunului de capital

■ taxa deductibila aferenta bunului de capital

■ taxa dedusa

■ perioada de utilizare

■ ajustarile efectuate.

Bunurile de capital pot fi achizitionate de la furnizori stabiliti in Romania, de la furnizori stabiliti in state membre sau de la furnizori stabiliti in state terte.
Deci, indiferent de sediul furnizorului si de natura operatiunii economice efectuate (achizitie de pe teritoriul na tional, achizitie intracomunitara sau import), urmati aceeasi procedura prin parcurgerea urmatoarelor etape:

1. evidentiati factura de achizitie in jurnalul pentru vanzari;
2. evidentiati factura in jurnalul bunurilor de capital prin preluarea informatiilor necesare identificarii naturii mijlocului fix;
3. inregistrati factura in evidenta contabila;
4. arhivati factura pentru o perioada egala cu perioada reglementata pentru o eventuala ajustare a dreptului de deducere exercitat initial la momentul achizitiei.

Nu uitati faptul ca in registrul bunurilor de capital se evidentiaza toate documentele care au condus la majorarea valorii de intrare a mijlocului fix ca urmare a unor operatiuni de modernizare, transformare etc.

Articol preluat din Revista Romana de TVA nr. 2/februarie 2009.

Drepturile de proprietate intelectuala asupra continutului acestui articol apartin Editurii Rentrop & Straton. Articolul poate fi preluat in limita a 500 de caractere, cu conditia sa fie insotit de textul: "Sursa: Portalul infotva.ro" si link catre www.infotva.ro . In caz contrar, vom actiona conform legilor privind protectia drepturilor de proprietate intelectuala.

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!

Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri