Vanzare bunuri prin automate. Ce documente justificative sunt obligatorii?

Vanzarea prin automate  reprezinta  o modalitate de comercializare a marfurilor la pret cu amanuntul pentru care nu trebuie o autorizatie speciala, motiv pentru care activitatea respectiva nu trebuie declarata/notificata la organul fiscal competent.  

           

Veniturile se inregistreaza pe baza Procesului verbal de preluare – predare a numerarului din automat 

           

In vederea aplicarii unui tratament contabil si fiscal corect, este recomandabil ca societatea sa intocmeasca o procedura de lucru prin care sa stabileasca documentele necesare, dar si circuitul acestora  pentru:

- alimentarea cu marfa a automatelor comerciale in baza avizelor de expediere din gestiunea centrala in fiecare automat;

- preluarea lunara sau bilunara a numerarului, urmata de:  

 verificarea concordantei dintre valoarea marfurilor vandute la pret cu amanuntul si contorul de incasare a numerarului;

 inventarierea scriptica a marfurilor existente in automat la sfarsitul fiecarei luni. 

- intocmirea unui proces verbal de ridicare a numerarului in care sa se inscrie, data si ora preluarii numerarului,  contorul citit anterior si contorul citit la data respectiva, diferenta reprezentand valoarea incasarilor, inclusiv TVA;

- inventarierea  faptica, periodica, cel putin o data pe an  sau la data defectarii aparatului;

- depunerea numerarului la casieria societatii de catre persoana desemnata pentru gestionarea automatului;

- completarea formularului DISPOZITIE DE PLATA/INCASARE CATRE CASIERIE (Cod 14-4-4), ca document justificativ pentru intocmirea de catre casier a chitantei de incasare a numerarului. Desi suma se depune in casierie de catre un angajat al societatii, responsabil cu preluarea sumelor din automat, casierul trebuie sa intocmeasca   o chitanta al carui model este reglementat prin O.M.F.P. nr.  2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile;

- inregistrarea contabila si fiscala a  alimentarii automatelor   si vanzarii efective marfurilor.

 

Deci, procesul verbal de preluare a numerarului din automat si chitanta  este documentul justificativ pentru  inregistrarea in evidenta contabila a:

- veniturilor din vanzarea marfurilor;

- sumei TVA colectate;

- a descarcarii de gestiune.  

 

In cadrul unei  sesiuni de intrebari - raspunsuri, pe site ANAF se poate regasi solutionarea intrebarii cu privire la emiterea bonurilor fiscale la vanzarea prin automate

" Sa presupunem ca tocmai ai achizitionat un automat comercial si urmeaza sa vinzi bunuri prin intermediul acestuia. Trebuie sau nu sa emiti bon ?

 

Potrivit art. 2 lit. p) din O.U.G. nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, se excepteaza de la obligatia de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale operatorii economici care efectueaza incasari in numerar din livrarile de bunuri sau serviciile efectuate prin automatele comerciale ce functioneaza pe baza de acceptatoare de bancnote sau monede si contin un sistem de contorizare electronic si/sau mecanic, ca parte integrata constructiva din automat, care sa permita inregistrarea, evidentierea si controlul sumelor incasate, cu exceptia livrarilor de produse energetice. 

 

Fata de cele de mai sus, pentru incasarile in numerar efectuate prin intermediul automatelor care se incadreaza in dispozitiile art. 2 lit. p) din O.U.G. nr. 28/1999 nu are obligatia de a se dota cu aparate de marcat electronice fiscale si, implicit, de a emite bonuri fiscale."

 

Astfel, in ceea ce priveste declaratia cod 394, valoarea incasarilor efectuate se raporteaza in cartusul G,  cu simbolul I2 "INCASARI IN PERIOADA DE RAPORTARE EFECTUATE DIN ACTIVITATI EXCEPTATE DE LA OBLIGATIA UTILIZARII AMEF  (I2) CONFORM PREVEDERILOR LEGALE IN VIGOARE. ". Acest aspect este precizat si in Ghidul M.F.P.,  la pag. 42 

 

"Exemplu nr. 1: Daca o societate detine automate comerciale de incarcare electronica a cartelelor de telefon preplatite (nu abonament) pentru care intocmeste documentele centralizatoare prevazute la pct.93 din HG nr.1/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, aceasta va declara operatiunile mentionate la cartusul G - I2, intrucat aceste operatiuni se incadreaza in prevederile OUG nr. 28/1999, art. (2) lit. p care precizeaza: “ p) livrarile de bunuri sau serviciile efectuate prin automatele comerciale ce functioneaza pe baza de acceptatoare de bancnote sau monede si contin un sistem de contorizare electronic si/sau mecanic, ca parte integrata constructiva din automat, care sa permita inregistrarea, evidentierea si controlul sumelor incasate, cu exceptia livrarilor de produse energetice, astfel cum sunt definite in titlul VII din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare”. 

 

Punctul 93 se refera la  art. 319 alin. (10) lit. c) din Codul fiscal "93. In sensul art. 319 alin. (10) lit. c) din Codul fiscal, pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele prevazute la art. 319 alin. (10) lit. a) si b) din Codul fiscal, furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, furnizorii/prestatorii pot intocmi facturi simplificate in conditiile stabilite la art. 319 alin. (12) lit. a) din Codul fiscal, care trebuie sa contina cel putin informatiile prevazute la art. 319 alin. (21) din Codul fiscal. In situatia in care nu opteaza pentru emiterea de facturi simplificate, acestia au obligatia intocmirii unui document centralizator pentru fiecare perioada fiscala care sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:

 

a) un numar de ordine;

b) data la care a intervenit exigibilitatea taxei pentru livrarea de bunuri si/sau prestarea de servicii;

c) denumirea bunurilor livrate si/sau a serviciilor prestate;

d) cantitatea bunurilor livrate;

e) baza de impozitare a livrarilor de bunurilor/prestarilor de servicii ori, dupa caz, avansurile incasate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;

f) indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;

g) valoarea totala a bazei de impozitare si a taxei colectate. "

 

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Amelia Dumitras - Consultant fiscal

 

de Redactia Infotva
Redactia InfoTVA are un colectiv de 3 autori specializati din domeniul fiscal. Zilnic aducem in atentia dvs. tot ce este nou legat de aplicarea regimului TVA, intocmirea corecta a facturilor, depunerea declaratiilor si obligatiile fiscale care le revin angajatorilor. Explicam in mod detaliat modificarile aparute si oferim solutii practice pentru orice dilema generata de noutatile cotidiene!